新時期醫院電子檔案管理的發展與思考

文/山東省臨沂市中醫醫院　趙常婷

新時期醫院電子檔案管理的發展與思考

文/山東省臨沂市中醫醫院趙常婷

【摘要】電子檔案的出現為檔案管理工作提供了更多的便利，大大提高了檔案管理人員的工作效率，成為了新時期檔案管理工作的一個亮點。如今電子文件是醫院檔案管理的重要組成部分，與傳統紙質檔案管理相比，電子檔案具有一定的優勢，但是在實際的管理工作中仍然存在一定的問題，所以，醫院在實行電子檔案管理時，要處理好由此引起的各種問題。本文主要分析研究了目前醫院電子檔案管理村在的問題，并提出了相關的解決措施。

【關鍵詞】新時期；醫院；電子檔案管理；問題；對策

隨著計算機的普及和科技的發展進步，紙質檔案逐漸向電子檔案過度。電子檔案的應用有效地減輕了工作人員的工作量，提高工作效率和工作質量，還有利于文件的完善。新時期醫院電子檔案管理對工作人員的專業能力和素質提出了更高的要求，如何實現電子檔案的科學收集、整理、管理、和儲存成為檔案管理人員面臨的新問題。

一、醫院電子檔案管理現狀以及存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質水平不高。傳統的紙質檔案管理時代，要求醫院檔案管理人員在掌握基礎的科學文化知識和檔案專業知識的同時，還要對醫院科學研究和醫學相關知識有所了解，在如今的電子檔案時代，計算機操作技術和信息網絡技術是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫院檔案管理中缺乏高水平的專業人才，大部分由行政、醫技部門站崗者擔當，檔案管理人員普遍存在專業知識老化、管理水平滯后的問題，不符合現代化檔案管理工作的實際需要。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長期的資金投入，而醫院對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對醫療設備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環境等的資金投入，專業檔案軟件配置老化想象嚴重，掃描儀、刻錄機等硬件設備的購置方面資金投入不足，檔案管理工作網絡建設水平不高。

（三）電子文件的特性帶來的問題。與普通紙質文件不同，電子文件具有較強的依賴性，保存環境特殊，并具有信息易共享，難識別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時也帶來了新的問題，文件資料對操作軟件極強的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險；此外，電子文件沒有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對其進行正確決斷；最后，存儲電子文件的光盤和其他儲存介質的保存問題也是一個問題。

（四）醫院電子檔案管理系統制度不完善。目前醫院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規范檔案的管理，醫院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準確預測電子文件管理中可能出現的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫院沒有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過程隨性強，醫院信息管理水平有待提高。

二、加強醫院電子檔案質量的幾點思考

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質。醫院應加強對電子檔案管理人員的技術培訓和指導，更新檔案管理人員的知識結構，在具備檔案專業的理論知識外，使其掌握必要的計算機網絡技術和電子文件知識，通曉知識產權保護和基礎的網絡安全維護知識，提高工作人員的計算機運用和操作能力，對電子文件的管理發揮必要的監督作用。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現檔案的現代化管理。醫院領導應提高對電子檔案管理的重視程度，對檔案管理加大資金投入，引進現代化的技術和設備，購買高性能的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，還要配置必要的網絡安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保存管理，檔案庫房配置好除濕、空調、滅火設備。

（三）嚴格把關電子信息的歸檔，做好電子信息的動態管理。

首先，對電子信息進行嚴格的檢查、鑒定和驗收，發現問題及時解決，確保電子信息的專業性和安全性。其次，加強對電子信息的動態管理，及時對其進行更新和補充，實行動態管理。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫院應根據實際情況制定相應的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個過程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關人員崗位職責中，規范檔案管理行為。

三、結束語

電子信息是時代的產物，新時期醫院電子檔案的管理是一項需要長期投入的重要工作，未來的工作中將面臨更多的問題，所以需要從管理方法和管理創新方面不斷改進，緊跟時代步伐，加強對電子檔案的管理和利用，實現對電子檔案的安全、高效管理和利用。

參考文獻：

[1]徐如民.建設電子文件與電子檔案管理思路[J].城建檔案,2010.

[2]王莉紅.淺談醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].基礎醫學論壇,2011.