加強中職學校檔案管理工作的幾點建議

文/慶陽職業技術學院　張紅

加強中職學校檔案管理工作的幾點建議

文/慶陽職業技術學院張紅

【摘要】本文根據多年的檔案管理經驗提出了加強中職學校檔案管理工作的幾點建議，希望能夠為中職學校做好檔案管理工作，提供一些參考。

【關鍵詞】中職學校；檔案管理；檔案資料

中職學校在發展的過程中，面臨著嚴峻的挑戰，為了促進中職學校的健康、平穩發展，必須做好中職學校的檔案管理工作，充分發揮檔案管理的作用。筆者根據多年的檔案管理經驗，提出了中職學校檔案管理工作的幾點建議。

一、對檔案管理的機制進行完善

中職學校要做好檔案管理工作，首先就要立足于提高學校全體員工對檔案工作的認識。學校要組織員工共同學習《中華人民共和國檔案法》，對檔案管理工作進行系統的了解，加大對檔案法律知識的宣傳力度。中職學校的領導和全體師生都要認識到檔案管理工作對于中職學校的發展有著重要的意義，重視和支持檔案管理工作。與此同時，還要將管理機構建立起來，完善檔案管理的績效考核評估機制。中職學校的領導要作為檔案管理機構的主要負責人，要求各處室，負責人都要參與檔案管理機構。在中職學校的各個科室都要設置兼職檔案員，包括團總支、工會、總務處、培訓處、招就處、政教處、教務處等等。要將完善的績效考核評估機制建立起來，對考核指標進行細化，提高其可操作性。對于在檔案管理方面達標的部門要進行獎勵，對于未達標的部門要進行相應的處罰。從而做到保密有條例、借閱有規定、立卷有標準。

二、做好檔案資料的整理和收集工作

中職學校要提高對檔案立卷的重視，積極收集學校的各種文件材料和上級發送的文件材料，包括勞動工資、協議書、重要會議材料等單位公務活動材料。在收集這些材料之后，就要按照類別和年度對不同載體和不同門類的材料進行整理和歸檔。要按照學制年度對學生的學籍表、各科成績表、學生登記表等檔案資料進行立卷。由于學生的檔案材料具有較強的周期性，要求檔案管理人員要定期對其進行收集和整理，并對立卷進行核實檢查。對于教職工的資料則應該建立教師的個人檔案，由專人進行管理和保存。要對學校舉行的各種重要會議和活動資料進行妥善的收集，例如師生獎懲、觀摩、培訓、學術交流、采訪錄像等等。

三、建設和完善檔案室硬件

要切實提高中職學校的檔案管理水平，就必須做好相應的硬件建設。中職學校不僅要將專門的檔案室建立起來，還要為其配備齊全的檔案管理設施設備，包括用戶終端、通信系統、檢索服務系統和數據庫管理等等，分類存放和管理各種設備系統。中職學校要建設和完善檔案室的硬件，并對其進行妥善的管理，做到防塵、防霉、防潮、防高溫、防蟲、防光、防盜和防火。與此同時，還要建設檔案信息網絡，對檔案信息進行規范管理，提高檔案材料的使用效率。

四、切實提高檔案管理的現代化水平

為了適應網絡時代的發展，中職學校的檔案管理工作也要向信息化、網絡化發展。中職學校的領導要認識到檔案材料是非常重要的信息資源，將完善的現代化檔案運行機制和管理體系建立起來。為了提高檔案管理的現代化水平，還要購置現代化的辦公設施，包括信息檢索終端、存儲器、復印機、掃描儀、打印機和傳真機。為了提高檔案服務的質量，中職學校還要購買檔案信息數據程序和軟件以及數據庫和檔案信息的處理系統，將檔案工作網絡建立起來。

五、對檔案人員進行教育和培訓，提高檔案人員的工作能力

首先，要切實提高檔案人員的各方面認識。由于文檔管理具有很強的專業性，對于檔案管理人員的工作責任感有著較高的要求。因此中職學校必須著力培養檔案管理人員的敬業精神和職業道德，要求檔案管理人員樹立樂于奉獻、求真務實的工作態度。與此同時，中職學校還必須加強對檔案管理人員的教育和培訓，使檔案管理人員擁有扎實的專業理論知識，并且具備較高的檔案管理水平。要求檔案管理人員必須認真學習國家相關的法律法規，包括《檔案人員職業道德》《檔案法》等等，對自己工作中的責任和義務進行明確。檔案管理人員要認識到對檔案資料進行收集、鑒定、歸檔、整理、積累、統計和利用都是自己的職責所在。為了使了檔案管人員切實做好本職工作，中職學校還應該建立起完善的檔案管理組織領導體系，對檔案管理人員的工作進行考核和檢查。

其次，要將長效的在職教育管理制度建立起來，為檔案館人員提供更多的在職教育的機會。例如可以參加當地檔案局舉辦的檔案人員培訓班。要將檔案管理人員參加在職教育的情況和成績作為職稱評定的重要依據。并對考核結果進行量化，追究不合格部門科室的責任。中職學校要組織在職檔案管理人員系統地學習科技軟件、計算機和信息技術。

六、結語

檔案管理工作對于中職學校的長期發展有著非常重要的作用，能夠收集和保存中職學校發展的過程中的珍貴資料，通過利用檔案材料能夠總結發展中的經驗教訓。中職學校要提高對檔案管理工作的重視，采取有效的措施來做好檔案管理工作。

參考文獻：

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[2]覃小聯.淺析職業學校檔案管理存在的問題及其對策[J].經營管理者,2012(09).