做好辦公室綜合協調工作的幾點思考

文/新疆油田公司石西油田作業區辦公室　申恒卿

做好辦公室綜合協調工作的幾點思考

文/新疆油田公司石西油田作業區辦公室申恒卿

綜合協調是辦公室的一項重要職能，協調的成功與否主要取決于參與者本身的素質與能力。本文旨在探究決定基層辦公室綜合協調人員素質的影響因素，通過對自身實踐的總結歸納和認真思考，認為從嚴要求、身勤心細、靈活機動和陽光心態等是基層辦公室綜合協調人員的必備素質。

辦公室工作；綜合協調；素質

綜合協調是辦公室工作的一項重要職能，是貫穿整個辦公室工作的一條主線。協調能力的強弱直接影響到領導決策的落實效果，關系到工作的質量和效率。作者認為，做好辦公室綜合協調工作絕非易事，從事此項工作的同志必須不斷錘煉自己的能力和素養，才能扮演好這個舉足輕重的角色。下面，作者結合實際工作經驗，就針對如何做好基層辦公室綜合協調工作談幾點感受。

一、從事協調工作，須從嚴要求

辦公室綜合協調工作具有全局性,它層次高、涉及面廣、影響大。從事此項工作，要在充分認識自身工作的職責、任務、內容、要求、工作方法的基礎上，從嚴要求，從微入手，從宏把握，自覺掌握工作規律。

（一）要樹立全局觀念。高度的責任意識和全局觀念是做好綜合協調工作的必備素質。誠如毛澤東同志所說:“沒有全局在胸是不會投下一著好棋的。”這就告訴我們,把握全局,才能掂量出每件事情的分量；想到大局，才能與領導的思維同頻共振。因此，從事此項工作的同志須加強黨性修養和大局意識，堅定理想信念，堅定絕對忠誠的政治品格。要不斷提高政策水平，努力站在全局的高度去想問題，高標準、嚴要求，竭盡全力地去干好每一項工作，切實達到協調的預期目的。

（二）要養成謹慎處事的習慣。辦公室是聯系上下左右的神經中樞、窗口和紐帶。辦公室的特殊地位，決定了對它的特殊要求，因此，辦公室人員要嚴以律己，不論在什么環境下都要管好自己，時刻在思想和行為上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，即在言語上“不該說的絕不說”，絕對保守秘密；在行為上遵章守紀，不頤指氣使，樹立廉潔誠信、公道正派的良好形象；在日常事務中謹小慎微，一絲不茍，盡量減少失誤，不犯錯誤。

（三）要提高自覺學習的意識。時代的發展對辦公室工作人員的能力和水平提出了更高要求。協調工作作為一項綜合性極強的工作，必須不斷優化知識結構，更新知識內容，緊跟時代步伐。學習是進步的階梯，學習也是獲取知識的最直接方式。從事綜合協調工作的同志要增強自身學習的自覺性，樹立“終身學習”的理念，養成在工作中學習、在學習中工作的習慣。既要認真學習黨和國家的方針政策及法規制度等知識，用正確、科學的理論武裝頭腦，提高政治理論素養和認知水平,夯實做好本職工作的思想基礎，又要堅持學習業務知識，學習身邊的榜樣、業務上的精英，在實踐中鍛煉成長，積累經驗，不斷提高工作能力和服務水平。

二、練就協調真功，必身勤心細

綜合協調工作中存在著大量的不確定因素，有時遇有突發事件，就要立即出擊。這就要求辦公室人員樹立起時間速度與質量相統一的效率觀念，在平日里苦練內功，勤思考、細落實、善總結，認認真真、踏踏實實，在簡單的一招一式中練出真功來。

（一）協調前，勤于思考，做足功課。既要全面、完整、準確地理解和把握領導的意圖，又要收集和掌握大量的真實情況，查閱相關文件，實際進行現場調研，對不協調因素和癥結所在做到“了如指掌”，把握工作的主動性。

（二）協調中，注重細節，嚴格落實。協調工作的成敗還體現在細節的落實處理上。辦公室人員要培養自身“辦公室無小事”的責任感，既要“抓大”，也要“顧小”，既要做到大局為重，統籌安排，又要對協調中的每一個環節、每一處細節落實到位，逐一檢查，做到謹小慎微，確保不出紕漏。

（三）協調后，“回頭看”，全面總結。總結經驗教訓，探尋工作規律，能更好地指導工作實踐。每一次協調工作結束后，要及時進行認真全面地總結，看看哪些方面是最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。通過總結，不斷提高協調工作的質量和效率。

三、把握協調技巧，要靈活機動

協調工作要堅持原則，維護政策法令的嚴肅性，維護大局利益，貫徹領導意圖。離開這些，把原則做交易，協調就失去了依據。但原則性不等于死板，必要的靈活性是協調成功的關鍵。在實際協調工作中，針對新情況、新問題，善于修正原有的設想，在既不影響大局又不違背原則的情況下，充分聽取各方面的意見，采取靈活辦法或適當讓步，更有利于達到預期的最佳效果。

把握原則性和靈活性的統一，要求辦公室人員充分發揮主觀能動性，一是要敢于擔當，有高度的責任意識。遇到急事、難事，要積極主動聯系相關單位和負責人，努力統一各方思想和意見；二是要沉著冷靜，學會換位思考。在溝通協調中，多站在對方的角度看問題，通過換位思考、充分溝通，求得相互理解，達到協調的目的；三是要注意方式方法，要講究語言藝術。俗話說“良言一句暖三冬，惡語傷人六月寒”，得體的語言能簡明扼要地表達自己的意愿，又能使對方愉快地接受協調，可謂是協調工作中的“潤滑劑”。辦公室人員要根據協調對象的地位、職業、性格特點、文化素養以及需要協調工作的具體情況，因事制宜、因時制宜、因地制宜，靈活機動地采取不同的表達方式。除此以外，還要具備適度的幽默感。在氣氛緊張、發生僵局、產生拘謹時，如果能說上幾句風趣幽默而又不失體的話，就可能使氣氛變得輕松緩和下來。即使在正常氣氛中，充滿哲理和機智的幽默也能像一縷春風使協調各方充滿愉快、親切的感覺，便于暢談、交流，能有效提高協調工作的效率和質量。

四、提升協調品質，需陽光心態

協調工作關系雜、事情多、時間緊、任務重、工作累、要求高。在這樣的狀態下保持奉獻與熱愛精神，需要有良好的承受能力和健康積極的陽光心態。塑造陽光心態須把握如下三點原則：

（一）平等相待。相互尊重，能有效地縮短與被協調者之間的心理距離，有利于彼此溝通。平等待人，把自己和對方的位置擺平，形成一種輕松、愉快的氣氛，其效果比在壓抑、緊張的氣氛中要好得多。

（二）以誠相見。有一些工作活動中的不協調是由于思想上、心理上的不協調，為了達到有效的心理溝通，找到不協調的關鍵點，形成有關各方思想和心理上的共同點，就要做到“熱心” “誠信”“知心”。所謂“熱心”，就是發現對方有困難，要盡心盡力地幫助解決；發現對方思想有負擔，要熱心地幫助減輕和消除。所謂“誠心”，就是講真話，有誠意，對方才能以誠換誠，打開心扉，吐露真情。所謂“知心”，就是把對方當自己人，對方才能信任你，才能以心換心，產生感情上的共鳴，達到新的共識。

（三）切記急躁。協調工作要解決矛盾，克服困難，排除障礙，往往既棘手又緊迫。人與人交往，由于各自素養不同、處境不同、情況不同，會產生語言、態度上的差異。態度蠻橫、出口不遜、以語傷人的情況并不少見，在碰到難以協調的問題或遇上難以合作的對象時，辦公室人員必須沉著冷靜，不要動怒頂撞，要適當調整自己的心態，及時解決問題，化解怨氣和不滿，不因此而影響工作和辦公室整體形象。

在把握好這三點原則的基礎上，塑造陽光心態還要常懷感恩之心，懂得知足，懂得肯定現狀，視每一項任務為鍛煉自己、提高自己的機會，視每一個挫折和困難為成長路上的基石，珍惜所擁有的，用心體會所經歷的，感受工作帶來的滿足感和成就感。

最后，要時常保持微笑。微笑是世界上最美的語言，它不僅僅是一種表情，一種神態，一個人魅力的展示，它更是一種樂觀向上、善待人生的快樂姿態。從事綜合協調工作的同志，更應該體會微笑的神奇力量，學會微笑，發揮親和力和主動性，提升自己有效溝通和協調的能力。

總而言之，做好辦公室綜合協調工作并不容易，必須在“嚴”“勤”“細”“活”以及塑造陽光心態上下功夫，全面提升自身素質，提高工作水平，推動辦公室工作更好地發展。

[1]李笑.辦公室主管實用手冊，北京：經濟管理出版社，2005.