高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)探析
——以湖州師范學(xué)院為例

文/湖州師范學(xué)院　趙麗彬

高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)探析
——以湖州師范學(xué)院為例

文/湖州師范學(xué)院趙麗彬

高校兼職檔案員承擔(dān)著高校檔案的收集、立卷歸檔等檔案管理的前端工作，其工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到高校檔案工作的整體質(zhì)量。本文以湖州師范學(xué)院為例，分析了目前高校檔案兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的措施建議。

高校檔案;兼職檔案員;隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案是高校歷史的真實(shí)記錄，它主要產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各職能部門、二級學(xué)院。根據(jù)美國檔案學(xué)者菲利普布魯克提出的“文件生命周期”理論，科學(xué)管理檔案就必須實(shí)行文檔一體化管理，加強(qiáng)前端控制和指導(dǎo)，而高校兼職檔案員的設(shè)立正是符合文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律要求，把好檔案源頭質(zhì)量關(guān)的一項(xiàng)重要舉措。檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，直接關(guān)系到學(xué)校檔案工作的整體質(zhì)量，而這項(xiàng)工作主要由學(xué)校兼職檔案員承擔(dān)。因此，為從源頭上保證檔案的完整與規(guī)范，建設(shè)一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊(duì)伍已是刻不容緩。

一、高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀分析

在檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，兼職檔案管理人員人數(shù)多，占檔案隊(duì)伍人數(shù)的90%以上，都在一線工作崗位，直接參與文件材料的收集整理。因此，兼職檔案隊(duì)伍建設(shè)的好壞，直接影響到高校檔案工作的質(zhì)量。但在實(shí)際運(yùn)行中，工作在檔案管理一線的高校兼職檔案員隊(duì)伍則遲遲得不到有力建設(shè)，致使在檔案的收集整理、部門立卷等工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題，造成檔案損失或檔案質(zhì)量不高。

（一）從思想層面看。全校檔案意識不強(qiáng)，檔案工作得不到足夠地重視。高校的兼職檔案員一般是各職能部門辦公室主任或是秘書兼任。他們平時(shí)的工作比較繁忙，不管是行政管理工作還是教學(xué)管理工作，都有較強(qiáng)的時(shí)效性，相對于日常的管理工作來說，檔案管理工作只是兼職檔案員兼任的一份工作而已，往往得不到足夠的重視。并且他們往往認(rèn)為，檔案管理工作做得好與不好，沒有立竿見影的效果，不按規(guī)定移交檔案不會(huì)對自己的個(gè)人利益造成任何影響，兼職檔案員工作被動(dòng)，不及時(shí)向檔案館移交檔案已成常態(tài)。

（二）從管理層面看。缺乏考核獎(jiǎng)懲、考評機(jī)制，影響工作的積極性。兼職檔案員平時(shí)默默無聞地做著檔案收集、整理等繁瑣工作，卻又不被領(lǐng)導(dǎo)所重視，加上工作量難以統(tǒng)計(jì)，工作做得好不好，結(jié)果都一樣，缺乏獎(jiǎng)懲考評等機(jī)制。檔案管理的各項(xiàng)制度不健全或是制度的宣傳、執(zhí)行力度不夠。以湖州師范學(xué)院為例，學(xué)校自綜合檔案室成立之初就制訂了兼職檔案員崗位職責(zé)，由于缺乏制度的宣傳和相關(guān)的培訓(xùn)，部分兼職檔案員對自己的崗位職責(zé)知之甚少。學(xué)校每年年初都會(huì)下發(fā)一份《關(guān)于認(rèn)真做好學(xué)校年度文件材料歸檔工作的通知》，但是按時(shí)歸檔的部門寥寥無幾。

（三）從高校兼職檔案員整體隊(duì)伍情況看。兼職檔案員是相對于專職檔案員而言的，他們工作在檔案管理第一線，人數(shù)多，其工作質(zhì)量的好壞直接決定高校檔案管理的整體質(zhì)量。以湖州師范學(xué)院為例，32個(gè)職能部門和15個(gè)二級學(xué)院，各職能部門均設(shè)1名兼職檔案員，各二級學(xué)院設(shè)兼職檔案員2-3人。可見兼職檔案員覆蓋面之廣。因兼職檔案員身份的特殊性，相對于專職檔案員而言，兼職檔案員隊(duì)伍流動(dòng)性較大。兼職檔案員的產(chǎn)生方式基本上是依據(jù)工作內(nèi)容而定，一般由辦公室秘書兼任，從文檔一體化管理的角度而言，這樣的產(chǎn)生方式有利于檔案的收集和整理。但是這樣的產(chǎn)生方式不利于檔案兼職隊(duì)伍的穩(wěn)定。我校基本上一個(gè)聘期（兩至三年）就會(huì)下文公布一批各部門各學(xué)院的兼職檔案員名單，從名單情況看，兼職檔案員隊(duì)伍欠穩(wěn)定。高校兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。從專業(yè)背景而言，兼職檔案員幾乎不具有檔案專業(yè)背景，亦無檔案專業(yè)職稱。因此，若沒有經(jīng)過學(xué)校檔案館專職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，兼職檔案員對兼職的檔案工作幾乎一無所知。兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，影響歸檔質(zhì)量。

二、加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的措施建議

高校兼職檔案員隊(duì)伍整體的檔案意識強(qiáng)弱、業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接決定著高校檔案工作的好壞。建設(shè)一支高素質(zhì)的，能夠適應(yīng)高校發(fā)展的高校兼職檔案員隊(duì)伍，是做好高校檔案工作的重要前提。

（一）首先要改變觀念，增強(qiáng)全校檔案意識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情，更是全校性的工作，因此要樹立全校的檔案意識，不僅僅學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面要重視檔案工作，各職能部門、二級學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案工作，只有樹立全校的檔案意識，才能為兼職檔案員提供良好的外部工作環(huán)境，形成人人重視檔案的局面。

（二）加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)。高校檔案部門要定期對兼職檔案員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識和檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)要多形式并舉，要有針對性。檔案部門應(yīng)在每年的歸檔工作之前組織一次專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證立卷質(zhì)量和歸檔工作的順利進(jìn)行。培訓(xùn)形式可以不拘泥于講授這種傳統(tǒng)的方式，還可以結(jié)合實(shí)地考察，比如選擇幾個(gè)平時(shí)檔案工作做得好的部門或?qū)W院，現(xiàn)場講授，讓培訓(xùn)對象直觀地學(xué)會(huì)檔案工作要領(lǐng)。通過培訓(xùn)提高專業(yè)素養(yǎng)，高校兼職檔案員之間也可互相學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流，共同提高。

（三）建立績效管理和考核機(jī)制。為調(diào)動(dòng)兼職檔案員的工作積極性，提高檔案業(yè)務(wù)水平，應(yīng)當(dāng)建立一種適合兼職檔案工作性質(zhì)的績效管理方式和考核機(jī)制。文件生命周期理論表明，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗。它要求檔案部門或檔案人員必須積極做好文件的前端控制，從而確保檔案自身及管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)。檔案部門可以建立基于過程方法的績效管理模式，通過計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處置4個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施管理，由檔案部門組織實(shí)施。首先，編制兼職檔案員崗位職責(zé),明確工作內(nèi)容和責(zé)任；其次，進(jìn)行績效溝通。由于兼職檔案員工作較多，檔案工作受到干擾的情況時(shí)有發(fā)生，對兼職檔案員進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)與控制是十分必要的。學(xué)校檔案部門要主動(dòng)加強(qiáng)對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要通過及時(shí)、有效的績效溝通，及時(shí)糾正工作誤差；再次，實(shí)施績效考核。對兼職檔案員的考核指標(biāo)體系應(yīng)由業(yè)務(wù)能力、收集范圍、歸檔質(zhì)量3方面組成。實(shí)行定量考核；最后，做好績效反饋工作。及時(shí)將考核結(jié)果匯報(bào)給兼職檔案員所在部門，設(shè)立獎(jiǎng)懲方案。要建立公平合理的激勵(lì)機(jī)制，切實(shí)解決好兼職檔案員的待遇問題。可以參照班主任、輔導(dǎo)員的管理機(jī)制，建立兼職檔案員崗位津貼等措施。

目前，各高校基本建立了“校級領(lǐng)導(dǎo)分管，專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作體系。我們要進(jìn)一步增強(qiáng)全校的檔案意識，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建立健全兼職檔案員的考評獎(jiǎng)懲機(jī)制，全面提高兼職檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊(duì)伍，促進(jìn)高校檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化管理，推進(jìn)檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展，使高校檔案工作更好地服務(wù)于高校教學(xué)、科研、管理等工作。

[1]張超.高職高專院校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究——以安徽地區(qū)高職高專院校為例[J].價(jià)值工程,2013（30）

[2]黃曉丹.關(guān)于高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].河南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2010（09）.