淺談電子檔案管理存在的問題及對策

文/豐寧滿族自治縣國營林場總場　王金蓮

淺談電子檔案管理存在的問題及對策

文/豐寧滿族自治縣國營林場總場王金蓮

【摘要】電子檔案管理成為現代檔案管理的重要模式,但還存在著許多亟待解決的問題。為了適應現代檔案管理發展的需求，筆者通過認真的研究、探討，提幾點淺顯的建議及對策。

【關鍵詞】電子檔案；管理；問題；對策

一、電子檔案管理存在的問題

電子檔案管理是檔案管理和現代信息技術發展相結合的產物,它將成為現代檔案管理的重要模式,它可以給社會及人民群眾利用和共享檔案信息資源帶來諸多的便利。電子檔案管理以其現代信息技術手段，在其收集、存儲、輸出和處理等方面,與傳統載體檔案相比較具有不可替代的優越性。由于電子檔案形成的內容與存在的形式具有相對獨立性，極易使其內容發生變化，從而導致其失去了固定的形式，使檔案行政管理部門對其進行檢查時，對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性難以進行認定。所以說，電子檔案管理工作中存在著許多亟待解決的問題,具體總結如下:

（一）電子檔案管理意識淡薄。大部分黨政機關、企事業單位等部門領導及檔案管理人員對電子檔案管理的意識淡薄，管理機制不健全，監督指導不到位，上級領導對電子檔案管理工作重視程度不夠,沒有統籌規劃和基本制度約束，財政投入不足,缺乏對電子檔案工作管理和領導。

（二）電子檔案的原始性問題。新生成的電子檔案，其狀態與傳輸、接收中的狀態應該是完全一致的，既是原始的，但又可以復制，原始性不容易判斷和確認。

（三）電子檔案的真實性問題。在將紙質檔案向電子檔案的轉化過程中，由于計算機硬件與軟件傳輸系統存在不穩定性，加之工作人員技術水平有限，稍有不慎就會導致檔案信息的丟失，致使電子檔案內容失真、“出錯”等問題極易發生。

（四）電子檔案的安全性問題。計算機管理系統功能強大、技術先進，但存在很多缺陷。首先，電子檔案管理系統內存儲的數據輸入易被篡改或破壞，網絡系統中信息易被竊取或泄露，安全存儲功能薄弱；其次，計算機病毒的危害性破壞極大，會直接影響電子檔案的安全。

（五）檔案管理人員素質問題。第一，各部門沒有建立健全的電子檔案管理人員的監督考核制度。由于電子檔案存儲的數據記錄在光盤、磁盤等磁性介質上,通過技術手段實現篡改、復制、偽造檔案信息的非法行為,具有很強的隱蔽性,發現作弊是很困難的。第二,缺少必要的計算機維護、網絡安全維護人員。電子檔案管理包括硬件和軟件系統安全、網絡維護等,要求工作人員不僅要掌握電子檔案管理專業知識,還必須熟練掌握現代信息技術。

二、加強電子檔案管理的對策建議

通過對電子檔案管理工作中存在的問題分析、探索，提出以下幾點對策和建議：

（一）加強對電子檔案管理工作的認識。首先，黨政機關、企事業單位領導及檔案管理人員要從實際出發，不斷增強電子檔案管理工作意識，建立嚴格的電子檔案管理制度和規范。加大宣傳和監督力度，切實做好電子文件的數據接收、整理、歸檔、移交以及錄入轉化工作。其次,要積極爭取上級領導的重視、關心和支持,加大財政投入,購置先進的軟硬件設備，配備懂電子檔案管理的專業技術人才，并將此項工作納入機關、事業單位工作范疇加以考慮和安排,保證電子檔案管理工作正常有序開展。

（二）加強對電子檔案形成單位的管理。檔案行政管理部門制定科學規范的電子檔案接收數據模式,建立統一的電子檔案管理流程，使用統一的檔案系統管理軟件，要明確各方職責和管理權限，制定電子檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及方式。同時還要定期對所轄區機關、企事業單位檔案管理人員進行業務指導、監督與檢查，使各部門形成的電子檔案及時收集、整理、歸檔，做到齊全完整、科學規范。

（三）加強電子檔案的安全可靠性管理。采用現代信息安全管理措施，建立完善的、與存儲技術相匹配的管理制度，通過明確電子文件管理流程，根據電子檔案管理需求，將文檔一體化管理模式構筑起來。定期對設備進行檢查與維護，及時更新檔案系統管理軟件，確保電子檔案的真實性、完整性、原始性。在調閱電子檔案時，通過設置訪問權限、密碼、驗證碼等方式，防止外來因素對電子檔案的惡意攻擊、破壞和篡改，從而提高電子檔案的安全可靠性，便于永久保管、利用。

（四）加強電子檔案的數據備份與保管。首先，要做好電子檔案的數據備份與恢復工作。針對網絡傳輸系統不安全、易受計算機病毒、黑客攻擊等特點，要建立數據備份與恢復系統，確保電子檔案信息在計算機或網絡出現故障時安全無誤；此外，電子檔案的存儲介質易受磁場、溫濕度、粉塵、細菌等因素影響，致使存貯的內容存在不穩定性，所以，存放（存儲）電子檔案必須有專用庫房、防磁柜以及安全性較高的磁性介質、電腦設備等。

（五）加強對檔案管理人員的素質培養。電子檔案管理是一項專業性、技術性、政治性很強的工作，隨著現代信息技術發展，對檔案工作人員的要求越來越高，檔案主管部門要加強對電子檔案管理人員政治素質與專業技能的培養，通過舉辦培訓班、現場指導、發放學習材料等形式，讓他們系統掌握現代信息管理知識和檔案專業知識，使他們樹立較強的責任意識、風險意識，具備較高政治素養、職業道德水平。

三、總結

總之，為了適應新時期檔案管理工作的需要，我們必須加強對電子檔案管理工作問題的探究和思考，與時俱進，不斷創新，為更好地促進檔案事業的發展貢獻力量。

參考文獻：

[1]劉長杰,宋淑云.高校電子檔案管理中存在問題及對策[J].中國科教創新導報,2013(19).

[2]厲小雅.電子檔案管理面臨的問題及對策探討[J].卷宗,2015(1).