做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點感悟

文/新疆油田公司低效油田開發(fā)公司　曾偉

做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點感悟

文/新疆油田公司低效油田開發(fā)公司曾偉

本文就如何做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作談幾點感悟。重點在于強化“三個意識”、把握“三個原則”、做好“三個注重”。

辦公室；綜合協(xié)調(diào)；體會

辦公室是一個單位的綜合管理機構(gòu)，發(fā)揮著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的重要作用。辦公室綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)管理的重要手段，是溝通和反饋各種信息、協(xié)調(diào)和改善各方關(guān)系的重要途徑。做好綜合協(xié)調(diào)工作，對調(diào)動各方工作積極性、提高辦公室的工作效率和管理效能、提升“三服務(wù)”工作的質(zhì)量和水平都有直接的影響。下面，筆者就如何做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作淺談幾點感悟。

一、強化三個意識

（一）強化全局意識。“不謀全局者，不足以謀一域。”做好綜合協(xié)調(diào)工作，要始終把“圍繞中心、服從大局、統(tǒng)籌安排”作為工作的出發(fā)點和著力點。辦公室人員要立足本職崗位，牢固樹立全局意識和長遠觀念，要增強對宏觀性、戰(zhàn)略性、全局性的關(guān)鍵問題和企業(yè)中心工作的敏感性，準(zhǔn)確認清整體局勢，善于吃透上情、把握下情、了解外情，從全局發(fā)展上分析和解決問題。在具體工作中，不能計較眼前得失，不圖一時之利，不謀一己之利，要顧全長遠、放眼全局，統(tǒng)籌兼顧各方利益，妥善協(xié)調(diào)各方關(guān)系，著力提高各方積極性和主動性，有效推動各項工作。

（二）強化服務(wù)意識。能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓基層滿意、讓員工群眾滿意是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，綜合協(xié)調(diào)工作則是辦公室服務(wù)的具體體現(xiàn)。要做好協(xié)調(diào)工作，提高工作效率，就要著力提升“三服務(wù)”工作質(zhì)量和水平。一是要轉(zhuǎn)變思想，改進工作態(tài)度。學(xué)會換位思考，想他人之所想、急他人之所急，在服務(wù)他人中提升自我；二是要轉(zhuǎn)變溝通方式和策略方法。充分發(fā)揮主觀能動性，善于把握企業(yè)脈搏，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，關(guān)注員工實際需求，把問題想在前，把工作做在前，主動服務(wù)，超前服務(wù)；三是要以理服人，更要以情感人。不論面對領(lǐng)導(dǎo)上司還是同事下屬都要謙虛真誠、主動熱情，講究協(xié)調(diào)方法，加強有效溝通，努力實現(xiàn)讓各級領(lǐng)導(dǎo)稱心、讓辦公室同事舒心、讓上門辦事同志省心的“三心”服務(wù)。

（三）強化學(xué)習(xí)意識。辦公室協(xié)調(diào)是一項集公共關(guān)系和溝通藝術(shù)于一體的綜合性管理工作，具有政策水平高、工作范圍廣、業(yè)務(wù)信息量大等特點。綜合協(xié)調(diào)的工作職責(zé)決定了辦公室人員必須具備扎實的理論功底和較強的業(yè)務(wù)技能，這就需要辦公室人員不斷加強自身學(xué)習(xí)，增強知識儲備。特別在新形勢下，辦公室人員要立足自身本職工作，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展方向，不斷拓展新視野、新思想，既要熟悉自身業(yè)務(wù)知識，了解國家和企業(yè)的政策環(huán)境、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的發(fā)展背景，也要學(xué)習(xí)掌握企業(yè)和社會管理、心理學(xué)、法律法規(guī)及公文寫作等綜合類基礎(chǔ)知識。在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中積累，勤于思考，善于總結(jié)，用知識拓寬理論視野，用實踐豐富工作經(jīng)驗，持續(xù)提升個人工作能力和業(yè)務(wù)水平。

二、把握三個原則

（一）把握協(xié)調(diào)重點原則。綜合協(xié)調(diào)工作涉及企業(yè)上下內(nèi)外事務(wù)的方方面面，只有抓住工作重點才能帶動全局。辦公室人員要善于確定并抓好一個時期的重點工作，把辦公室工作置于企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展和穩(wěn)定的大局中來謀劃，把重點決策部署、關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)、主要矛盾和問題等關(guān)注點作為協(xié)調(diào)工作的著力點。在繁雜的協(xié)調(diào)工作形勢中，要善于牽動“牛鼻子”，學(xué)會“四兩撥千斤”，抓住對全局發(fā)展具有關(guān)鍵性影響的工作，抓住協(xié)調(diào)工作的決定性環(huán)節(jié)，增強協(xié)調(diào)工作的針對性，做到“牽一發(fā)而動全身”。另外，隨著時間的推移、形勢任務(wù)的變化，辦公室工作重心也隨之變化，要在不斷變化的工作中抓住主要矛盾，不在非原則問題上糾結(jié)，正確、適時地把握工作重點轉(zhuǎn)換，及時調(diào)整工作思路和部署，切實把其他工作帶動起來。

（二）把握照章辦事原則。制度協(xié)調(diào)是最基本、最有效的協(xié)調(diào)方式之一。建立健全各項規(guī)章制度和工作程序，是實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是實施有效協(xié)調(diào)的前提保障。辦公室要不斷加強辦公室自身建設(shè)，改進和完善制度約束體系，形成有章可循、有法可依的工作機制，明確責(zé)任劃分，以制度管人，按規(guī)定辦事，避免職責(zé)不清、任務(wù)不明、推諉扯皮等問題發(fā)生。特別是在辦公室公務(wù)接待、辦公費用等協(xié)調(diào)管理方面，要遵照嚴(yán)格的操作程序和工作要求，落實制度規(guī)定，把控費用標(biāo)準(zhǔn)，加強日常督促檢查，促進辦公室工作規(guī)范化管理。

（三）把握團結(jié)內(nèi)外的原則。辦公室工作具有系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和連續(xù)性，絕大部分工作都需要辦公室內(nèi)外同事的齊心協(xié)力、互相配合才能做好。“若不團結(jié)，任何力量都是弱小的。”做好辦公室工作，首先要協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系。辦公室內(nèi)外同事間要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多體諒，培養(yǎng)員工之間、部門之間的凝聚力。其次，要維護好領(lǐng)導(dǎo)集體的團結(jié)，辦公室人員要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，客觀、公正、準(zhǔn)確地表達各方意見，當(dāng)好參謀助手，不越級請示，不多頭請示。盡量避免和化解領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，促進領(lǐng)導(dǎo)集體統(tǒng)一認識，心往一處想，勁往一處使，營造一個團結(jié)融洽、精誠協(xié)作的集體氛圍。

三、做好三個注重

（一）注重時效。在新形勢下，開展綜合協(xié)調(diào)工作要注重時效性。辦公室人員要持續(xù)改進思想態(tài)度和工作作風(fēng)，認清企業(yè)發(fā)展的規(guī)律和趨勢，時刻保持緊迫感，合理計劃，統(tǒng)籌安排，急事急辦、要事催辦、難事商辦，把握好工作的主動權(quán)。在當(dāng)前信息時代大背景下，溝通協(xié)調(diào)工作也要與時俱進，通過網(wǎng)絡(luò)辦公和信息管理系統(tǒng)等手段，逐步建立和完善信息傳遞系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公室上下、左右、內(nèi)外各路信息的實時溝通和準(zhǔn)確反饋，有效提高綜合管理水平和辦公室協(xié)調(diào)效率。

（二）注重創(chuàng)新。隨著企業(yè)的發(fā)展和時代的變化，面對辦公室復(fù)雜多變的新形勢、新事物，要做好綜合協(xié)調(diào)工作，就不能因循守舊、墨守成規(guī)，既要堅持原則，立足實際，又要靈活變通，勇于創(chuàng)新。要善于突破思維定勢，打破思維慣性，主動吸收新觀念，接受新事物，學(xué)習(xí)新知識，以新的角度觀察事物，以創(chuàng)新思維謀劃全局，以新的方法解決問題，推動辦公室工作思路和工作理念的創(chuàng)新。

（三）注重細節(jié)。“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細”，要成就一番事業(yè)，要有所作為，必須要從簡單之事做起，從細微之處入手。辦公室是企業(yè)形象的窗口，在辦公室待人接物、會議活動策劃及執(zhí)行、信息溝通及關(guān)系協(xié)調(diào)等各方面的細節(jié)處理直接反映了辦公室的服務(wù)質(zhì)量和工作水平，同時也體現(xiàn)了個人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，可以說能否做好細節(jié)工作決定了辦公室工作的成敗。細微之處見真章，在日常協(xié)調(diào)工作中要善于分解細節(jié)、抓住細節(jié)，只有把日常小事做實，把平凡工作做細，把一個個小成功聚集起來，才能獲得更大的成功。

在強化“三個意識”、把握“三個原則”、做好“三個注重”的同時，辦公室人員還要加強思想境界、品格魅力的培養(yǎng)，把握協(xié)調(diào)策略和溝通藝術(shù)，用心、用情做好每一件事，在綜合協(xié)調(diào)工作中磨練成長，努力開創(chuàng)辦公室工作的新局面。