淺談渠道管理單位水利工程科技檔案管理的現狀及建議

文/寧夏漢延渠管理處　何曉媛

淺談渠道管理單位水利工程科技檔案管理的現狀及建議

文/寧夏漢延渠管理處何曉媛

水利工程檔案是在水利工程建設與管理過程中產生的具有保存價值的原始記錄，本文針對渠道管理單位近年來的水利工程科技檔案管理現狀，闡述了水利工程科技檔案的特點以及在管理中存在的一些問題，提出幾點建議。

水利工程；科技檔案；管理

隨著2011年中央一號文件《關于加快水利改革發展的決定》的出臺，國家對水利工程建設的投入越來越大，各渠道管理單位對基礎設施維修改造的工程建設也越來越多，所產生的水利工程檔案比前幾年翻了幾番。作為信息資源的水利工程科技檔案發揮著其前所未有的巨大作用。不但可以為水利事業提供查考依據和實例，優化水利建設方案，對水利工程質量進行監管和論證，還能在水災害發生時為領導在最短時間內作出正確的決策提供有利的一手資料，從而保障人民群眾的生命及財產安全。可見水利工程檔案的重要性日益凸顯。近幾年渠道管理單位雖然加強了對科技檔案工作的重視，但在檔案管理中對各項制度的落實、建立健全安全體系保障上還不夠完善，所以，做好渠道管理單位水利工程科技檔案的管理工作將是一項重要的長期性工作。

一、渠道管理單位水利工程科技檔案的特點

（一）渠道管理單位水利工程科技檔案的安全關乎國家和人民財產的安危。水利是農業的命脈、生態安全的源頭保障，是經濟發展的基礎支撐、民生改善的緊迫要務。隨著經濟社會持續快速發展，我國水資源形勢深刻變化，水安全狀況日趨嚴峻，《關于加快水利改革發展的決定》文件中指出：“水資源是基礎性的自然資源和戰略性的經濟資源。”從中可以看到，水利事業不僅關系著防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關系著經濟安全、生態安全、國家安全。所以涉及的水利工程已提高到一個戰略級的高度，相對應產生的水利工程科技檔案在保障經濟社會安全，促進工農業生產持續穩定發展，保護水土資源和改善生態環境等方面影響力重大，成為水利工程建設及管理中一個不可或缺的重要環節。

（二）水利工程科技檔案具有一定的經濟價值和科研價值。

1.水利工程檔案具有經濟價值。由于水利工作是一個發展的持續過程，完整的水利工程科技檔案也必將是一種融匯多方且具有連續性的豐富史料。水利工程科技檔案見證著一項工程建設的全部歷程，有著非常重要的研究保存價值。通過查找相關檔案，可以以史為鑒，做到防微杜漸，避免重蹈覆轍，進而可以節約開支，降低成本，創造出更大的經濟價值。如渠道治理、防洪排澇、工程建設、灌溉管理、供水收費等多方面的資料記載，對在根治水患、抵御水旱災害、水利工程的維修等方面，也將會發揮其重要作用。水利工程科技檔案作為資料性、憑證性的特性，還可用以維護單位的合法權益和經濟利益。

2.水利工程科技檔案具有較強的科研價值。渠道管理單位主要任務是為灌區農業用水做好服務，所以，在灌溉管理以及渠道維修、渠道的砌護等各類工程建設過程中，必然會產生和形成一些可供后人查考和取證的各種形式的原始資料。渠道管理單位對于自己掌握的這些第一手資料，經過收集、鑒定、加工、整理、保存以后，就會成為該單位最齊備、最寶貴的水利工程科技檔案。教學科研單位在自己的工作過程中有可能借助水利工程檔案，參考前人所記載的豐富歷史資料，從而更好、更快地取得科研成果。

二、當前渠道管理單位水利工程科技檔案管理工作的基本現狀

（一）個別單位領導重視不夠，檔案管理工作相對滯后。水利工程科技檔案管理工作是一項服務性、專業性很強的工作，需要單位領導給予高度重視，但個別單位領導認為檔案工作是檔案管理人員的事，致使對檔案工作缺乏及時、有效、準確地領導，雖然制定了相關的責任制，但大多卻流于形式。傳統意義上的檔案管理，具有臨時性和相對滯后的特點，業務部門和檔案管理部門各自為政，檔案部門被動等待，業務部門敷衍交差，容易形成資料積累殘缺不全，這樣既給整理歸檔工作帶來了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。例如：就近年的渠道水利基礎設施改造工程而言，從項目的申報到工程竣工，工程形成的文件材料涉及面廣、涉及部門和人員多，經歷時間長，加之施工人員組成復雜，隨著工程施工結束，臨時機構解散，檔案材料也隨之消失。而一般的小型水利工程由于施工建設周期短、形成的文件數量不多，未引起檔案人員的足夠重視。

（二）有的單位未制定相應的工程檔案管理制度，工程檔案管理安全性欠缺。由于資金、辦公條件等影響，個別單位沒有健全或完善工程檔案管理規章制度；有些單位雖然建立了相關的規章制度，但在工作中缺乏嚴格的管理制度，沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規章制度作保障，工作的隨意性很大，管理人員在工作中相互推諉、敷衍塞責導致了部分檔案不能及時存檔，如：渠道管理單位大部分檔案為文書檔案，水利工程科技檔案占的份額并不大，還有一些是大型重點工程檔案，雖然這些單位建筑物主權在本單位，但施工單位不一定是本單位，還有近幾年來，涉水工程逐年增多，一些工程直接由涉水單位來做，所以形成在本單位施工過程產生的水利科技檔案無法收集或收集不齊全，造成這些檔案外流，這就給檔案管理的安全埋下了隱性的伏筆。

（三）個別單位檔案室硬件設施配備不齊全，檔案管理人員不穩定、素質層次不齊。近年來，渠道管理單位從原有的對檔案室的防盜、防火、防水的外部設備的配備延伸至給保密文件配備保密文件柜。大多數單位檔案保管條件的確有了明顯改善，但仍有部分單位的檔案保管條件比較落后，達不到安全標準，與整齊、規范、統一的要求還有一定的差距。有的單位綜合檔案室雖然曾經達到省級標準，但在達標后漸漸變成了雜物室，設施設備老化，不能適應起碼的安全要求；有的盡管有綜合檔案室，但設備不齊全，檔案柜五花八門不統一，比較零亂。在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素。檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。各單位檔案管理專、兼職人員情況也不容樂觀，有的單位根本沒有落實專職檔案人員，檔案業務工作雖歸口于機關辦公室，但檔案人員一崗兼多職，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作；大多數檔案管理人員不是具有檔案專業的專職人員，業務知識缺乏，有的僅憑經驗來整理檔案，也沒有參加過檔案局的專業培訓；有的單位檔案人員因業務變動頻繁和業務素質欠缺，檔案平時疏于管理，應對檢查敷衍了事，有的干脆臨時花錢雇人上門整檔，檔案入柜后也不去查閱利用。

三、做好渠道管理單位水利工程科技檔案工作的建議

（一）強化工程檔案的重要性，把檔案管理工作滲透到工程建設的全過程。首先，作為檔案管理人員，一方面要通過各種合理的、靈活的方式向領導闡明工程科技檔案工作的重要性和緊迫性，讓他們了解檔案工作的重要性，以取得單位領導及其他職能部門的認同和配合；其次，應成立專門的檔案管理組織機構，建成一把手參與，分管領導負責，有人員、有經費、有設施完善的保密環境，如有人員調整時及時調整檔案小組成員，并堅持做到檔案工作與業務工作同時部署，同落實，讓檔案工作成為單位的一項重要專項工作。對于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專職或兼職檔案人員可主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。對于大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案管理部門應當始終保持與兼職檔案員及監理、施工單位的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續性、完整性。

（二）建立健全水利工程檔案各類管理制度及安全管理體系。要想做好單位檔案安全體系建設，最重要的就是制定出一系列可靠的檔案保管制度及檔案保護安全防范措施，并嚴格執行。各單位應當執行水利科技檔案的專項管理制度，明確相應的責任辦公室和責任人，認真落實檔案安全責任制，做到有領導管、有專人抓。

（三）加強檔案人員素質，提高檔案管理業務水平。由于水利工程檔案具有“次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程科技檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案，懂不同類別檔案的分類整理。因此，為達到水利工程科技檔案整理規范化的要求，一是需要檔案管理員多學習檔案規章制度及專業知識，多參加上級專業主管機關、各級檔案學會及其高等院校舉辦一些水平較高的、帶有一定研究性和前沿性的關于檔案管理的繼續教育培訓班、研討班，以不斷更新知識、提高檔案管理的業務能力；二是檔案專職人員經常進行現場指導，對各業務科室兼職檔案管理人員就水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案，今后需歸檔及歸檔范圍。使大家對檔案內容有所了解，注意積累資料，使檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作的標準化、規范化做好歸檔資料的收集工作。

（四）做好檔案室的硬件設施投入及安全性保障。一是強化檔案室的環境控制，創造良好的保存環境，延長檔案的自然壽命。應不斷更新檔案保護技術設備，按照國家制定的各種保護技術標準和檔案保護的具體要求，達到檔案室的安全保管條件；二是繼續做好檔案室外圍設施的防護措施，如沒有加裝防盜、防火設施的盡量加裝防盜窗、監控器、滅火器等防盜、防火設備；三是對于計算機存儲的電子工程檔案，如一些水利工程圖紙等，要明確責任，專人管理，對于重要文檔絕對遵守保密規定不能外流，做好電子檔案源頭保護的控制。對于載體或者內容已經遭受損害的檔案要進行修復，修復之前必須制定檔案修復的技術標準和操作規程，必要時要進行實驗，確保在修復時不造成新的損壞。

水利工程科技檔案不僅是水利事業的重要組成部分，還是水利建設的歷史記錄，也是水利工程建設的重要依據。作為渠道管理單位檔案工作者，從整理檔案到管理檔案的過程中，不僅要整理好、保管好檔案，更要對檔案的保密性及安全性負總責。因此，只有加強工程科技檔案的科學管理、安全管理，才能確保其被準確、完整、系統、有效地利用，使其能全方位地為水利事業的發展提供服務，才能使其自身的價值得以彰顯，才能更加有效地幫助水利事業健康、快速地發展。

[1]吳海安.怎樣管理好水利工程技術檔案［j］.檔案時空，1994（2）