“三位一體”管理模式打造檔案優勢利用平臺

文/中國石油集團渤海鉆探第五鉆井工程分公司 崔艷玲

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“三位一體”管理模式打造檔案優勢利用平臺

文/中國石油集團渤海鉆探第五鉆井工程分公司 崔艷玲

【摘要】為體現檔案管理工作的參與性和前瞻性，實現源頭控制，進一步推進檔案編研，通過實踐，構建公文、信息、檔案“三位一體”管理模式，建立文檔一體化、新聞信息與檔案一體化管理，創新檔案管理模式，有效集中和開發利用檔案信息資源，提高檔案信息資源利用率，三輪驅動服務于生產經營建設，以軟管理提高硬實力。

【關鍵詞】公文；信息；檔案；三位一體

中國石油集團渤海鉆探第五鉆井工程分公司是基于國內外陸上石油鉆井技術服務的大型國有企業。該公司著眼于“三基”建設，深入推進企業現代化管理創新，在檔案信息化建設中，集公文與檔案一體化、網絡新聞信息與檔案一體化管理的“三位一體”管理模式，以豐富的檔案信息資源、快速查詢的便捷手段和網絡新聞信息的宣傳效應，服務于生產經營，提高工作效率，樹立企業形象。近幾年來，國家對中央企業檔案工作更加重視，業務指導由原來的國家檔案局調整為國資委和國家檔案局共同指導，明確提出中央企業檔案是國家信息資料和國有資產的重要組成部分。中石油集團公司檔案工作 “十二五”規劃綱要明確提出“六化”建設目標：檔案館舍現代化、檔案資源體系化、檔案館藏數字化、檔案信息集成化、企業形象可視化、檔案隊伍專業化。結合國家檔案局、國資委要求和集團公司檔案工作目標，在渤海鉆探公司統一指導下，該公司及時調整檔案工作思路，將原有以實體檔案管理為主轉化為以電子檔案數字化管理為主，并將“公文、信息、檔案”三合一，通過網絡捆綁式服務，解決公司因市場分散、點多面廣戰線長，鉆井隊不了解文件精神、不方便查詢井史資料，信息渠道閉塞，造成管理脫節局面。從而有效推進管理提升，解決管理短板，堵塞漏洞，確保政令暢通，激勵鉆井隊提速創效積極性，發揮出檔案在鉆井生產經營中的積極作用。近6年來，該公司檔案管理工作通過不斷實踐創新，集文檔一體化、信息檔案一體化“三位一體”管理，推進了現代化的開放式檔案信息管理模式，形成“產業鏈”式系統化工程，從檔案產生、進入庫藏、數字加工、提供利用到成果推廣，打破了檔案深閨鎖死檔的局面，打破了文件不出機關的局面，打破了“一言堂”新聞信息造假的局面，激活了管理模式，使檔案信息在公司生產經營建設中的積極作用得到有效發揮。

一、建立公文、檔案一體化管理

文檔一體化，是基于檔案工作前置，實現文件從接收到承辦、從制作到發送最終歸檔的全過程控制管理，通過統一規范管理，實現文件、檔案一步到位，既突出了文件管理職能，又體現了檔案管理目標跟蹤的要求。

該公司制訂有《公文管理辦法》，將“公文管理”崗位職責劃歸“檔案管理”崗位職責，OA系統和檔案管理系統由1人統一管理。管理人員在收文和發文后，均可通過OA系統“公文歸檔”，達到即時歸檔操作，無需下載后再上傳，OA系統和檔案管理系統的直接對接，實現了公文和檔案的直通車。2009年，該公司上線集團公司OA電子公文系統，通過OA系統對上級文件接收、承辦和公司文件擬訂、審核、下發、歸檔的統一管理模式，使公司所有OA用戶在同一時間能及時閱讀到公司文件，了解相關政策，避免了文件查找困難和重復申請查借文件造成不便和資源浪費現象。由于作好前端控制，公文評比在渤海鉆探公司中連續3年未出現差錯，位居前列。

二、建立新聞信息、檔案一體化管理

當低頭看屏已成風景，信息已脫離紙介媒質呈迅速發展態勢。2008年，該公司建立網絡新聞信息化管理平臺，由檔案管理人員統一管理，根據信息重要性和時效性進行采集、核實、編輯，選取具有代表性、獨特性，反映公司在生產經營建設方面的突出成績、典型事例，每天進行采集、編輯和上報。使檔案人從館藏幕后走到網絡服務前臺、變故紙堆為活信息的有效途徑，重視檔案編研已成為集團公司及至整個社會的檔案管理研究方向。該公司同時建立《網絡信息管理辦法》，明確職責和考核獎勵制度，各單位及時上報工作亮點，檔案管理人員通過對數據、事件核實，編輯成有價值的新聞稿發布，提升了檔案人的前沿工作參與意識，為檔案編研搭建平臺。檔案管理者從幕后到前臺，不僅體現了檔案意識和檔案行為的深入和普及，而且對于檔案人的素質也是一個極大的促進和提高，而更重要的是，對各基層單位的亮點及時反饋、工法、經驗的共享，即樹立了公司形象又提高了工作效率。

檔案管理人員網絡新聞信息工作已連續6年獲得渤海鉆探公司先進單位，2012年獲得《平安之路》征文優秀單位、2013年獲得《創新工法》征文優秀單位、2014年獲《節支降耗優秀工作方案》多項獎勵。

三、建立數字、實體檔案一體化管理

集團公司檔案“十二五” 規劃綱要和檔案評價工作要求，加快檔案數字化、信息化建設，逐步形成檔案資源集約化、庫存數字化、利用網絡化、人員專業化、管理現代化模式。該公司就此從完善制度入手，實行“歸檔范圍確認制和備案制”，同時加大檔案軟、硬件建設投入，購置大存貯微機、掃描儀；更換檔案密集架，加大檔案管理人員專業培訓，使該公司庫

存的文書檔案、合同檔案、科技檔案、會計檔案、設備檔案、鉆井井史和人事檔案等，全部按照規范化管理，并及時實現了實體和數字化檔案的全面對接。

一是推進檔案信息化建設。檔案信息化，是檔案管理升級的必由之路。2011年，該公司著手進行了集團公司檔案系統上線工作，成立《檔案管理系統項目組織機構》，同時，對于電子檔案按照相關規定進行特殊保護。首批完成了檔案系統歸檔工作，涉及文書、合同、科技、會計、設備、井史、榮譽等檔案，數據上線位居渤海鉆探公司前三名。重點抓好歷史檔案數字化工作，下發《關于歷史檔案數字化工作安排的通知》文件，明確責任分工，同時購置掃描儀，專門用于文書和井史等檔案掃描，歷史檔案數據進入系統，檔案檢索快速、提供利用迅速，通過檔案系統平臺，實現檔案科學化、現代化管理。

二是深入檔案開發利用。檔案保管歸根結底是為了提供利用，檔案管理人員除日常辦理檔案查借閱，作到手續齊全、借出歸還無差錯外，還針對不同時期檔案進行適時歸類，重點開展專項檔案編研工作。完成自1976年有公司記載的組織史、組織機構沿革。編纂渤海鉆探公司成立以來大事記、年鑒，以及管理制度、干部任免職、鉆井統計資料等13個匯編。同時檔案管理人員注重收集網絡新聞信息重要生產經營信息，積極發揮檔案信息資源豐富的作用，撰寫的稿件在中國石油報（中國石油新聞中心）、華北石油報、渤海鉆探公司網頁等報刊雜志和網絡上發表，樹立公司良好形象。連續6年獲得渤海鉆探公司網絡新聞信息先進單位，實現檔案信息資訊由收集、編輯、發布、歸檔到再利用一體化管理。

在容納了OA、網絡新聞信息、檔案系統三個管理平臺后，檔案管理走在了各公司的前列，不僅實現檔案由幕后服務到前臺控制，整合了包括文書、合同、設備、科技、單井、會計、榮譽等諸多數據，形成了龐大的數據庫，為鉆井生產提供了優質高效的服務。2013年被渤海鉆探公司檔案評價為A級單位。