針對高校學生檔案管理問題的對策與研究

文/玉林師范學院招生就業處　朱璐婕

針對高校學生檔案管理問題的對策與研究

文/玉林師范學院招生就業處朱璐婕

該文章是根據高校中對于學生檔案管理中所存在的一些問題為出發點進行論述，并提出相應的應對策略。

高校；學生檔案管理；問題及對策

高校學生檔案管理主要包含學生檔案的整理、歸檔以及保存，這些工作是否完備，將對學生的就業產生非常大的影響，用人單位通常可以通過檔案來了解學生，進而對學生進行合理的考核和評價，而且還會影響到學生今后的工作崗位安排和調整。所以，通過對高校如何進行科學、有效規范學生檔案管理以及高校如何有效地提高學生檔案管理工作展開研究，進而實現高校學生檔案管理信息化的進程，充分發揮檔案管理的重要作用。

一、高校學生檔案的特點和管理的重要性

（一）高校學生檔案的特點。如今由于國家對于學生重視程度不斷提高,這就使得高校對學生檔案管理工作更加重視，使得學生檔案管理變得更加繁雜。這主要是由于學生檔案資料所包含的內容比較多,因此需要在管理的過程中進行合理的區分,在一定程度上增加了工作的難度,所以需要增強集中管理，提高對其的重視程度,只有通過這些方式,才能夠使學生走向社會后，能夠幫助企業辨識學生所獲證書的真假，以及學生能力的強弱，從而選拔出優秀的人才。

（二）高校學生檔案管理至關重要。在高校，對學生的檔案進行管理主要是對相關的數據信息做好合理的歸納、整理和記錄。教育部對學生檔案的監管力度不斷在加強,而且還頒布了相關的制度和條例,在這些相關規定中，主要對高校學生檔案管理的主要任務進行了強調,由此可見，高效學生檔案管理的重要性。高校管理體制中最重要的一個方面就是學生檔案的管理,從學校角度來看，學校設備的健全程度是通過學生檔案的完善程度來進行體現的,同時，學生檔案完善程度對于企業單位進行招聘和人才選拔具有很大的幫助。另外從學生個人角度來看,學生檔案能夠影響到學生將來的發展,譬如說研究生考取工作都要受到大學檔案的影響。

二、高校學生檔案管理過程中所存在的不足

（一）落后的檔案管理理念和管理方式。目前眾多的高校還在使用比較老套的檔案管理模式，很多的管理模式僅僅通過紙質檔案來進行管理，由于高校招生力度的加大以及社會發展速度的加快，使得學生檔案管理出現了存放時間短、管理難度大等特點，原有的落后管理模式顯然已經無法滿足社會發展的需要，雖然部分高校已經將計算機運用到檔案管理中，但也僅僅是進行簡單的檢索查詢服務，無法將計算機的管理效能進行充分的利用，無法建立無紙化的電子檔案管理模式。

（二）不完善的管理制度。如今的高校學生電子檔案管理還處在發展階段，并沒有形成一套行之有效的管理制度和體系。如今，眾多的高校對于學生檔案主要采取粗放式的管理模式，學生的檔案主要通過各自的院系來進行保管和處理，這就出現了學生的檔案管理需要在學生畢業時才對有關檔案內容進行整理，然后再通過學校的學生就業指導中心將其寄往對應的用人單位，這勢必會出現檔案時間填寫混亂，使得用人單位無法真實了解學生的基本情況。

（三）不健全的管理隊伍。高校學生檔案管理隊伍是高校學生檔案管理工作的主要人員，而在眾多的高校中，管理隊伍建設根本不健全。高校中專門進行學生檔案管理工作的人員非常少，大多數都是兼職，根本就沒有檔案管理經驗，對于檔案管理一知半解。如今高校開始運用計算機進行檔案管理，這部分非專業人員無法合理的應用，就使其形同虛設，并沒有改變檔案資料管理的無序化狀態。

三、針對高校學生檔案管理的不足提出幾點建議

（一）學生檔案管理信息化的優化。學生檔案管理信息化升級，就是將學生檔案信息資源進行數字化轉換，通過信息化的平臺對學生信息進行存儲、搜索和使用。學生檔案具有繼承性和連續性，只有完整的檔案才能夠體現學生的真實信息，讓用人單位能夠全面了解相應的信息，從而為其安排合理的工作崗位。所以，檔案管理部門需要在對學生的檔案信息進行數字化處理的同時還要保存好原件，只有這樣，才能保證學生檔案的真實有效性。

（二）檔案資料采集的不斷規范。學校在對學生的檔案管理時，要全面地對學生資料進行分析和歸類,因此這就需要對檔案的管理機制進行規范。制定嚴格的檔案管理制度，明確地對筆墨、紙張等方面進行限定,從而確保檔案管理工作的規范化。

（三）檔案工作人員技術水平的提高。檔案工作人員要不斷地對自身的技術水平進行提高，不斷地適應信息化發展的需要。就要求檔案工作人員掌握相關的計算機知識，熟練掌握相關的工作方法。另外，檔案工作人員是學生檔案的直接管理者，所以，檔案工作人員的專業素質對于學生的檔案管理起到重要的作用。這就要求學校定期對相關的人員進行先進技術的培訓，制定嚴格的考核機制，從而督促管理人員不斷地提高自身技術水平。

（四）檔案內容的不斷豐富。學生檔案所涉及的內容不僅要包含常規材料，而且還要將學生的個性以及綜合素質進行體現,將學生的道德和誠信水平等方面的資料進行合理公平的體現。這就需要管理人員隨時了解學生的學習生活情況，給予公正合理的評價，并將其歸入學生檔案中去。

[1] 趙永峰.淺談高校學生檔案管理[J].湖北成人教育學院學報，2011(2)

[2] 李林悅.從以人為本看學生檔案管理工作創新 [J]. 云南檔案，2013（10）.