從管理、利用兩個方面談電子文件的特性

高淵源

哈爾濱市呼蘭區新型農村合作醫療管理辦公室 150001

從管理、利用兩個方面談電子文件的特性

高淵源

哈爾濱市呼蘭區新型農村合作醫療管理辦公室 150001

計算機技術、信息技術和存儲技術的發展促進了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化，為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段，也從而出現了電子文件。電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，與紙質文件相比有其獨有的特性。筆者從管理、利用兩個方面對電子文件的特性作以簡要分析。

電子文件；特性；分析

計算機技術、信息技術和存儲技術的發展促進了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化，為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段，也從而出現了電子文件。電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，與紙質文件相比有其獨有的特性。筆者從管理、利用兩個方面對電子文件的特性作以簡要分析。

一、從電子文件利用看電子文件特性

1.加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化

電子文件在資源加工、整合上有特定的統一標準，如統一的壓縮率、編碼技術、視頻格式、元數據標準、瀏覽平臺等，它依托互聯網服務，不同部門的檔案可實現共享，并可實現跨庫關聯和檢索。電子文件信息海量化的特點，使得未來的檔案存儲只能是分布式的，沒有具體的特定場所，用戶可查閱或利用存儲在本地、本國，也可查閱存儲在異地、異國的資源。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術上，電子文件是智能化的。檢索系統能夠自動地分析檢索條件與結果，只要提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，就能很快捷地出現要查詢的電子文件或是與之關鍵詞相關的電子文件，并按一定的順序自動排序，為用戶提供最為滿意的信息。

2.手段的數字化、網絡化、多媒體化

紙質檔案管理基本上都采用手工操作，而電子文件從文件的收集、整理、加工到歸檔都是依托數字和網絡環境，它是通過網絡或是其他途徑收集到的檔案信息進行數字化處理，并利用計算機和網絡進行傳輸的。就其內容和展示手段而言，電子文件是多媒體的，它可以記錄字符、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息，可采用“嵌入”或“超鏈接”的方式將這些信息組合成“多媒體電子文件”。用戶通過網絡在線閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面和版式等，也可選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存所需求的檔案文獻。電子文件信息的多媒體、集成性改變了紙質檔案、膠片檔案、錄音檔案、錄像檔案分別保管的格局，實現了電子文件單一載體一體化保管的新格局。

3.存儲的高密度化

電子文件存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，從理論上講，1TB硬盤約可存儲5000億個漢字，1張25GB的藍光DVD光盤可存儲125億個漢字。隨著技術進步，電子文件介質的存儲密度還將繼續加大，可大大節約電子文件的存儲空間。

4.利用的共享化

對于一份紙質檔案來說，通常只能在檔案部門才能供人查閱利用，有著嚴格的時間、地點限制，而電子文件的處理環境是計算機及網絡技術，檔案信息更加完整，利用時，信息可以不受地理位置、時間或專業的制約，只要能夠聯上計算機網絡，就能做到在網絡的任何終端上去讀取存于網絡某一設備上的電子文件。電子文件由于不受載體傳遞的限制，擺脫了時間和空間的制約，使得電子文件更利于為用戶提供服務。

二、從電子文件管理看電子文件特性

1.非人工直讀性

電子文件是把各種類型的數據(文本、圖形、數字計算、聲音等)有機結合而成的產物，是一種虛擬的文件形式，借助計算機可輕松共享許多信息資源。對于單一文稿而言，它的實體是無形的，人們雖可直接閱讀紙質文件，但卻無法直接閱讀電子文件必須通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能被識讀利用。

2.信息與載體的相分離性

電子文件信息可以與其載體相分離，它的存放位置不是固定的，可通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可從一個載體轉移到另一個載體中，這就意味著電子文件信息可以不再依賴特定的載體而存在，但同時也淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體、哪個是原件、哪個是復制件以及存儲在什么位置的關注，這直接影響到電子文件的安全性、真實性、可靠性和完整性。

3.設備的依賴性

電子文件需要依賴于計算機系統，包括計算機硬件、操作系統和軟件，缺少相關設備就無法利用存儲在載體中的電子文件信息。主要體現在：一是在計算機內部，無論是文件的制作還是傳輸、運算、存儲等管理活動，電子文件均是以數字編碼的形式存在的，都必須借助于計算機系統才能實現，對于經過復雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能被人識讀，從而對其進行管理。二是不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。當生成一份文件的軟件、運行該軟件的操作系統和硬件更新換代以至與原系統不兼容時，我們需要保存原來的系統，或者適應新系統做一系列的轉換工作才能確保該文件的可讀性和可管理性，從而增加了文件保管部門工作的困難性和復雜性。

4.信息的可變性

在識讀電子文件的過程中，由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改之后可以立即形成一份新的文件且更改后不留任何痕跡，如計算機內存、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲載體可重寫，這就導致原記錄保存的信息就徹底喪失，變成了新的電子文件。再者由于電子載體的可重復利用性，人們在整理或轉換磁盤(磁帶)時往往把那些認為不再有用的信息刪除掉。如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存。電子文件信息更改后不留痕跡的特點，容易使人們對電子文件的法律憑證作用產生懷疑，降低了可信性，因此，筆者建議對特別重要的電子文件進行嚴格加密，利用者履行了必要的手續后才能共享。

5.載體材料的不穩定性

首先，電子文件存儲介質的物理壽命較短。電子文件載體材料處于活性狀態，既易變化，又易損壞。記錄文件的載體易于損毀是顯而易見的，材料的氧化和變質、磁場的影響等都很容易破壞甚至抹去電子文件介質上存儲的數據，加之光盤的物理尺寸變形問題，它稍微變形信息就不易讀出，甚至喪失。其次，就電子文件依托的電子計算機來說，電子計算機更新周期通常是幾年，設備老化和頻繁更新，使計算機逐漸對老式存儲介質不再兼容，這就要求人們或是保存原有的系統，或是將原存儲介質上的東西轉換到新型存儲介質上，以保證文件的可訪問性，這就給我們長期保存、利用電子文件帶來了更為艱巨的任務。