醫院人事檔案管理信息化建設

文/棗莊市中醫醫院　張妍

醫院人事檔案管理信息化建設

文/棗莊市中醫醫院張妍

【摘要】人事檔案是個人和單位的寶貴財富，特別是對于醫療機構中的專業技術人員而言，個人人事檔案不僅僅能反映醫院綜合醫療水平和科研能力，更能完整記錄個人工作情況、業務發展及各種表現，醫院人事檔案管理的系統化建設就顯得尤為重要和迫切。

【關鍵詞】醫院；人事檔案；信息化

人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。

醫院作為醫療機構中最重要的基層部分，其人員構成以專業技術人員為主。衛生專業技術人員在長期的臨床醫療實踐和科研活動中，因職稱晉升、崗位聘任、獎勵表彰等材料豐富，個人人事檔案不僅僅能反映醫院綜合醫療水平和科研能力，更能完整記錄個人工作情況、業務發展及各種表現，是單位和個人的寶貴財富。

近年來，隨著醫療市場的競爭日趨激烈，許多醫院擴大規模、添置設備、增加床位、引進新技術和新成果，基礎設施建設和外延建設不斷加強，同時伴隨而來的是人員數量的劇增、類別的復雜化、人員流動大潮涌動，作為綜合反映人員情況的人事檔案在促進人員合理流動、考察人員基本素質和辦理勞動關系中發揮越來越重要的作用。因而，醫院人事檔案管理的系統化建設就顯得尤為重要和迫切。

一、醫院人事檔案管理現狀

（一）職工對個人檔案的重視程度不夠、存檔意識淡薄。有一部分人認為個人檔案屬于個人私有財物，借各種理由將個人人事檔案私自保存甚至涂改調換某些內容；另有一部分人不重視個人材料的完整性，特別是對一些后續材料的補充和歸檔不重視，造成檔案內容不銜接。

（二）大多數醫院的人事檔案有上級主管部門或人事代理機構負責保管。尚且還沒有建立起合理規范的檔案管理制度，對一部分現有的規章制度執行不到位，造成個人材料散落在不同部門、歸檔不及時，甚至出現材料破損、遺失等情況，最終導致個人人事檔案缺乏系統性、完整性，時間上缺乏連貫性，無法真實反映本人的實際情況。

（三）缺乏對檔案工作的硬件支持。目前大多數檔案存放空間狹窄，溫度、濕度及布局等都不符合檔案保存的要求，甚至威脅到檔案材料的安全性。另外，專業技術人員或業務指導人員匱乏，無法有效地規范化開展工作。

以上因素直接導致目前醫院人事檔案管理混亂、無序，亟須加強信息化建設。

二、人事檔案信息化的作用

人事檔案信息化的主要內容是建立一個依托紙質材料而成的數據庫，其中數據平臺的設計和輸入途徑的規范是重要基礎。目前，一些新開發的人事管理軟件已經在逐步將工資系統納入統計范圍，并且把身份證號碼作為驗證身份的依據，這已經是走上了人事檔案信息化的道路，隨著平臺的完善和信息含量的擴大，不僅能夠提高工作效率還能避免人工操作中出現的計算錯誤、材料遺失等問題。

三、人事檔案信息化建設的措施

（一）提高檔案專業技術人員業務水平和綜合素質。檔案管理人員的素質和業務能力直接影響檔案管理工作的整體水平，要做好新形勢下人事檔案管理信息化工作，首先要提升檔案管理人員的業務水平。當下，醫院人事檔案管理人員大多是身兼數職，無法專門從事這一工作，要安排專業人員從事檔案管理工作，并定期派送人員到專業單位學習新鮮的管理知識，及時根據工作需要來調整檔案管理方向。特別是在信息化潮流下，熟悉并掌握新技術、新設備是專業檔案管理人員必備素質之一。另外，良好的政治素質和高度的責任心是做好人事檔案信息化管理工作的關鍵。人事檔案是單位和個人的重要財富，乃至涉及到重要機密，所以，作為專業的檔案管理者必須具有高度的責任心、事業心以及縝密的鑒別能力。

（二）配置相應的設備是人事檔案信息化建設的重要基礎。加快人事檔案信息化建設步伐不能僅僅依靠管理人員管理理念和技術的更新，同時還需要給予相應設備、器械和工具的投入。現今，隨著醫院人員規模的擴大和人員簡歷的復雜化，人事檔案管理工作面臨前所未有的挑戰，龐大的信息量使得信息的搜集、整理、歸檔、查閱等都需要實現信息化，需要工作人員借助大數據平臺硬件設施來提高工作效率。為此，需要購置一些諸如電腦、打印機、復印機、掃描設備等現代化辦公設備，充分發揮現代技術和設備在檔案管理中的作用，加快人事檔案管理信息化建設步伐。

（三）嚴格制度管理。人事檔案因其特殊性，在整理、保管過程中一定要確保安全，因此，必須建立嚴格的管理制度。在目前的檔案管理工作中，往往是將制度束之高閣，僅以方便工作或是人為因素來管理，制度規定已然成為一種形式。在加快人事檔案信息化建設的同時，制度建設和規章制度完善必須實現配套。一是要充分重視網絡安全和電子數據安全，制定必要的安全措施保障電子材料及數據的完整性和安全性；二是根據實際工作需要建設相對完善的數據庫，規范業務流程、技術程序及工作細節；三是制定統一的管理標準，對于檔案整理這一繁瑣的工作，統一的標準不僅可以使檔案材料整齊規范，也可減少后續查閱、檢索過程中的工作量，提升工作效率。

隨著社會的發展，個人對人事檔案認知度及重視度的增加，人事檔案管理工作已經進入了一個新的發展階段，加強人事檔案管理信息化建設是社會發展的要求，只有不斷創新、謹慎工作，才能真正發揮檔案材料在實施決策活動時的指導、規范和監督作用。

參考文獻：

[1]陳兆娛.檔案管理學[M].人民大學出版社,1980.

[2]郭洪敏.檔案信息管理系統建設應注意的幾個問題[J].江蘇檔案,2010.

[3]劉彤芳.對醫院檔案管理信息化建設的思考[J].科技創新導報,2011.