綜合醫院檔案管理工作的現狀與對策

文/三峽大學第二臨床醫學院　胡茜　劉治東

綜合醫院檔案管理工作的現狀與對策

文/三峽大學第二臨床醫學院胡茜劉治東

【摘要】本文對醫院綜合檔案管理工作做了概述，分析了綜合醫院檔案工作的重要性及存在的問題，深入探討加強檔案管理工作的對策。

【關鍵詞】綜合醫院；檔案管理工作；現狀與對策

綜合醫院檔案包括醫院或個人在從事黨政管理、醫療、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會等及其他各項活動中直接形成的對醫院或社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是維護醫院歷史面貌的真實記錄，是衡量醫療教學質量和管理水平的重要標志。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理工作，是醫院實行現代化管理的一項重要內容。隨著醫學和醫學教育事業的不斷發展進步以及醫療保險制度和醫藥衛生體制改革的不斷深入，醫院面臨的競爭壓力越來越大。檔案管理工作作為醫院管理工作的重要組成部分，對醫院領導科學決策和醫院管理現代化有著極為重要的意義。

一、綜合醫院檔案管理工作重要性分析

（一）檔案管理體系的重要性。建立科學的管理體系是檔案規范化的保證，由于醫院檔案工作涉及部門眾多而又分散,專業性技術性強、檔案保管程度有差異等特點。醫院各部門確定兼職檔案負責人，形成組織網絡，層層到人，層層落實。健全檔案管理體系，使每位兼職檔案員都要從全院檔案工作的大局出發，加強檔案意識，積極上交有價值的資料歸檔，從而確保檔案資料的齊全完整。

（二）檔案管理制度的重要性。完善健全的檔案管理制度，是保障檔案管理工作的前提。根據《檔案法》的要求,建立健全檔案歸檔制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。并結合醫院自身特點，制訂醫院檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限，規范行政文書、病案記錄、護理記錄以及檢驗、檢查報告等，通過制度管人、管檔，保障檔案歸檔質量。

（三）檔案管理人員素質的重要性。提高檔案專兼職人員素質，是保障檔案管理工作的基礎。醫院檔案管理是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具備相應的檔案管理知識和醫學常識，還要具備良好的政治素質、業務素質和心理素質，以及高度責任心和進取心。檔案管理人員專業素質的高低，直接關系到檔案管理一系列工作效果的優劣。

（四）檔案編研工作的重要性。加強醫院檔案編研工作，是提高檔案管理水平的重要途徑。醫院檔案管理人員通過對檔案內容深入研究的基礎上，根據醫院工作需要，按專題對醫院的檔案文件進行收集、篩選、加工、編纂或撰寫成各種較為完整系統的材料，如大事記、年鑒、制度匯編等資料，能極大地改善利用效果，提高工作效率。通過查閱檔案材料，可促使檔案人員熟悉檔案內容，有助于提高對檔案科學管理的能力和增強為利用者服務的能力。另一方面促使檔案人員轉變思想觀念，由傳統的檔案保管為主，轉變為主動開發利用檔案資料，有助于提升檔案工作的地位，獲得廣泛支持。

（五）檔案管理信息化建設的重要性。隨著計算機信息技術高速發展和電子政務建設的推進，醫院逐步實現了政務和辦公的網絡化、自動化，以及醫院電子病歷、HIS系統等軟件的應用，檔案信息化對檔案工作來說是自身發展的要求，又是時代發展的機遇。

二、綜合醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案收集整理不規范。在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及時、不齊全、不完整，整理不系統、不規范等現象，有些應歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔或被遺漏，有些已歸檔文件材料內容不齊全、不完整。

（二）檔案管理人員不穩定。醫院檔案歸由黨政辦管理，專職人員由黨政辦人員兼任，采取各科室設置兼職檔案員的方式，但由于人員調動換崗等因素，兼職檔案員隊伍不穩定，因此影響了檔案的整體工作效率。

（三）檔案管理現代化程度不夠。目前，醫院檔案管理還停留在手工管理水平上，利用計算機制作電子檢索目錄，但沒有實現信息網絡化，自動化、信息化程度不高。因此，仍須依靠人工檢索查找利用檔案，利用率低。

三、今后加強醫院檔案管理的對策

（一）加強學習，增強意識。要加強檔案法的學習及宣傳，增強全員檔案意識，特別是領導干部的檔案管理責任意識。要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓；加大宣傳力度，使全院教職工都充分認識檔案的重要性，以及日常工作的密切關系，從而更好地支持檔案工作，提高檔案的地位和價值。

（二）完善制度，健全檔案管理體系。明確職能，完善檔案“三合一”制度，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，使檔案管理與醫院業務發展同步。

（三）重視編研，發揮檔案的利用效率。通過多途徑、多渠道地收集整理檔案信息資源，編寫各種專題匯編等，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。從而提高檔案的利用率和使用價值，充分發揮其社會效益。

（四）加大投入，實現檔案的現代化管理。一是加大資金投入，引進檔案保護設備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備等；二是引進現代化技術和設備，引進檔案管理軟件，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高工作效率。如檔案管理軟件、掃描系統等。切實實現檔案管理的標準化、科學化、自動化和現代化。

參考文獻：

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