試論事業單位檔案管理的現狀及對策

文/湖北省黃岡市羅田縣新型農村合作醫療管理辦公室　廖秋仙

試論事業單位檔案管理的現狀及對策

文/湖北省黃岡市羅田縣新型農村合作醫療管理辦公室廖秋仙

【摘要】現階段，國民經濟的高速發展以及人們生活質量的顯著提升，使得人們對于信息量的實際需求也在逐漸加大。為此加強事業單位檔案管理極為重要。但是就目前的檔案管理情況而言，管理力度不足，工作人員的態度不端正等，使得檔案管理問題較多。為此，筆者從研究我國事業單位的檔案管理現狀入手，重點分析加強檔案管理的有效對策，為提高檔案管理水平提供參考資料。

【關鍵詞】檔案管理；事業單位；現狀；有效對策

一、引言

現階段，我國事業單位的各項工作正在順利展開中，其中檔案管理作為基本工作之一，改革以及發展檔案管理工作，對于提高檔案管理水平以及管理效率都發揮著重要作用。然而就目前形勢而言，事業單位在檔案管理中依然存在一些問題。因此建議加強對事業單位的檔案管理工作的研究，采取合理措施進行檔案管理。

二、我國事業單位的檔案管理現狀

（一）檔案管理人員對檔案管理工作的關注力度不足。事業單位的檔案存儲容量較大，檔案管理和其他工作存在著密切的聯系。所以要做好檔案管理工作。但是就目前情況而言，我國事業單位的工作人員對于檔案管理工作的認識力度不足，未能夠樹立正確的檔案管理意識。這些對于檔案管理工作的順利開展起到限制作用。甚至單位領導人員也不重視檔案管理工作，未能夠將檔案管理作為核心內容加以處理，沒有采取有效措施來提高檔案管理質量。

（二）檔案管理員缺乏了專業知識，業務處理能力不強，檔案管理能力偏低。檔案管理工作作為一項完整、系統的工作，要求管理員具備相應的專業知識以及專業技能，同時還要有毅力和耐心，能夠確保自身的工作效率。但是目前，我國事業單位檔案管理員缺乏了豐富的理論知識，并將檔案管理視為兼職工作，檔案管理工作依然處在手寫操作的階段。這樣嚴重降低了檔案管理的效率。管理員因為各方面因素的影響，導致記錄信息的不完整。此外，檔案管理員對于計算機軟件的掌握程度不足，無法運用計算機進行檔案管理，業務處理能力低。

（三）檔案管理室的基礎設施建設力度不足，檔案管理設備比較陳舊。現階段，國家經濟在發展，科技在進步，各種現代化管理設備被逐漸運用到各行各業以及事業單位的工作中。但是我國事業單位檔案管理室的檔案管理設備比較陳舊，無法適應現代化的檔案管理要求。在這種環境下，檔案管理員的工作情緒會受到影響，同時也會對他們的管理質量以及工作效率產生直接影響。

三、事業單位加強檔案管理的有效對策

（一）事業單位的相關人員應樹立正確的檔案管理意識，建立完善的檔案管理機制。樹立正確的檔案管理意識，是加強檔案管理的基本條件。事業單位應讓本單位所有檔案管理員掌握我國《檔案法》的基本內容，并讓他們形成一種法律自我約束，規范自身的檔案管理行為。此外，事業單位應建立完善的檔案管理機制；管理員應加強檔案的網絡化管理，充分利用網絡技術，加強對檔案管理工作的整體把握，一旦發現其中的異常情況就需要采取相應的應急方案加以解決。而事業單位的有關領導人員則應重視檔案管理工作，并將其作為重點工作。

（二）面提高檔案管理員的業務處理能力以及管理效率。事業單位應定期組織業務培訓，提高檔案管理員的綜合素質。而檔案管理員則應對檔案管理工作有較為全面的認識，重視檔案管理工作，明確工作內容以及管理目標。同時管理員應明確自身的職責，不斷學習，不斷更新自身的知識結構以及技能結構，掌握相關軟件以及有關技術的操作流程，并充分應用到日常的檔案管理中；能夠從心里認可檔案工作，并在工作中飽含熱情，認真對待工作，有耐心，保管好檔案資料，確保檔案的完整與安全。

作為事業單位，則應全面加大檔案管理的宣傳力度，讓更多人認識到檔案管理的重要性。唯有這樣才能夠讓更多人真正了解該工作。此外，事業單位應該建立健全的檔案管理體系，確保檔案的科學化以及系統化管理，保證工作的順利展開。

（三）合理增加資金投入量，全面加強檔案管理室的辦公環境建設。高新科技的迅猛發展，使得各種先進技術以及現代化設備逐漸被應用到各項管理工作中。其中檔案管理更加需要利用這些先進技術以及現代化設備。由于檔案管理的任務量巨大，工作繁瑣，管理員在整理檔案資料的同時，還需要將檔案資料進行分類處理，并保管好檔案資料。因此，事業單位更應該加強檔案管理室的基礎設施建設，配置先進的設備以及高新科技，以此減少檔案管理員的工作量。

（四）不同地區的經濟發展水平不同，科技發展程度也不相同。

因此我國的事業單位應結合本地區經濟條件來改善檔案管理室的工作環境，相關部門就可以向當地政府部門申請增加投入資金，當申請成功后，可以將這些費用用來更換設備，從而改善工作條件。

事業單位建立完善的網絡管理系統，將縮微、計算機以及光盤等諸多技術加以結合，并充分應用到檔案管理中；將檔案管理和計算機網絡相結合，加強網絡管理，以數字化和網絡化管理為手段，促進檔案的優質化管理；而檔案管理員應充分利用該系統，提高自身的工作效率，降低工作強度。

四、結語

現階段，事業單位先行的檔案管理制度并不完善，國家對于檔案管理工作的認識力度不足。因此筆者建議事業單位應加強認識，發現檔案管理工作中存在的問題，樹立正確的管理意識，完善相關機制，全面提高檔案管理員的業務處理能力以及管理效率，加強辦公設施的建設；并在今后的檔案管理中，應以科技為關鍵，推動檔案的數據化管理。

參考文獻：

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