信息時代數字檔案館建設若干問題探析

趙春苗

哈爾濱市結核病防治所 150001

信息時代數字檔案館建設若干問題探析

趙春苗

哈爾濱市結核病防治所 150001

數字檔案館是隨著我國信息化建設事業的深入發展應運而生的，是社會發展到數字化時代的新型檔案館，它的出現和發展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務類型,而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發展空間，數字檔案館是傳統檔案館功能的擴大，它利用先進的信息處理技術和互聯的計算機網絡，向用戶提供多媒體數字信息服務。

一、數字檔案館建設的特征

1、館藏資源數字化。數字檔案館的信息資源主要是將傳統檔案館館藏中重要的（不是全部）的檔案信息轉換為數字化信息，這些數字資源包括文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各種類型的數據，即通過運用數據庫技術、數據壓縮技術、數字掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件和已歸檔的電子文件，系統組織成結構有序的信息資源庫，從而為壓縮存儲空間，改進信息的組織方式，提高檢索速度，方便用戶（包括遠程的）檢索等奠定基礎。

2、信息組織與傳輸網絡化。網絡和通訊系統是數字檔案館的重要基礎。如果沒有網絡系統或網絡系統不完善，數字檔案館也就失去了它的真正意義。信息的網絡傳輸使數字檔案館超越了時空觀念，使用戶由必須到檔案館查閱檔案轉變成了用戶可以在任何時間、任何地點通過聯網的終端查閱任何一個數字檔案館的信息，從而大大縮短了檔案信息傳遞的時間以及數字檔案館和用戶的距離，加快了信息交流和回饋的速度。

3、信息檢索便捷化。在數字檔案館中，檔案信息的組織形式從原先紙張的順序、線性方式轉變為直接的、網狀的組織方式。因為計算機的存儲為檔案信息的直接存取提供了可能性，從排列文件、直接存取文件、數據庫到超文本技術，使檔案信息可以按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，從而為用戶提供便捷高效的檢索奠定了基礎。

4、服務范圍擴大化。建設數字檔案館的目的是能使用戶高度靈活地獲取和使用信息，且不受時空限制。因而數字檔案館的服務模式是以用戶為中心的。用戶利用聯網終端可以隨時隨地通過數字檔案館提供的各種功能強大、實用的檢索工具瀏覽、檢索和使用數字檔案館根據用戶需要組織的邏輯的、動態的檔案信息資源。當用戶在聯機查找遇到問題時，館員能進行干預，為用戶解決問題。

二、數字化檔案館建設應遵循的原則

1、前瞻原則：數字檔案館是將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享，啟動數字檔案館建設，要本著積極穩妥的原則，量力而行，循序漸進，分步實施。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資世大、復雜的系統工程，因此，在建設的過程中，一定要審地度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，保證軟硬件資源的可繼承性。

2、實用原則：在數字檔案館的建設過程中，應堅持實用原則，首先，根據國內的現狀，應該制定合理的建設對象，應集聚有限的財力，集中進行少量數字檔案館的建設。不是所有的檔案館都應該成為"數字檔案館"，而應該選取檔案查找利用率較高、經濟較為發達、計算機網絡普及率較高、館藏資源較為豐富的地區（即軟、硬件條件比較成熟的地區）的檔案館作為建設對象。而對于絕大多數的檔案館而言，在做好傳統業務的同時，則可以運用部分技術加以改造，一步步打好基礎，等到各方面條件成熟后，再實現向數字化發展的轉變。

3、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來，因此，我們要建立完備的安全措施，從每一個杜絕數字檔案開放利用過程中的安全漏洞，包括數字檔案的形成、傳輸、收集、整理、歸檔、保管存儲、提供利用等全過程，在保證檔案信息的安全方面我們可采取：物理安全策略、訪問控制策略、信息加密策略、網絡安全管理策略等。

4、人才儲備原則：在數字化檔案館中，擁有一系列開放、兼容、先進、通用的計算機處理軟件系統，如OCR軟件、校對軟件、標引軟件、檢索軟件、研究支持軟件、智能化技術支持軟件等，而目前能夠承擔館藏檔案數字化轉換、承擔館藏歷史檔案數字化前整理工作的專門人才尤為稀缺，特別是既精通館藏檔案數字化整理知識，又能熟練應用現代化信息技術的高層次、復合型人才更是十分匱乏。因此，必須注意合理吸納、引進、培養、積蓄專業復合型人才，通過各種形式和渠道培養造就一大批即掌握檔案信息整理技能又精通計算機技術的復合型人才，達到從總體上提高檔案館人員隊伍素質、推動檔案數字化進程的目的。

三、數字檔案館建設對策研究

1、更新觀念，以長遠眼光看待數字化檔案館的建設。長期以來，多數檔案館重保管輕利用，一部分領導更是認為檔案工作可有可無，不如經濟工作那么重要，見效快，但當今社會處于信息時代，檔案館的大量信息資源給領導決策、工作查考提供了較大的利用價值，為方便快捷利用檔案，數字檔案館建設勢在必行。

2、加大資金投入力度，確保數字檔案館基礎設施的完善。首先，應把檔案館（室）建設作為檔案館工作的根基，著重加強軟硬件設施的配備，軟件一般包括操作系統、數據庫系統等方面。數據庫系統首先滿足數據存儲和管理的要求，并充分考慮技術和管理成本，其次應注意操作系統和應用軟件對數據庫系統的支持；再次應考慮其開放性和擴展性，為將來系統的升級、遷移免除后顧之憂，數據庫系統必須考慮高性能和穩定性以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認真規劃，周密分析，所選擇數據庫系統應能支持當前及可預見的將來采用的軟件，并充分考慮幾年后數據庫的要求，在前期規劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規劃設計數據結構，不僅需要考慮當前存儲和管理的數據信息類型，還要考慮將要接收進館的數據信息類型。

3、做好人力資源的投入，切實加強檔案干部隊伍建設。一是綜合能力的培養，要有針對性地開展多層次、多類型的教育培訓，不斷提高隊伍的政治理論素養和業務能力，使檔案館只需要培訓少量的技術人員就能承擔運行數字檔案館的大量工作。二是信息處理能力的培養。數字檔案館中有大量的技術軟件，作為檔案工作者必須有扎實的計算機、網絡知識的理論功底，還要有嫻熟的實際操作和處理技能，以適應檔案事業發展的需要。

4、館藏數字化時要有所選擇，以利用者為中心提供信息資源服務。一提到館藏數字化，大多數檔案館考慮的就是將全部館藏原始檔案數字化。實際上采用這種方式，既提高了成本，有增加了負擔。我們完全可以根據館藏的實際情況，選擇那些有較高使用價值、保存價值及使用頻率較高的檔案資料數字化，或者針對自己的館藏特色來制定數字化的選擇標準。當然在制定標準時要充分考慮到利用者的需求。簡單地把數字資源放在網上，并不是真正意義上的數字檔案館。因此，要增強檔案信息服務的針對性和時效性，加強對利用者需求的調研和預測，使信息資源通過網絡環境更好地為利用者服務。

[1]周磊.加強數字檔案館建設的若干思考.《黑龍江檔案》,2011年第1期

[2]何少平.簡折檔案信息化建設的必要性.《神州》,2011年第1期下旬.

[3]王俊艷.關于區縣檔案信息資源開發利用的思考.《黑龍江檔案》,2011年第1期.