辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

文/山東省萊蕪市人民醫院 汪亞瓊

隨著現代信息技術的飛速發展，不管是政府機關還是事業單位都開始利用辦公自動化完成檔案管理工作。辦公自動化和傳統檔案管理相比，在管理理念和管理方式上來說給傳統檔案管理帶來了很大的沖擊和挑戰，將辦公自動化運用到醫院檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，且對于進一步完善檔案管理有很大的實際意義。下文就基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作特點和要求進行分析，就如何運用辦公自動化進行醫院檔案管理工作展開討論。

一、基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理要點

（一）辦公自動化與醫院檔案管理一體化。檔案管理工作發展至今，由單一的檔案管理方式發展為多類型的綜合檔案。隨著醫院的改革不斷深入，傳統的醫院檔案管理方式已經不適應每天極速增加的檔案數量，在管理的體制上、方法和觀念上就已經落后于當今快速、自動和數字存儲化的時代了，更加滿足不了人們對檔案管理高速度以及高質量的需求，導致新的問題不斷產生。相反，自動化辦公擁有的快速、高效、標準和全面系統等特點和檔案檔案管理結合起來，必然能帶來更加完善的服務，高效完成工作，實現檔案一體化的管理。

（二）規范化、標準化的檔案歸檔。檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。

（三）醫院部門之間的共同協作。在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。

二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施

（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理。在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件 直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。

（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度。辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（三）建立專業檔案管理隊伍。雖然辦公自動化很便捷，但也要由人來執行管理工作，這就要求管理檔案人員的綜合素質了。一方面，辦公自動化的發展越來越快，檔案管理工作就需要跟上科技的步伐，企業應不斷培養和更新管理人才，適時通過學習或者培訓更新管理人員的知識。另一方面，管理人員自身的業務素質也是關鍵因素，企業可以實行激勵制度，將業績與職稱掛鉤，充分調動人才的工作積極性，建立一個整體水平高的專業檔案管理團隊。

總的來說，面對新的形式，醫院的檔案管理工作應做到一定的調整，以適應全新的形式，通過建立和完善相關檔案管理制度，改變傳統的方式，引進先進的技術與手段，建立專業的檔案管理隊伍，并不斷提高其綜合素質，并制定出標準化、規范化的自動化檔案管理制度，全面的提高醫院檔案管理工作效率，更好的服務于工作。

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