檔案編研工作的創新方法和途徑的探討

文/廣東電網有限責任公司茂名供電局 張玉梅

一、具有創新意識

創新，想要創新，必須擁有創新的意識，沒有創新意識，就沒有創新的靈感。擁有創新意識，擁有強烈的求知欲望。檔案過去落后的管理方法已經跟不上時代的進步，工作方式單調，工作方法傳統……這些東西都應該舍棄，不能再以古老的方法來管理現代的檔案，需要新的方法來管理檔案。

（一）管理思路的創新。管理工作是一個與時俱進的工作，不能拘泥于古來的經驗，不是越古老的經驗越有用。傳統的并不都是最好的，他不是寶貝，不能再用以前的經驗來看待現在的社會。過去檔案工作平常只是看立案了多少卷，多少卷檔案擁有可利用性。現在市場發展迅速，檔案的服務對象也多元化，檔案工作者卻對現在檔案知識知之甚少啊。檔案的服務對象需要哪種的檔案，需要哪個時間段的檔案？這些都需要去翻閱大量的卷宗去尋找，這會浪費多少時間？而最可惜的是浪費了大量時間、金錢、人力得到的資源卻成了一種“馬后炮”，沒有用。檔案工作的運用主要就是為了搶占一個先機，因此，應該讓檔案工作擺脫“伸手派”，使其變成先行者，締造者。在事前得到檔案，對于要做的事情可以達到一個事半功倍的效果。

（二）管理模式的創新。我國擁有悠久的歷史，在古代檔案工作就已經形成，經歷了朝代的變遷，時代的變遷，原始的檔案工作理念已經形成，這些理念也許適應于某一個時代，但是卻不適應現在。現在的檔案工作必須進行創新。管理檔案工作環節、操作手段的革新。更新立卷制度、改進工作手段，簡化檔案工作長久以來形成的傳統的一套復雜的程序。例如檔案的裝訂，可以取消一些不必要、不太重要的環節，使其在不影響工作的情況下可以更快的完成程序。現如今的社會是信息化的時代，檔案工作也可以使用計算機來完成。但是現在各單位雖然使用了計算機，但是只局限于很小的一部分。計算機的研發就是為了服務，應該更好利用。比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行縮微處理、采用條形碼來代替檔號，方便快捷安全可靠，可大大提高利用和借閱歸還的速度。通過借助計算機來加強檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。

（三）管理機構的創新。一直以來，檔案管理工作都是使用的傳下來的工作經驗，檔案工作人員的選擇也是選擇有經驗的人員來勝任，導致一些有能力的人才的缺失，檔案工作人員沒有動力，一直都是采用一個混的態度來工作，所以檔案工作一直都是一個停滯不前的狀況。必須從根源上來改變，應該引進大量先進的人才，采取競爭的態度，激勵工作人員的前進。工作人員的選擇應該應該采取公平的原則，做到優勝劣汰，使每一個檔案工作者在心里有一定危機感，來促使他們努力工作。同時在工作中給予他們一種鼓勵，如新的獎勵政策，分配政策等。這樣他們就會努力的發揮自己的才能，使檔案工作充滿活力，不再死氣沉沉。

二、發揮檔案工作者的主題作用

（一）檔案人員的觀念應該更新。檔案管理的創新首要的前提在于檔案工作人員思想觀念的更新，具有與時俱進的時代觀念，跟得上時代的潮流。在現在機構改革的時代，各個單位都在減少工作人員，而工作人員的減少勢必增加了工作量，檔案工作的壓力巨大。如果檔案管理人員不調整自身的定位，還根據傳統的倉庫管理員的形象來工作，那么工作肯定很難做，應該在工作中增加點果斷，從根本上改變自己的工作思想，使檔案工作更加的有利于社會。

（二）檔案人員應該擁有過硬的業務能力。檔案工作是一種業務工作，但是檔案的產生是為了人民而服務，因此檔案工作又是一種服務性工作。這就要求檔案工作人員必須具備一定的業務能力和良好的服務意識。想要改變陳舊的檔案工作思想，檔案工作人員必須有扎實的功底，有著大膽的思想，敢于向傳統挑戰。有著活躍的思想，能夠想出一些新的、實用的方法、思路。打破陳舊的條條框框的管理模式，在工作中穿心、突破。另外，檔案人員要熟悉檔案業務各個環節，掌握各門各類檔案應該使用的管理方法。可以在業余時間開展訓練，練習基本功，只有基本功扎實，才能在工作中得以創新。

（三）檔案人員應當視野廣闊、知識豐富。當今社會處于一個信息時代，各行業對于檔案的需求不再滿足于單一，檔案信息的互相尋求已經成了主色調。檔案的互補、共享的要求也越來越高，檔案工作人員只掌握一定的檔案知識已經滿足不了需求，需要加強對各類專業知識的學習。如財務檔案人員除了掌握自己的檔案工作以外還應該熟悉財務上的一些基本信息：憑證、報表等會計知識、財務知識；科技檔案人員應該熟悉科技知識。檔案工作人員需要不斷的學習，不斷的來擴大自己的知識面。檔案工作人員由單一向復合型轉變。

三、途徑的多樣化，提供優質服務

為了檔案更好的發揮作用，更好的為各行業的發展服務，必須要擁有大量可以為社會提供的資源。

（一）豐富資源，提供多方位服務。擁有豐富的資源是一切的前提，是信息提供的物質基礎。資源的豐富是提供優質服務重要手段，豐富資源有效措施是廣泛的收集每一個有價值的檔案資料。收集檔案也不能亂收，應該有計劃的進行收集。收集檔案資料應該要收集全，如收集一個單位的檔案，應該把收集到的資料有計劃、有規律的放置。還要有針對性的對一些有價值的報刊資料進行收集，使其綜合化。豐富的資源，多方位的資源為人們提供了多方位的服務，使其從單一性向綜合性發展。

（二）開發信息資源，提供有效服務。檔案宣傳力度的加強，擴大檔案利用的力度。要讓這個社會來了解檔案，認識檔案的作用，增強檔案利用意識，從而自覺的去利用各類檔案。檔案工作者要通過對檔案材料的研究來發掘信息資源。如對所擁有的資源進行整編、分類，做成一個個知識產品，通過廣告、書本在社會上發行、宣傳。使檔案轉化成知識產品，通過知識來向人們傳達檔案的重要性，這樣人們就會重視檔案的作用。現在社會節奏快，效率高，為了適應這種節奏，還可以專門開辟一些特殊的檔案服務，為一些需求特殊的人群服務，這樣為社會提供全面的服務。

（三）加強技術創新，提供快捷服務。檔案工作應該徹底改變，從古老手工式向現代自動化的轉變。計算機的開發就是為了人們更好的生活，為了社會的發展，運用計算機技術存儲檔案，實現內容、聲音、圖像、文字一體化存儲。同時，通過網絡來尋找最新的信息，通過互聯網來分享檔案信息，使多數的人可以隨時隨地的瀏覽想知道的東西，真正實現資源共享，使檔案信息為社會發張提供優質服務。

四、結論

檔案工作的創新迫在眉睫，擁有一個良好的檔案可以使社會更好更快的發展。現在檔案工作者首要的任務是改變以前陳舊的系統管理方法，建立一個良好的檔案管理方法，讓檔案的管理輕松，快捷。新的檔案管理可以讓整個檔案管理系統化，拋棄古老的檔案管理方法。

[1] 冼麗文.檔案編程工作的創新方法和途徑[J].城建檔案,2014-11-12.

[2] 任輝.淺談電力公司檔案編程工作的創新[J].企業改革與管理,2014-04-07.