血站儀器設(shè)備檔案管理淺論

朱紅娟

摘 要：一直以來，血站儀器設(shè)備檔案的管理都是血站管理工作的有機(jī)組成部分，設(shè)備檔案管理成效對(duì)于血液管理技術(shù)水平、血液管理質(zhì)量以及血站服務(wù)水平有著直接的影響，為了實(shí)現(xiàn)血站管理工作的可持續(xù)發(fā)展，必須要做好血站儀器設(shè)備的管理工作。本文主要針對(duì)這一問題進(jìn)行深入的分析。

關(guān)鍵詞：血站儀器；設(shè)備檔案；管理模式

向醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供安全、衛(wèi)生、有效的血液是血站義不容辭的責(zé)任，在采供血活動(dòng)中，擁有國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的儀器設(shè)備。如用于檢驗(yàn)的全自動(dòng)酶免處理系統(tǒng)、采集成分血的血細(xì)胞分離儀用于儲(chǔ)存冰凍成分血的冰凍冰箱、以及血小板震蕩保存箱、大容量低溫離心機(jī)、全自動(dòng)生化分析儀、全自動(dòng)血液?jiǎn)尾蓹C(jī)等，對(duì)確保血液采集、檢測(cè)、分離、儲(chǔ)存、科研工作都起著十分重要的作用，如何做好血站儀器設(shè)備管理工作，發(fā)揮出設(shè)備在科研以及輸血中的作用是一項(xiàng)非常重要的課題。

幾年來，我站根據(jù)國(guó)家相關(guān)《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》和衛(wèi)生部關(guān)于《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范》，對(duì)血站儀器設(shè)備的檔案的管理在實(shí)際工作中摸索出一套行之有效的方法，那么，在日常工作中，應(yīng)該怎樣開展血站儀器設(shè)備檔案的管理工作呢？

1 確定好血站儀器設(shè)備檔案歸檔范圍

血站的儀器設(shè)備檔案是血站的重要資料，是在長(zhǎng)期管理過程中形成的一種紙質(zhì)文字材料，其內(nèi)容是多種多樣的，這包括幾個(gè)方面：第一，血站的相關(guān)文件，如調(diào)研資料、設(shè)備申請(qǐng)材料、設(shè)備批復(fù)文件、可行性論證報(bào)告等等；第二，相關(guān)的記錄，包括招標(biāo)記憶、談判記錄、訂貨協(xié)議、訂貨合同等等；第三，原始憑證，如提貨單、通知單、操作說明書、裝箱清單、安裝圖紙等等；第四，開箱報(bào)告，如驗(yàn)收記錄、安裝記錄、調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等；第五，設(shè)備操作章程、維修制度、管理制度等等；第六，人員培訓(xùn)記錄、線路設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝圖紙、故障維修記錄等等；第七，報(bào)廢申請(qǐng)與處理結(jié)果，每一個(gè)設(shè)備都有一定的使用周期，從其立項(xiàng)到報(bào)廢，中間會(huì)經(jīng)歷較多的環(huán)節(jié)，也會(huì)有大量的人員參與到其中，因此，儀器設(shè)備檔案的收集與管理會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，必須要進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

2 制定好系統(tǒng)的儀器設(shè)備檔案管理制度

儀器設(shè)備檔案管理有著獨(dú)特的特征，在血站管理工作中有著十分重要的地位，在日常工作中，必須要高度重視這一問題，保障儀器設(shè)備可以得到規(guī)范、制度的管理。為了保證儀器設(shè)備檔案的完整性和利用效率，我站建立健全了《固定資產(chǎn)管理辦法》、《儀器設(shè)備采購(gòu)管理制度》、《儀器設(shè)備驗(yàn)收管理制度》、《儀器設(shè)備檔案管理制度》等，儀器設(shè)備檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，定期考核，責(zé)任到人的管理責(zé)任制：健全帳、卡設(shè)置，實(shí)行三級(jí)管理。儀器設(shè)備檔案與其他的檔案是不同的，其歸檔時(shí)間長(zhǎng)、材料類型多樣，以大型儀器設(shè)備為例，從儀器的購(gòu)置到安裝階段，會(huì)出現(xiàn)大量的材料和檔案，且以后每次的使用與維修，也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的材料，其使用周期是非常長(zhǎng)久的。此外，儀器設(shè)備檔案的類型也多種多樣，有的儀器是進(jìn)口的、有的儀器是國(guó)產(chǎn)的，因此，儀器設(shè)備檔案材料會(huì)涉及到不同的語言，載體也有照片、紙張、錄音帶、錄像帶等等。同時(shí)，儀器設(shè)備的使用并非一個(gè)科室的事情，尤其是操作材料、維修材料等，使用起來非常的頻繁，如果不對(duì)這些材料進(jìn)行統(tǒng)一的關(guān)系，不僅會(huì)影響檔案的完整性，還會(huì)降低儀器設(shè)備檔案的使用價(jià)值。

3 建立完善儀器設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)

由綜合檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、并建立設(shè)備檔案目錄，設(shè)置好專門的儀器設(shè)備檔案管理室，由管理室統(tǒng)一負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的管理、開發(fā)和利用工作，最大限度地保障檔案的準(zhǔn)確性和完整性。此外，還要將安全檔案統(tǒng)一納入到后續(xù)的管理工作中，將這一工作與設(shè)備的采購(gòu)、設(shè)備的管理以及后續(xù)的使用工作密切相連，深入開展《檔案法》的宣傳工作，提升各級(jí)工作人員的檔案意識(shí)。在條件許可的情況下，可以成立專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，定期召開會(huì)議，明確血站儀器設(shè)備的管理目標(biāo)，制定出完善的管理制度。此外，還要將血站儀器設(shè)備檔案的管理納入到管理責(zé)任的有機(jī)組成部分，對(duì)科室進(jìn)行集中考核，將檔案管理成效與相關(guān)人員職稱晉級(jí)、年終考評(píng)聯(lián)合起來，對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理的維護(hù)。在完成使用工作之后，要詳細(xì)記錄設(shè)備和儀器的使用情況，定期將材料上報(bào)給負(fù)責(zé)人，在確認(rèn)無誤之后即可交給檔案室進(jìn)行保管，在血站的上上下下形成完善的管理網(wǎng)絡(luò)，讓各個(gè)部分都能夠?qū)n案有明確的認(rèn)識(shí)。

4 做好儀器設(shè)備檔案的管理

建立健全儀器設(shè)備檔案，由專人負(fù)責(zé)，建立儀器設(shè)備總賬與分戶分類賬，制定好系統(tǒng)的借閱制度與管理制度，在完善制度時(shí)，首先要明確出具體的管理范圍，對(duì)于不同的儀器和設(shè)備，需要采取不同的管理形式：

4.1 一般儀器設(shè)備檔案管理。各類儀器設(shè)備，一般在800元以上的均應(yīng)建立檔案資料袋，包括購(gòu)置申請(qǐng)、考察論證、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收安裝報(bào)告、維修保養(yǎng)記錄、損壞事故報(bào)告、報(bào)廢報(bào)告、及隨機(jī)攜帶的裝箱單、合格證、使用手冊(cè)、原理圖、保修卡等所有文字資料。使用科室需長(zhǎng)期使用的資料，如操作手冊(cè)給予復(fù)印件；臨時(shí)需要實(shí)行借閱手續(xù)，對(duì)經(jīng)常使用的線路圖也只使用復(fù)印件，原件入檔案保管以防損壞。對(duì)所有資料的檔案，統(tǒng)一編號(hào)分類保管。對(duì)于改進(jìn)、改裝的技術(shù)資料及時(shí)歸檔。有條件的可由微機(jī)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理提高效率。

4.2大型、精密、貴重儀器設(shè)備檔案管理萬元以上大型精密儀器實(shí)行站、科（室）分級(jí)管理，由設(shè)備科為大型精密儀器設(shè)備建立完整的技術(shù)檔案，檔案的內(nèi)容包括：產(chǎn)品的技術(shù)資料；從可行性論證、購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行使用、停機(jī)維護(hù)直到報(bào)廢整個(gè)壽命周期的記錄。檔案一式兩份。每次使用時(shí)使用者都要做好記錄，其記錄內(nèi)容包括：①每次使用時(shí)數(shù)；②培養(yǎng)人數(shù)（獨(dú)立操作，還是指導(dǎo)下操怍）；③血液采集、制備、檢驗(yàn)、科研及科研級(jí)別；④功能利用和功能開發(fā)情況。

按規(guī)定對(duì)大型精密儀器要按規(guī)定周期進(jìn)行常規(guī)校驗(yàn)，維護(hù)、保養(yǎng)記錄、維修等記錄一并存入檔案保存。

5 結(jié)語

總而言之，在輸血技術(shù)的發(fā)展之下，對(duì)于血站儀器設(shè)備檔案管理工作也提出了更加嚴(yán)格的要求，設(shè)備管理人員不僅要了解儀器和設(shè)備的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，還要用積極、主動(dòng)的服務(wù)來提升檔案保存的完整性和準(zhǔn)確性，只有充分地做到以上幾點(diǎn)，才能夠促進(jìn)儀器設(shè)備檔案管理工作成效的提升，使血站的各種儀器設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效果，促進(jìn)無償獻(xiàn)血事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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