淺談醫院科研管理信息系統建立的必要性

李葳

摘 要：醫院的發展離不開醫療、科研、教學等諸多方面的協調發展，如何在醫療水平日益進步的同時，使科研水平也保持可持續發展是新時期醫院面臨的一項挑戰，醫院科研管理部門在信息技術飛速發展的今天，有效地將科研管理信息系統用于日常管理，也是一個重要挑戰。文章闡述了醫院建立科研管理系統的重要性和作用，分析了面臨的問題。

關鍵詞：醫院 科研管理 信息系統 重要性 職能 存在問題 對策建議

中圖分類號：F279.23

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）09-256-02

北京安貞醫院（以下簡稱“我院”）是一所集醫療、教學、科研、預防、國際交流五位一體的以治療心肺血管疾病為重點的大型三級甲等綜合性醫院。在醫院日常管理中，信息系統已經滲透于門診、病房等各個診療環節，醫院管理系統發揮著不可或缺的重要作用。為了提高醫院科研管理水平，促進醫院科研工作發展，我院科技處已于2014年正式投入使用科研管理信息系統。

一、建立科研管理信息系統是提高醫院科研管理水平發展的必經之路

（一）提高科研管理人員的日常工作效率

以往科研管理部門使用常規的辦公軟件如Office、WPS等進行日常的電子化管理工作，進行發表論文的統計，課題立項數量的匯總、經費總額的統計以及各科室科研績效的計算等，同時還使用電子郵件、手機、張貼紙版海報等方式發布相關通知。隨著臨床醫師對自己個人發展的要求不斷提高，參與科研活動的人數、形式不斷增加，對于科研管理人員的要求也在逐漸提高，工作量也在急劇增長，尤其是在課題申報、年終科研績效統計階段，由于科研管理人員人手不足，持續加班頭腦高速運轉，精神高度集中，難免會造成一些錯誤的發生。建立科研管理信息系統，可以有效地提高工作效率，將科研管理人員從繁重的腦力和體力勞動中解放出來，實時對課題進行過程管理，對于存在的問題，早發現早解決，將不同來源的科研經費有效地利用起來。

（二）將科研工作者解脫于瑣碎的科研周邊工作

科研管理系統的建立依托于網絡，實現了電子化，只要一臺能夠連接互聯網的電腦，登錄科研管理系統，科研工作者可以直接修改更新自己個人信息、提交課題申報書等，不用往返于本科室和科技處，真正實現隨時隨地進行、達到無紙化辦公的目的。

（三）為醫院領導層提供及時、準確的決策依據

醫院領導層在進行科研人才篩選、掌握全院科研信息數據、制定相關科研管理政策時，首先需要進行相關科研數據的整理統計分析工作。在沒有科研管理系統之前，相關工作還停留在人工利用辦公軟件如Excel等，費時費力且容易出現紕漏、錯誤。如今，利用現代化的信息技術建立的完善的科研管理信息系統，依托于強大的服務器，可以高效、規范、系統地根據各種不同需求、篩選條件，全面整合、分類、分析全部數據，自動生成簡潔明了的圖、表等，為醫院領導層提供了科學有效的決策依據。

二、科研管理在日常科研管理工作中的職能

（一）日常科研信息發布及科研人員信息更新

隨著國家對醫學科研事業的不斷重視，設立的科研項目種類不斷增多，每年課題申報次數增加，為了增強我院的臨床醫師的科研素質，科研管理部門也會不定期舉辦相關的講座、培訓，這一系列的相關通知都會通過科研管理系統進行發布，科研人員可以隨時隨地登陸系統進行查看。科研人員隨著自身學歷、學位、職稱等相關信息的不斷變化，還可以登陸系統，隨時進行更新，以便科研管理人員進行相關篩選時掌握第一手資料。

（二）課題過程管理

1.課題申報。科研管理人員在接到上級部門的申報通知后，將相關信息及要求，包括申報人的年齡、學歷、職稱，院內申報截止時間等發布于科研管理系統，同時將申報課題列入系統的申報計劃中。科研人員登陸系統后即可查看到相關通知，根據自身狀態選擇申報，符合條件并有意申報者可以在規定時間內登陸系統，在申報計劃中提交自己的申請書，發現問題還可以隨時撤銷，進行修改后重新提交，避免了重復打印，減少了前往科技處的次數，節約時間，降低成本。院內申報截止后，科研管理人員先進行形式篩查，對于自由申報的課題，通過形式審查后再通知申報人打印紙版正式上報，對于限項申報的課題，科研管理人員為聘請的院內外評審專家設立賬號，將課題分配給專家，同時在系統中設立評分體系，說明評分要求。最后整合專家打分情況，選出最后申報人員，課題申報人還能登陸系統查看專家的評審意見。

2.課題立項。課題立項后，由科研人員或者科研管理人員將課題相關信息錄入科研管理系統，同時將課題相關電子版文檔，如申請書、任務書、立項證明等一并上傳，再由科研管理人員審核通過。

課題一般以年為執行周期，每年的年中，科研管理人員設立年中檢查計劃，研課題負責人根據年中檢查要求，填寫中期報告書，并將相關科研數據、實驗記錄等一并在規定時間范圍內上傳至系統，科研管理人員通過系統逐一進行檢查，對于課題完成較差的課題及時聯系課題負責人進行整改。

3.課題結題。科研管理人員通過科研管理系統隨時能夠查看課題執行周期，對于即將結題課題，進行通知，做好相關結題準備，提交相關資料。

（三）成果管理

在科研管理系統上有文章發表、版面費報銷、成果獎勵、專利等，科研管理人員可以通過系統填寫投稿推薦信，科研管理人員在系統上進行審核，文章發表、專利獲得后，還要在系統上進行登陸，隨時進行信息更新，也方便科研工作人員對自己的科研成績進行管理，也方便科研管理人員對文章進行年度統計。

（四）經費管理

以往課題經費由科研管理人員通過excel表格進行管理，由于科研經費條目較多，每一個課題單獨建立一個表格，需要科研管理人在經費報銷時審核后逐一填入表格，導致每一次課題經費報銷都要占用較多的時間，效率低下，同時容易出錯，對經費的使用不能很好地監控。使用科研管理系統后，科研人員使用經費時，首先要錄入系統，科研管理人員審核通過后，才能拿著相關憑證去財務處進行報銷，由于術業有專攻，科研人員在進行科學研究時，會忽略經費的合理、按時使用，如果科研管理人員監管不力，很容易造成總經費超支，或者個別條目使用超過可浮動調整的限度，對結題審計造成不必要麻煩。科研人員在使用科研管理系統時，課題余額及各條目余額一目了然，提醒科研人員合理使用經費。同時也方便科研管理人員隨時查看在研課題的經費使用情況，監管課題的進展情況，科研管理系統有效控制了經費使用不當等現象的發生，提高了科研經費的使用效率。

（五）人才管理

醫院的管理層需要及時掌握本院科研人員的相關基本信息，科研管理系統建立了科研人員數據庫，為管理層隨時提供本院科研人員的年齡、職稱、學位、文章發表、承擔課題、擁有專利、獲得獎項的相關科研信息，方便管理層進行橫向縱向的比較分析，同時還能整合資源，進行同學科資源整合，跨學科資源互補。

三、科研管理系統使用存在的問題及思考

（一）提高科研管理系統的普及率

科研管理系統是新的管理技術，在未來的發展中發揮著不可替代的作用，但是在由于醫護人員的工作性質以及對于科研的熱情不同，科研管理系統在日常使用中效率不高，有些人員甚至不知道有科研管理系統，這就需要科研管理人員加大宣傳力度，齊心協力加入到醫院的科研管理信息化建設中來。

（二）科研信息的及時更新與日常維護

隨著醫院人員流動，不僅會有人員調離，院內科室變動，新員工入職，老員工退休，同時還會有本人的學歷學位變化，職稱變化等，都需要管理信息不斷更新，因此，科研管理人員與人事管理部門應進行聯動，隨時保持基礎信息的準確性，對于科研人員自行更新的個人信息，管理人員要及時進行審核，使調整后的信息與科研相關管理信息實現實時對應。

（三）醫院內部系統的兼容

醫院內部各部門都有自己的臨床管理系統、財務系統、人事系統，怎樣實現在保證各個系統自身的正常運轉、自我保護的情況下，完成各個系統之間的無縫銜接，實現數據共享，也是現在面臨的普遍問題。

在我院科研管理系統投入使用的一年多的時間里，為科研人員、科研管理人員及醫院領導層提供了諸多便利，提高了工作效率，但是系統本身還有很多需要改進的地方。隨著系統的不斷完善，一定會進一步提高多方的工作效率，使醫院科研管理工作更好地服務大眾。

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（作者單位：首都醫科大學附屬北京安貞醫院 北京 100029）

（責編：玉山）