機關檔案室向檔案館移交電子檔案工作的問題綜述

文/臺州市氣象局　陳華文

機關檔案室向檔案館移交電子檔案工作的問題綜述

文/臺州市氣象局陳華文

本文按照《電子檔案移交與接收辦法》，論述了機關檔案室向檔案館移交電子檔案時易出現的幾點問題。并結合工作實際提出移交電子檔案工作的實踐經驗。

機關檔案室；移交；電子檔案；工作經驗

2012年8月29日，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，這意味著我國電子檔案的管理又走向了新的里程。我們檔案室的任務，就是按照地方國家檔案館的有關要求，收集、整理好電子檔案，按時向同級國家綜合檔案館移交。筆者認為，要做好電子檔案的移交工作，必須弄清楚以下幾個問題。

一、電子檔案特指歸檔電子文件而非檔案數字化成果

從技術的角度定義，電子文件指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件歸檔以后即叫電子檔案。要弄清楚的是《辦法》里所指的電子檔案主要是指原生的電子文件歸檔以后形成的檔案，不包括紙質檔案數字化掃描成果。紙質檔案數字化掃描以后，也變成電子或數字形式的。平時在使用時，對一些術語沒有嚴格區(qū)分。比如2012年臺州市檔案局要我們填報統(tǒng)計年報時，其數字化檔案一欄里包括紙質檔案數字化成果與歸檔的原生電子文件，而有些地方認為電子檔案是包括紙質檔案數字化成果與歸檔的原生電子文件。從形式上，電子與數字同實而異名，外延都包括紙質檔案數字化成果與歸檔的原生電子文件，這沒有錯。但《辦法》里的電子檔案特指歸檔電子文件，它是把數字化成果排除在外的。這里所謂的電子檔案由電子文件通過歸檔這一環(huán)節(jié)轉化而來。電子公文在生成、傳輸，存儲時可以有文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄（這些不同形式可以是直接生成的，也可以通過數字化而來的，不論），歸檔之前是電子（或數字）形式。檔案數字化成果與此不同，一般是歸檔以后才數字化，歸檔以前是傳統(tǒng)載體和形式。

二、政策要求與技術手段矛盾

要想移交必須先做好歸檔工作，原生電子文件的歸檔技術要求高，其準確性、真實性、可用性、安全性檢測難、保障難，法律地位不明確，電子政務、OA不發(fā)達，電子文件發(fā)育不成熟，如元數據的采集與封裝技術不過關，這一些情況使電子文件的歸檔工作舉步維艱。有的干脆不去理睬，任由原生電子文件自生自滅。我們在做電子文件歸檔工作時，應該尊重實際，不強求完美，不強求一步到位。有OA才有背景信息與元數據；從前，在元數據等標準未頒布之前，對元數據不作要求。現在元數據等一些標準雖然已經出臺，但實施起來技術上有困難，依然可以暫時對元數據、封裝技術等不作要求。電子檔案擺在我們面前的不是好不好的問題，而是有沒有的問題，有勝于無，然后才是于有中求好。對檔案部門的信任可以彌補法律地位等方面的技術不足。只要制發(fā)的電子公文正式版式文件、電子公文在處理過程中形成的修改痕跡稿、公文流程處理單等收集好了，我們就應該承認收集工作及格，接著就該進入整理工作。

三、電子檔案與紙質檔案管理的關系

紙質檔案的歷史比電子檔案的歷史長，電子檔案管理在許多方面要借鑒紙質的。國家檔案局六號令第四條規(guī)定：電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。紙質檔案管理以檔案室為基礎，以檔案館為主體的管理原則電子檔案也要遵守。但電子文件有與紙質文件不同的特性，如信息非人工識讀性及系統(tǒng)依賴性、信息與載體的可分離性、信息的流動性與不穩(wěn)定性、信息存取的不可靠性使電子檔案的管理有自己的物殊性。電子文件出現以后，紙質文件與電子文件在一定程度上“對立”起來。一種是以電子文件為主：國家檔案局6號令第六條規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)；另一種是以紙質文件為主，紙質歸檔以后才數字化。現在許多機關的實際情況是：先生成電子文件（取最低層次：非OA環(huán)境下的電腦打字而形成的），然后印刷成紙質文件，然后再歸檔，然后再進行數字化掃描。這樣造成不必要的重復勞動。從長遠來看，無紙化是趨勢。電子文件必須以電子的方式管理，特別強調的是原生電子文件獨立整理，獨立編號，必要的話可以通過參見號跟紙質檔案互聯(lián)，電子檔案的檔號不能與紙質檔案（包括數字化掃描成果）同一，這樣才能使電子檔案的管理走上正軌。在目前的條件下，可以對電子發(fā)文進行收集管理，而對收文放緩一步。這樣做的道理明擺著：因為許多單位收文還沒完全采用電子的形式。

四、電子檔案應立足“手動”，放眼“自動”

文檔一體化、在線移交等工作屬于“自動”，脫機移交，磁盤管理等屬于“手動”。機關檔案室有三種情況，一種是沒有實行辦公自動化，只有電腦打字；另一種是雖然實行了辦公自動化，但沒有實現文檔一體化，這種情況只好靠“手動”管理電子檔案。這些單位在新建辦公自動化系統(tǒng)或在辦公自動化系統(tǒng)升級應該要求實現文檔一體化。另一種是實行了辦公自動化并且有了文檔一體化軟件，電子文件的歸檔可以實行“自動”化了。從檔案室到檔案館階段，有的建立了館室一體化系統(tǒng)，可以實現在線移交，實現了“自動“化，有的還未建立館室一體化系統(tǒng)，只能脫機移交，靠“手動”。能做到自動是最理想的，但目前條件不能完全做到。我們必須立足于“手動”，放眼“自動”，做好原生電子文件的歸檔及移交工作。

五、電子檔案與移交與登記備份工作的關系

從2009年下半年開始，我們浙江省開始搞檔案登記備份工作。登記備份的對象是電子文件、電子業(yè)務數據及數字化檔案成果，當時出臺的登記備份工作力求與中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)《電子文件歸理暫行辦法》的通知（廳字〔2009〕39號，2009年12月8日印發(fā)）相對接。但在實際操作過程中，電子文件的登記備份工作又不完全等同于電子文件的歸檔移交工作，區(qū)別就是登記備份不需要歸檔整理。而電子檔案移交是需要歸檔整理的。這樣雙軌進行，很不經濟。我們要盡快為兩者并軌找出路。原先可不歸檔就備份，現在，我們可以考慮先歸檔后登記備份。電子文件實現數字檔案室歸檔——登記備份中心登記備份——滿5年后向檔案館檔案管理利用處移交一條龍。

臺州市氣象局原生電子檔案的管理進程是緩慢的。大概在2006年，臺州市檔案局發(fā)文要求我們整理電子文件，當時要求很低，只要求我們把電子文件轉換成不可更改的CEB格式，編上檔號，向檔案館移交。后來登記備份工作開始了，對電子文件整理歸檔工作就不作要求了。直到2013年，貫徹執(zhí)行《電子檔案移交與接收辦法》，才重新要求對原生電子檔案進行整理，編上檔號以后再移交。我們做得很不完善，今后一定要在檔案行政管理部門的指導下，從實際出發(fā)，一步一個腳印地做好原生電子檔案收集、整理和向檔案館的移交工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存臺州氣象工作的歷史記錄，促進臺州氣象檔案信息資源的開發(fā)利用。