加強(qiáng)檔案管理　促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展

文/河北省榮軍醫(yī)院　賈麗娜

加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展

文/河北省榮軍醫(yī)院賈麗娜

科學(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了科學(xué)化檔案管理的作用；現(xiàn)行檔案管理存在的問題；檔案管理需科學(xué)化等問題。

醫(yī)院；檔案管理；科學(xué)發(fā)展

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案,是醫(yī)院歷史記錄的寶貴財(cái)富,是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù),是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)研究乃至醫(yī)療領(lǐng)域有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。

一、科學(xué)化檔案管理的作用

（一）科學(xué)化檔案管理在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用。有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使醫(yī)院管理者通過多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析過程，形成科學(xué)決策的有效依據(jù)，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）檔案管理科學(xué)化有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展。通過對(duì)各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)的數(shù)據(jù)分析，為及時(shí)調(diào)整醫(yī)療技術(shù)手段，改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量提供事實(shí)依據(jù)。通過對(duì)各種醫(yī)療設(shè)備性能使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

二、現(xiàn)行檔案管理存在的問題

（一）檔案意識(shí)薄弱，檔案利用率較低。很多醫(yī)院還存在檔案管理可有可無的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)，從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性斷檔和歷史資料完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員素質(zhì)水平較低。在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、實(shí)踐能力等方面仍需學(xué)習(xí)改進(jìn)，存在知識(shí)面窄、學(xué)歷低等問題，未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)。而且醫(yī)院將重點(diǎn)只放在醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育上，沒有培養(yǎng)專職的檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培養(yǎng)計(jì)劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

（三）檔案管理制度不健全。多數(shù)醫(yī)院檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。大部分醫(yī)院的檔案管理工作中沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。

（四）檔案管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的要求。隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。許多醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺。甚至于在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代，仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下等現(xiàn)狀，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

三、檔案管理需科學(xué)化

（一）科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率。科學(xué)化檔案管理，是與現(xiàn)代化科學(xué)與技術(shù)接軌的管理方式。隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，為更多的醫(yī)學(xué)研究者提供可靠有用的資料來源，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

（二）科學(xué)分配檔案管理人員，提高工作效率?？茖W(xué)分配檔案管理人員，需考慮檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。只有分配的管理人員科學(xué)合理，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬無一失。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)、 技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，能夠很好地做好檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研工作，還應(yīng)具備社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)知識(shí)。了解各種物理化學(xué)因素以及周圍環(huán)境對(duì)它的影響，只有具備了這些知識(shí)才能有效地保護(hù)檔案，以及在檔案受到侵蝕和損壞時(shí)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案在從紙質(zhì)時(shí)代向電子時(shí)代轉(zhuǎn)換的過程中，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。在這個(gè)時(shí)代，醫(yī)院檔案正在由手工的、封閉的傳統(tǒng)模式向自動(dòng)的、科學(xué)的、開放的電子模式轉(zhuǎn)變，這就要求管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，防止檔案的丟失、破壞和篡改。檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高是科學(xué)檔案管理的必要條件。

加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)和方法的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的科學(xué)管理意識(shí)必不可少。醫(yī)院既要開展崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也要鼓勵(lì)檔案管理人員在業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)。

（三）科學(xué)檔案管理方法，提高檔案利用率。醫(yī)院應(yīng)改變以往的模式，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊(duì)伍，克服檔案管理中分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)化、完整化，全面涵蓋醫(yī)院的發(fā)展歷史。檔案管理應(yīng)由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，注重檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加大資源開發(fā)力度，從而切實(shí)提高檔案管理效率和管理水平。改變重管理輕服務(wù)的管理方式，把檔案管理的工作重心由管理轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來。醫(yī)院檔案管理工作人員要充分利用自己所處的資源優(yōu)勢(shì)，努力拓展服務(wù)業(yè)務(wù)和領(lǐng)域，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)為醫(yī)院研究者和廣大患者提供全面的信息。同時(shí)檔案管理者也應(yīng)該深入到臨床一線進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究，從多個(gè)角度，多個(gè)層次，更加深入地為醫(yī)院人員、患者及社會(huì)公共服務(wù)?？茖W(xué)化的檔案管理方法要使檔案信息管理自動(dòng)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作的全程自動(dòng)化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、利用和數(shù)字管理全過程。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用使得檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化的前提條件。而互聯(lián)網(wǎng)的普及，使得檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化成為了可能。

在現(xiàn)代科學(xué)飛速發(fā)展的條件下，醫(yī)院檔案科學(xué)化已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)?？茖W(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大醫(yī)院工作者及患者服務(wù)。只有真正做到科學(xué)化，才能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。