實(shí)施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實(shí)完整

文/貴州高速公路集團(tuán)有限公司 羅評娉

當(dāng)前我國的信息技術(shù)在不斷地發(fā)展，同時辦公自動化的水平也有了非常顯著的提升，電子文件的數(shù)量也比以往多了很多，在當(dāng)前的檔案工作中，一個十分重要的內(nèi)容就是對電子檔案進(jìn)行妥善的管理，同時還要保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，但是從實(shí)際的工作情況來看，還是存在著非常大的不足，職責(zé)的劃分還不是十分清晰，管理制度建設(shè)不完善，管理人員自身的素質(zhì)也不是很高，這都會對檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生非常不利的影響，所以必須要采取有效的措施對其予以改進(jìn)。

一、明確電子文件的涵義

在信息時代的社會背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的現(xiàn)狀，必須對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革與優(yōu)化。很多檔案館引進(jìn)了先進(jìn)的信息數(shù)字技術(shù)，提高了工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管檔案的方式，會造成檔案的缺失以及丟失問題，采用電子檔案的管理方式，可以有效延長檔案的保存時間，而且可以提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省了大量的時間。

相關(guān)的文件當(dāng)中已經(jīng)對電子文件的定義作出了規(guī)定，電子文件就是指在數(shù)字化的設(shè)備或者是環(huán)境當(dāng)中形成的，以數(shù)據(jù)形式存儲在磁帶、磁盤或者是光盤當(dāng)中的同時依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱和處理的文件。

由其定義我們就可以了解到，辦公自動化系統(tǒng)處理產(chǎn)生，并且使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝的圖片或者是視頻以及用錄音設(shè)備制作的音頻等等都能夠成為電子文件的重要組成部分，當(dāng)前電子文件還有對其產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)或者是使用及修改過程中所有的詳細(xì)記錄進(jìn)行記載的相關(guān)信息，這主要是由于每一份電子文件在生成之后都會自動產(chǎn)生其元數(shù)據(jù)和相關(guān)的信息內(nèi)容。

二、明確電子文件的管理職責(zé)

想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責(zé)部門等有關(guān)部門之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案行政管理部門。檔案行政管理部門對電子文件的管理有著重要的責(zé)任，檔案行政管理部門的工作人員要與其他部門的工作人員多進(jìn)行交流與溝通，還要對設(shè)定區(qū)域內(nèi)的電子文件進(jìn)行分類歸檔，并進(jìn)行合理的監(jiān)督。電子文件雖然發(fā)展時間不長，但是對檔案管理制度有著較大的影響，改變了以往的工作方式。檔案行政管理部門的工作人員要負(fù)起責(zé)任，提高工作的效率，這樣才能保證電子文件管理的質(zhì)量。

（二）電了文件形成單位。電子文件形成單位發(fā)揮著對電子文件進(jìn)行全程管理的作用，在電子文件形成時要對其進(jìn)行全程監(jiān)督，這些工作都需要有電氣文件形成單位的參與，工作人員一定要負(fù)起責(zé)任，管理人員還要制定出完善的管理制度，這樣才能對工作人員的日常行為進(jìn)行約束，才能提高電子文件歸檔的效率。

1.檔案部門的職責(zé)。檔案部門對電子文件的管理發(fā)揮著重要的作用，在與信息化工作等部門商議后，可以建立完善的文件歸檔制度，這包括對電子文件歸檔的要求，保管期限等。檔案部門還要與其他部門做好協(xié)調(diào)與交流工作，要滿足檔案管理的相關(guān)要求，還要保證電子文件的真實(shí)性，通過監(jiān)督與管理，可以保證電子文件信息的完整性。

2.信息化部門的職責(zé)。信息化工作部門對電子文件的管理發(fā)揮著安全保障的作用，信息化部門在檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)部門之間架起了一座橋梁，可以為檔案部門提供較多的安全保障技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)兩個部門之間的交流與溝通，可以對重要的電子文件進(jìn)行備份，還可以在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化后，對電子文件進(jìn)行遷移，這一過程保留了電子文件的格式，可以保證電子文件的有效性、完整性以及安全性。

（三）電子文件形成部門的職責(zé)。由于電子文件的大量出現(xiàn)，為了更好的對電子文件形成保護(hù)，建立了專門的電子文件形成部門，而這一部門的主要職責(zé)就是對電子文件進(jìn)行有效的積累和歸檔，值得注意的是，部門工作的開展一定要依據(jù)本單位實(shí)際的檔案部門的要求來進(jìn)行。

由于電子文件的數(shù)量較多而且內(nèi)容龐雜，所以并不是一個人或者是一個部門就可以做好的工作，針對電子文件開展工作，需要每一個部門都積極地參與，加強(qiáng)部門之間的合作和溝通，通過通力合作來對電子檔案進(jìn)行歸檔和積累。只有這樣才能夠有效地保障電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性，從而為日后的電子文件的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、明確電子文件的管理原則

要想有效地保障電子文件檔案的完整性和真實(shí)性，就需要對電子文件進(jìn)行有效的控制，檔案部門要注重對電子文件生成的過程實(shí)施全程監(jiān)控，在保障電子文件真實(shí)、有效的基礎(chǔ)上，對電子文件的歸檔過程進(jìn)行嚴(yán)密的控制，從而保障電子文件歸檔的質(zhì)量。

要想有效地保障電子文件的真實(shí)性和可靠性，就需要對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及背景信息進(jìn)行全面的掌控，將其與原文件進(jìn)行對比和分析，保持電子文件的形成與原文件的相關(guān)信息保持一致，只有這樣，才能夠在根本上保障電子文件的真實(shí)性和完整性。而電子文件部門需要對形成的電子文件的內(nèi)容和相關(guān)信息進(jìn)行必要的確認(rèn)，保持形成的電子文件與原始的文件相一致，從而保障文件的行政有效性以及法律證據(jù)性。

電子文件一定要保障其具有完整性，其完整性不僅指其內(nèi)容要完整，還指其電子文件結(jié)構(gòu)和背景信息要保持完整。要想使得電子文件保持完整就需要對信息收集的過程以及歸檔的過程進(jìn)行有效的控制，保障電子文件形成的完整性，只有這樣，才能夠保障電子文件的有效性。

有效性是電子文件管理的另一個重要的原則，所謂有效性就是電子文件所具備的可利用的價值以及可以被理解的程度。概括起來即電子文件信息記錄的可靠性以及兼容性等。如果電子文化沒有有效性，也就失去了保存的價值，因?yàn)橐粋€無法將其紀(jì)錄的信息識別或者讀取出來的電子文件，也就變成了死文件，毫無價值可言。

安全性是電子文件保存所要遵循的重點(diǎn)原則，尤其是在信息化時代，電子儲存方式為文件的永久保存提供了條件，但是網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入以及黑客的入侵，都為電子文件帶來了非常大的安全隱患，一旦文件信息被竊取，后果無法想象，尤其事關(guān)國家機(jī)密安全的電子文件。另外，因?yàn)殡娮游募c紙質(zhì)文件相比，修改更加便利，而且不會留下任何的痕跡，如果一旦電子文件遭到篡改，難以辨別其真假，也無法恢復(fù)到原來的面貌，為此，有關(guān)管理人員應(yīng)該制定密碼保護(hù)或者編寫特定的程序來實(shí)現(xiàn)電子文件的安全管理等。此外，現(xiàn)階段我國的電子文件身份認(rèn)定的技術(shù)并不發(fā)達(dá)，很多非法操作者正是借機(jī)竊取文件，而且不會有任何的警告。正是由于上述原因，使得我國的電子文件安全性受到了極大地威脅，為此，有關(guān)人員應(yīng)該針對現(xiàn)實(shí)情況采取措施，盡快解決問題。

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