淺淡水電企業(yè)科技檔案管理與開發(fā)

文/天生橋一級水電廠　黃大忠

淺淡水電企業(yè)科技檔案管理與開發(fā)

文/天生橋一級水電廠黃大忠

【摘要】水力發(fā)電企業(yè)由于其生產(chǎn)特點，對科技檔案管理有著特殊的要求。作為國家“八五”時期重點建設(shè)的水電行業(yè)的大型企業(yè)，天生橋一級水電廠在日常檔案工作中總結(jié)出一套卓有成效的科技檔案開發(fā)與管理措施，在企業(yè)年度機組大小修、設(shè)備改造、生產(chǎn)經(jīng)營及解決維穩(wěn)工作等方面發(fā)揮了建設(shè)性的作用。

【關(guān)鍵詞】水電企業(yè)；科技檔案；管理

一、檔案管理人員具有一定的水電專業(yè)知識和經(jīng)驗

由于水電企業(yè)有其特殊性，我廠對檔案從業(yè)人員有著更高的要求，就是不僅具有較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，而且還要熟悉一定的水力發(fā)電專業(yè)知識。他們大多來自生產(chǎn)部門，沒有的也要到生產(chǎn)一線鍛煉一段時間。經(jīng)過一定的生產(chǎn)技術(shù)培訓(xùn)與跟班學(xué)習(xí)，熟悉水力發(fā)電一定的專業(yè)技能，為更好地開展科技檔案的管理打下堅實基礎(chǔ)。因為水電企業(yè)不僅有大壩、引水發(fā)電系統(tǒng)、泄洪系統(tǒng)及發(fā)電廠房等電站樞紐工程主建筑物，而且還有機械電氣設(shè)備、消防設(shè)備、金屬結(jié)構(gòu)及自動化元件等設(shè)備，設(shè)備種類繁多，而且專業(yè)性強。因此，要想做好水電企業(yè)科技檔案的管理與開發(fā)工作，檔案從業(yè)人員不僅具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)熟悉一定的水力發(fā)電相關(guān)專業(yè)知識，掌握相關(guān)的水電科技檔案管理技能，只有這樣才能在復(fù)雜的文件材料收集中分清檔案資料的特性和種類，才能做好前期的文件材料的歸檔和后期的科技檔案的有效利用與開發(fā)。

二、完善檔案歸檔管理流程，確保文件材料歸檔的及時性、完整性

水電企業(yè)為了確保安全生產(chǎn)，不斷地對所屬主要設(shè)備進行更新及技術(shù)改造，因而設(shè)備更新比較頻繁。為確保設(shè)備檔案材料收集、歸檔的完整性和及時性，我廠檔案管理部門及時修訂文件材料歸檔制度，進一步完善檔案歸檔管理流程，使文件材料的收集有制可依，科技檔案材料的歸檔有度可循。一是檔案管理部門積極參與電廠技術(shù)改造工程項目竣工驗收及重要設(shè)備開箱驗收工作。驗收當中，如有工程項目竣工資料不全或重要設(shè)備合格證、產(chǎn)品說明書及試驗報告等不全的，不予驗收結(jié)算。這樣保證了工程項目竣工資料及重要設(shè)備資料收集的及時與完整。二是在每次機組大小修和主要設(shè)備技術(shù)改造過程中，檔案管理人員深入檢修施工現(xiàn)場，及時收集該歸檔的機組大小修文件資料和技術(shù)改造項目竣工資料，力求做到檔案資料收集全面，不遺漏，不丟失。三是我廠成立了以綜合部、生產(chǎn)經(jīng)營部、發(fā)電部、檢修部等為主的以廠長為組長的廠檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了各個部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員在檔案管理工作中的職責，形成了領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥、各部門積極參與的全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)。更進一步提高檔案資料收集的工作效率和效益。

三、完備的檔案設(shè)施設(shè)備是改善科技檔案保管條件的物質(zhì)基礎(chǔ)

科技檔案是水電企業(yè)主產(chǎn)經(jīng)營的技術(shù)保障和重要參考，因此，保證科技檔案實體的安全刻不容緩。我廠始終把完備綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)放在首位。一是綜合檔案管理用房建有三室即檔案室、閱覽室和辦公室，并且三室分開。檔案室要求達到防火、防盜、防水、防塵、防鼠、防高溫高濕、防光、防蟲、防霉、防有害氣體等“十防”措施，而且不能設(shè)在建筑物的頂樓及底層。閱覽室和辦公室也滿足相應(yīng)的條件。二是檔案室除了配置檔案密集柜、防磁柜、密級文件柜、裝訂機、除濕機、空調(diào)等設(shè)備外，還安裝了庫房溫濕度自動控制系統(tǒng)、氣熔膠消防自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)及紅外線報警系統(tǒng)等，大大提高了檔案保管的必要條件。三是加強檔案庫房巡查制度，每天對檔案室設(shè)備設(shè)施、電器線路、溫濕度等進行檢查并做好記錄，確保檔案室能夠滿足檔案實體的保存條件。

四、定期開展科技檔案鑒定，保證科技檔案實體質(zhì)量

正因為水電企業(yè)的主要設(shè)備不斷地進行技術(shù)改造和技術(shù)革新，因而更新設(shè)備的設(shè)備檔案也要不斷地更新與完善，才能滿足檔案需求部門查閱到準確、可靠的科技檔案，這就要求對原來的設(shè)備檔案進行鑒定和銷毀。我廠成立的由綜合部牽頭，生產(chǎn)經(jīng)營部、發(fā)電部、檢修部的專業(yè)技術(shù)人員參與的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組在科技檔案的鑒定工作中始終保持謹慎細致的工作作風，杜絕粗心和草率的不良行為。一是在每年夏秋季機組非檢修期間，檔案鑒定小組對保管期限即將到期的科技檔案重新鑒定，對續(xù)存的科技檔案該更新保管期限的要更新，并重新歸檔上架保存；對無利用價值的、無保存意義的科技檔案該銷毀的要剔除銷毀，確?？萍紮n案的適用性。二是針對每項修理、技改、科技項目形成的更新設(shè)備的檔案資料，要及時鑒別及時歸檔，保證設(shè)備檔案與新設(shè)備的同步性。三是在檔案鑒定及歸檔文件材料鑒別過程中，如發(fā)現(xiàn)有檔案資料殘缺，要及時補充，確保檔案資料的準確性和完整性。

五、應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理，提高檔案的利用效率

迅速發(fā)展的信息化建設(shè)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作帶來了極大的便利，加快了檔案查閱的速度，也提高了檔案利用的工作效率。我廠檔案信息化應(yīng)用得以普及，一是應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)信息化管理檔案，使得檔案著錄、統(tǒng)計、編輯及查閱等檔案日常工作能夠在檔案信息系統(tǒng)中完成，大大減輕檔案管理的工作量；二是對非涉密科技檔案及圖紙資料進行掃描并上傳檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理，為檔案高效利用提供便捷條件。三是通過企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，生產(chǎn)部門的技術(shù)人員可在自己的電腦上能夠瀏覽到權(quán)限范圍內(nèi)所需的檔案、圖紙資料等，減少了借閱環(huán)節(jié)，縮短了查詢時間，提高了檔案的查閱效率。

六、結(jié)束語

我廠檔案管理工作運用以上幾點科技檔案管理方法和手段，使企業(yè)檔案的開發(fā)利用效率明顯提高，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項工作中發(fā)揮著建設(shè)性的作用。例如，在我廠榮獲2014年度廣東省“五一勞動獎狀”、國家能源局“電力安全生產(chǎn)標準化一級企業(yè)”等榮譽稱號和“2014年我廠完成46.8億千瓦時的年度發(fā)電任務(wù)”等的企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作創(chuàng)造了顯著的經(jīng)濟和社會效益。我廠在2014年集團公司檔案管理年度評估工作中也達到優(yōu)秀等級。