對高校基建檔案管理工作的思考

文/瀘州醫(yī)學院檔案館 陳敏 張晨 史國培

高校基建檔案是指高校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表以及聲像載體材料等，主要包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)、設(shè)計文件、工程竣工管理、施工、竣工驗收、基建財務(wù)和器材管理以及生產(chǎn)技術(shù)準備和試生產(chǎn)這八大類。高校基建檔案記載了高校基本建設(shè)的發(fā)展歷程，是高校建設(shè)發(fā)展的歷史寫照。如果高校基建檔案管理工作不到位，就會在以后的日常維修和改造工程中缺乏依據(jù)，勢必會造成人力、物力、財力的巨大損失。因此，做好基建檔案的管理工作，應(yīng)該引起高校檔案管理部門的高度重視。

一、高校基建檔案的特性和作用

（一）高校基建檔案的特性。高校基建檔案是一個相對獨立的檔案門類，它除了和一般檔案一樣具有原始性、信息性和價值性以外，還具有三個自身特有的屬性。首先，基建檔案具有專業(yè)性。基建檔案是基本建設(shè)過程中的規(guī)劃、建設(shè)、管理等各項活動所產(chǎn)生的材料，這些材料既相互獨立，又有一定的聯(lián)系。如果缺少建筑方面的專業(yè)知識，就難以對工程項目進行正確分類，更不用說對其中的材料作出正確的鑒定與劃分。其次，基建檔案具有成套性。基建工程從前期的準備、決策、施工到竣工驗收以及后期的維護和改造，必然會形成一系列相關(guān)的成套文件。再則，每一個單項工程和整體工程的檔案材料是一個相對獨立而又不可分割的整體。最后，基建檔案時間跨度長，涉及單位多。高校一般檔案按年度歸檔，年度結(jié)束后即按要求立卷并移交檔案管理部門。然而，基建工程從立項到竣工驗收少則在一年之內(nèi)，多則幾年，牽涉的部門有建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位和城建檔案館等，因此，做好高校基建檔案工作，需要多個單位長時間通力合作。

（二）高校基建檔案的作用。高校基建檔案的及時、準確歸檔并得到安全保管，不僅能為高校節(jié)約大量資金，還能讓高校的基本建設(shè)健康有序發(fā)展。高校基建檔案客觀反映高校基建項目的總體規(guī)劃、實施計劃、構(gòu)建設(shè)計、組織施工、后期維護和改建等方面的情況，也如實記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過程的情況，具有歷史憑證作用，是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學依據(jù)；同時，高校基建檔案對高校基建工作有指導意義。基建工程的各種統(tǒng)計、報表、維修、擴建等離開基建檔案都將寸步難行。缺乏基建檔案，后續(xù)的維護和改建缺乏依據(jù)，不僅費時、費力還費財。此外，高校基建檔案還能解決由基建引起的糾紛，具有維權(quán)作用。

二、高校基建檔案管理工作存在的主要問題

（一）高校對基建檔案歸檔無硬性要求，導致基建檔案不完整。按照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》的要求，學校基建部門應(yīng)從基建總投資中扣留5%，作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗收合格后返還。在簽訂基建項目合同時，應(yīng)在合同條款中增加檔案材料驗收合格才能驗收竣工基建項目的條款，以便督促施工單位等部門重視檔案材料的搜集和立卷。現(xiàn)實工作中，很多高校沒有對此項工作作明文規(guī)定，只是口頭提示，約束力不夠，導致基建項目驗收合格后，建設(shè)方找借口搪塞，基建檔案搜集不齊全，甚至出現(xiàn)空白的現(xiàn)象。

（二）基建檔案產(chǎn)生部門和檔案管理部門銜接不到位，致使歸檔檔案質(zhì)量不高。基建檔案是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的管理工作。雖然目前很多高校的基建部門都設(shè)了專人負責整理基建檔案，但是他們對檔案的規(guī)范要求了解得不多，很多時候是按照自己的想法在進行檔案的立卷歸檔。同時，高校檔案管理部門人員對基建工作了解不夠，對基建檔案的歸檔一直以來參照的是國家教委辦公廳1994年出版的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，這本書已有20年歷史，不能全面概括目前的高校基建檔案工作。基建管理部門和檔案管理部門缺乏溝通，造成基建檔案的歸檔工作是移交什么就接收什么，難以保證基建檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。

（三）紙質(zhì)檔案和電子檔案未同步歸檔，基建圖紙損毀嚴重。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案歸檔成了必然。但是，很多高校沒有實現(xiàn)基建檔案的紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。沒有電子檔案，基建檔案的利用服務(wù)工作只能依靠手工翻閱，不但加速了珍貴紙質(zhì)檔案的磨損，而且查閱速度很慢，完全跟不上時代發(fā)展的步伐。值得一提的是，基建檔案中使用率最高的是基建圖紙，基建圖紙面積大，疊痕多，多次翻閱，更容易損壞。因此，基建檔案，特別是基建圖紙，應(yīng)該實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔，以保護檔案的安全，延長檔案壽命。

三、加強高校基建檔案管理工作的對策

（一）提高重視程度，約束基建檔案歸檔的系統(tǒng)、齊全和完整。首先，學校主管領(lǐng)導及基建管理部門應(yīng)充分認識到基建檔案的重要性，要引起高度重視并給予大力支持，認真研究和解決檔案工作中的實際問題，從而建立起完善的基建檔案管理制度體系，才能切實有效地保證高校基建檔案管理的規(guī)范發(fā)展。其次，實際工作中要嚴格遵守“三同步”的原則，在基建項目立項時，就要將檔案工作納入到工程的各個階段，納入基建人員職責范圍之中。在基建工程建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)隨時對檔案資料進行跟蹤。在工程竣工驗收時，檔案工作人員要對施工單位所產(chǎn)生的檔案進行檢查驗收，督促其提供一套合格的基建檔案。最后，也是最有效的辦法，就是利用合同約束手段，在合同簽訂之時即寫明條款，如未按相應(yīng)的管理辦法歸檔，或歸檔檔案不規(guī)范，即可采取經(jīng)濟手段制裁，從其工程款中扣除相應(yīng)保障金，或者不對其工程進行驗收，以此確保基建檔案歸檔的系統(tǒng)、齊全和完整。

（二）加強溝通和學習、提高歸檔質(zhì)量。高校基建檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，作為檔案管理部門的人員和基建部門的檔案管理人員，不僅要熟悉一般檔案業(yè)務(wù)知識，還要熟悉工程項目的建設(shè)過程，要有建筑工程方面的知識。因此，參與基建檔案工作的管理人員都必須努力學習業(yè)務(wù)知識，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。除了具有檔案業(yè)務(wù)知識和基建工作知識，加強部門之間的溝通與合作也是做好高校基建檔案工作的重要方面。在整個基建活動過程中，檔案管理部門的人員與學校基建部門的兼職檔案員要加強互動與交流。在工程項目立項時，基建部門的工作人員要書面告知檔案管理部門該項目可能涉及到多少檔案材料。在工程項目建設(shè)中，檔案管理部門要主動了解項目進展情況，對后期要交的基建材料做到心中有數(shù)。在項目完工收集檔案材料時，要起到指導、督促檔案完整系統(tǒng)歸檔的作用。

（三）多渠道，實現(xiàn)基建檔案，特別是基建圖紙的電子化存儲和利用。隨著電子信息化、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也從傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代的電子化管理轉(zhuǎn)變，必須將計算機技術(shù)應(yīng)用到基建檔案的管理中，從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。高校檔案管理部門可以充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，通過信息化處理系統(tǒng)，完成電子版基建檔案材料的歸檔，將基建檔案的保管、檢索、查詢與先進的信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)遠程訪問，這樣用戶就可以足不出戶地查詢到自己所需要的圖紙或者其它基建材料。這樣一來，不僅方便了檔案利用者，借閱查閱時間，更能減少因為多次翻閱造成紙質(zhì)檔案的損毀，更好地保護檔案的安全，延長檔案壽命。對于館藏已年久的重要基建檔案，如圖紙等，可以利用現(xiàn)代技術(shù)，如通過掃描、拍照等方式，實現(xiàn)老舊基建檔案的電子化存儲和利用，保護檔案安全。

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