檔案庫房管理中現代化技術的應用研究

文/惠州市氣象局 曾曉瑩 陳春雷

一、企業檔案庫房管理工作實現現代化的重要性

隨著新興技術在各個領域快速發展與進步，檔案管理中也逐漸運用到現代化技術，并逐漸不斷推廣。隨著社會以及科學技術的進步，檔案管理迎來了更大的機遇與挑戰。企業檔案庫房現代化建設是要將企業員工與企業各種資料轉化為電子文檔進行有效地管理與應用,建立完備的檔案資料數據庫。企業檔案庫房的現代化管理要利用計算機處理各種檔案資料，然后通過計算機網絡就可以方便地查閱各種信息資源，促進人們了解新的事物。企業檔案庫房管理的現代化不但能夠提高檔案庫房管理的安全性能，又能極大程度的節約人力物力。相關部門理應做到與時俱進，不斷提升自己的現代化素養，并將現代化技術不斷運用到檔案管理中去。

二、企業檔案庫房管理工作現代化建設的途徑

（一）規范管理制度。在現代企業制度中，企業檔案管理部門是一個非常重要的機構，同時其檔案管理活動要在法律法規范圍內，因此檔案管理工作的現代化建設在一定程度上要在法律法規的允許下進行，從而使企業檔案管理工作有章可循、有法可依。而企業也要制定相應的管理制度，同時對工作人員進行不間斷的培訓與內部約束，而且在制定檔案資料的規則制度時，要充分考慮到它的可操作性。

（二）完善監督制度。只有有效的管理力度才能保證檔案庫房管理現代化技術運用的質量，使檔案管理工作順利進行。同時完善的監督制度可以促進檔案庫房管理工作人員能夠認真工作和發揮他們主觀能動性，在實踐工作找到更好地實現檔案現代化的方式方法，也可以進一步保障檔案資料的安全存放。

（三）提升工作人員素質。在新的時期，企業的檔案庫房管理工作要不斷與時俱進，推廣現代化技術，這就需要一批高素養的相關工作人員。故想要做好檔案管理工作的現代化就必須不斷提高工作人員的職業技能。這需要相關人員接觸到現代檔案庫房管理的最新模式，而且現在檔案管理現代化建設要以“以人為本”為原則。不斷吸引具有專業知識以及外圍基礎學科專業知識等科學文化知識的人才質。

（四）建設實用的現代化資料庫。如今很多企業的檔案資料利用網頁的方式進行儲存，那么企業工作人員就可以隨時檢索需要的資料，促進信息資料的有效利用。建設一個實用的檔案管理現代化網站可以獲得很好的經濟效益，進而促進檔案管理工作的順利進行。另外企業工作人員可以通過檔案庫房登錄網頁界面查詢當前檔案庫房中資料的情況，包括是否在庫房中以及何時歸還等；而檔案庫房管理人員可以及時查閱某種資料被何人借走以及當事人借閱記錄等，這樣通過設置查看權限保護個人隱私等。企業檔案庫房現代化建設是要將企業員工與企業各種資料轉化為電子文檔進行有效地管理與應用,建立完備的檔案資料數據庫，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，并且相比依靠紙質文檔保存資料更有利于進行資料檢索，而且節約時間與資金。

（五）檔案庫房安裝溫濕度等自動監控設備。企業為每個工作人員辦理進入檔案庫房的證件，同時安裝相應的檢測設備，這樣只有具備證件的工作人員才可以進入，不但可以減輕檔案庫房管理人員的工作負擔，還可以記錄相關人員的進入情況。在檔案庫房里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設備，這樣設備通過無線網實時傳輸到值班室的監控屏幕上，這樣檔案庫房管理人員可以隨時監控到庫房中的情況。同時利用數據處理系統處理各種傳感器傳輸回來的數據，并在數據處理程序中設定相關溫度、濕度等預警值，超出預警值就發出信號提醒檔案管理人員，這樣工作人員就可以隨時了解到檔案庫房中存在的安全隱患，使其能及時采取措施，從而實現檔案庫房的自動化管理。

（六）加強現代化。企業要實現現代化管理，就應該建設企業的檔案庫房管理的現代化。在檔案庫房管理工作中運用現代化技術，不但能夠提高檔案庫房管理的安全性能，又能極大程度的節約人力物力。因此，相關工作人員應不斷將現代化技術運用到檔案庫房管理工作中去，做到與時俱進，不斷引進新技術。不再依靠紙質文檔保存資料，這樣企業大量的檔案資料就可以隨時通過計算機檢索出來，而且節約時間與資金。

（七）合理推進現代化進程。在新的歷史發展階段，企業檔案庫房管理現代化建設要與自身的經濟發展目標相適應,要按照實際情況規劃企業檔案庫房管理的現代化，而不能盲目跟風。在進行企業的檔案庫房管理現代化的建設之前，必須要深入地進行科學規劃，有條理的推進。規劃要充分結合企業實際情況，制定檔案庫房管理現代化的近期目標與長遠規劃，注重檔案管理工作現代化的實用性與靈活性，這樣才能使檔案管理現代化得到順利推進，使檔案庫房管理工作得到可持續的發展。

三、總結

隨著新興技術在各個領域快速發展與進步，檔案管理中也逐漸運用到現代化技術，并逐漸不斷推廣。企業檔案庫房現代化建設是要將企業員工與企業各種資料轉化為電子文檔進行有效地管理與應用,建立完備的檔案資料數據庫。目前，企業檔案庫房管理的現代化是發展的趨勢,很多企業在檔案管理現代化的建設工作中取得了很大的成績。

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