淺談企業電子文件統一管理模式的可行性與利弊分析

文/中國石油集團長城鉆探工程有限公司　楊曉峰

淺談企業電子文件統一管理模式的可行性與利弊分析

文/中國石油集團長城鉆探工程有限公司楊曉峰

【摘要】隨著科技的發展和計算機的應用，企業的電子文件管理問題日益凸顯。如何做好企業的電子文件統一管理工作，是電子文件管理人員要思考的問題。在分析電子文件管理可行性和利弊后得知，應通過技術管理來不斷提高企業電子文件管理的水平。

【關鍵詞】電子文件；統一管理；電子管理模式；管理優勢；弊端

一、企業電子文件管理概述

電子文件作為企業重要的信息資源，對企業的信息化發展建設具有重要的作用。因此，企業電子文件的管理需要加強，以保障企業檔案信息的完整性、安全性，提高企業電子文件的管理水平。然而，目前的電子文件管理制度不夠完善，管理技術相對落后，企業的電子文件管理水平還處于相對較低的階段。所以，加強電子文件的管理工作成為了必然。

二、企業電子文件統一管理模式

(一)企業電子文件統一管理注意事項。當今社會，計算機的普遍應用，給企業的電子文件管理提出了新的課題和挑戰。要做好電子文件的統一科學管理，應做好以下幾點工作。

1.增強管理意識。電子文件作為企業重要的信息資源，對企業的信息化發展建設具有重要的作用，因此應增強企業電子文檔統一管理的意識。

2.加強制度建設。有詳細的規章制度才能規劃科學的管理方式，建立科學的企業電子文件管理制度是非常重要的。

3.加大收集力度。電子文件收集工作繁瑣而且復雜，要求電子文件管理人員有一個良好的工作態度并訂立具體的工作目標。

4.加強安全防護。企業電子文件多涉及企業內部商業機密，安全防護工作不容忽視。

5.加大培訓力度。要讓每個電子文件管理人員熟悉管理制度，切實按照管理制度執行到位，不斷提高電子文件管理人員的業務素質。

(二)企業電子文件統一管理的主要問題。1.對電子文件的認識不夠重視：電子文件是伴隨著計算機應用技術的發展而發展起來的，然而對于電子文件的意義和作用，卻并沒有得到足夠的重視。例如：只把電子文件存儲在移動硬盤內，卻沒有進行規范的整理歸檔。長此以往，很容易造成電子文檔堆積如山，無法查詢和利用；一些不重要的信息內容同時保存了電子文件和紙質文件兩種不同類型，造成了人力、物力的浪費。2.辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容：不同的軟件數據難易轉換，對于企業電子文件的保存帶來麻煩。因此要統一辦公軟件和檔案管理軟件，使其軟件相互兼容。3.電子文件存在不安全性：電子文件具有可復制、傳播快、信息共享廣泛、信息內容易改動等特點，給電子文件的長期保管帶來了很大的困難，也給電子文件管理人員提出了新的挑戰。

只有正確認識到以上問題，規范企業電子文檔的統一管理，才能促進企業電子文件的統一管理水平得到進一步提升。

三、企業電子文件統一管理模式的利弊

隨著電子科技的飛速發展，企業電子文件的統一管理顯得越來越重要。如何正確認識企業電子文件的統一管理模式，應該從兩個方面來看，既要看到它的優勢，又要看到它的弊端。

(一)企業電子文件統一管理的優勢。1.電子文件的歸檔便利：電子文件可以隨時歸檔，提高辦公效率。或者可以根據需要規定時間來歸檔，并且按照文件的性質來分類，設定訪問級別，方便保存和查找，提高效率。應養成歸檔的習慣，防止電子文件的流失和病毒的破壞，保障文件的完整性。2.有利于文件的歸檔整理和查詢。電子文件歸檔后成為電子檔案，電子檔案可以方便管理。在接收電子文件時，要及時給每個電子文件編制文件號或者檔號，規范文件的上下級關系。多方面的進行規范歸檔，將方便管理人員查閱，大大減少管理人員的勞動量。3.有利于信息的整合和利用。企業的電子文件數量繁多。大量文件歸檔成為電子文檔，可以利用計算機技術對電子文件進行信息整合和加工處理。相對于紙質文檔來說，克服了手工信息整合難度大的缺點，提高了信息整合的效率，提高了檔案信息利用的時效性。此外，相對于傳統紙質文件，電子文件信息傳遞更快，更方便。所以，建立一個科學的電子文件統一管理系統，可以大大提高信息的利用價值。

(二)企業電子文件統一管理的弊端。1.存儲要求高。電子文件容易受到外界環境的影響，因此對其保存的條件要求較高。電子文件是現在科技的發展興起的產物，它的載體性質導致其容易損壞。例如：光盤存放時間久了，會產生磨損或者粘連，影響信息數據的讀取。針對電子文件的壽命相對紙質文檔較短這一缺點，應注意以下幾個方面：(1)灰塵。灰塵主要是對電子載體的物理破壞，化學破壞，生物破壞，計算機無法讀取數據；(2)磁場。磁場可以把文件載體消磁，造成信息失落或者破壞，影響信息讀取效果；(3)光線和有害氣體。紫外線會對文件載體產生氧化反應，破壞文件載體的穩定性，使文件載體老化，變質。

2.使用壽命短。電子文件必須通過計算機才能讀取，如果技術過時，就會影響信息讀取。計算機技術的更新很快，所以電子文件的壽命沒有紙質文件長。技術過時了，嚴重影響電子文件載體中的信息安全。

3.安全隱患大。電子文件的信息保護面臨著巨大的安全隱患。電子信息很多涉及企業內部的機密文件，不容外人隨意讀取。電子文件網絡性的特點，加上隨著網絡盜取技術的不斷提高，很難做到絕對的保密。同時，電腦病毒通過侵入技術，破壞數據和程序，對電子文件安全造成了極大的影響。電子文件的安全性得不到保障，會造成嚴重的后果。

4.人員素質低。實現電子文件的科學統一管理，對于其管理人員的要求已經不能僅僅局限于掌握一般的計算機操作的能力了，而是需要高素質的管理人員，以適應信息時代的要求和電子文件發展的需要。

(三)針對企業電子文件統一管理弊端的對策。1.做好電子文件的保管工作：對需要長久保存的電子文件，要定期復制，防止信息丟失；對于信息價值大的電子文件，可以采取磁介質為主的載體保存方式。電子文件和紙質文件的應采取“雙軌制”，即電子文件和紙質文件要同時各保存一套，便可加強電子文件的安全性，確保信息安全。

2.做好歸檔電子文件的技術處理：可以通過技術處理，把已經歸檔的電子文件改為“只讀”文件，以防止電子文件的被隨意修改使得電子文件被惡意破壞。此外還可以采取防火墻技術和數據加密技術，對存取權限進行控制，使外部人員難易讀取電子文件信息。

3.提高電子文件管理人員的業務素質：企業電子文件管理人員要加強對電子文件的管理意識，提高對電子文件信息重要性的認識，掌握電子文件管理的基本技能和知識，推進電子文件的標準化、統一化、自動化管理，并且要在實踐的基礎上不斷創新，努力完善電子文件檔案信息管理新技術，不斷滿足企業對檔案信息日益增長的管理需求。

四、總結

電子文件作為新的文件載體已經成為文件檔案管理的重要組成部分。隨著科技的發展和電腦技術的普及，電子文件的管理工作已經成為企業文件管理的重要內容。電子文件管理人員要提高管理意識、完善管理制度、引進先進技術，不斷學習、利用新理念、新技術，確保電子文件的真實性、完整性和長期可讀性。在分析電子文件統一管理利弊的同時，電子文件管理人員還要過努力創新，不斷提高管理水平，為企業的電子文件管理作出新的貢獻。

參考文獻：

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