新時期高校檔案管理現代化問題分析

文/伊犁師范學院辦公室檔案科　劉明嵐

新時期高校檔案管理現代化問題分析

文/伊犁師范學院辦公室檔案科劉明嵐

【摘要】高校檔案對于加強高校科研教育管理、提高學校教學水平、總結高校建設發展經驗起著至關重要的作用，因為高校教學研究、科研教育、學科建設等等一系列工作都以文件材料的形式保存在高校檔案中。另外，對于高校整體的發展、建設歷程也做有翔實、準確的記錄。由此可見高校檔案具有非常重要的參考價值。近些年來，各個高校的基礎設施、師資力量、管理條件等等，都有很大程度的提高，這主要源于國家對高校教育的重視與大力支持。與此同時，也提出了對高校各項管理工作的更高要求。在此種形式下，創新檔案管理體系，加強檔案管理已經成為高校發展必然要求。本文從新時期高校檔案管理現代化問題出發，再對解決新時期高校檔案管理現代化問題的對策進行分析探討。

【關鍵詞】檔案管理；問題；分析

一、前言

高校檔案是高校活動的歷史記錄，其中包括科研、管理、教學、招生等等，其中一些檔案中包括學術論文、著作、科研成果、專利等等，這具有非常高的研究價值，這不僅對學校的發展有重大價值，對于國家、民族發展也有一定程度的幫助。但是在新時期高校檔案管理現代化當中，還是存在著一定的問題。例如，檔案管理人員素質不過關、基礎設施滯后、評價體系不完整等等，這對高校檔案管理現代化發展具有非常大的影響。因此必須提高對新時期高校檔案管理現代化問題的重視，并針對問題給予相應的解決措施。

二、新時期高校檔案管理現代化問題

（一）使用借閱制度不完善，檔案管理工作不規范。當前，高校檔案管理不規范的現象非常普遍，其主要原因在于對檔案管理的重視程度不夠，從而導致在使用方面、借閱方面、存放方面等等，都存在著一定的問題。首先，在裝訂封皮方面，檔案沒有使用標準規定的裝訂封皮，也沒有進行規范的裝訂，封皮表面的相關內容也沒有填寫齊全，這為文件的篡改以及故意丟失留下了空間。其次，沒有按照規定進行文檔的整理、收集、利用和管理，這很容易造成檔案的丟失或者不完整。最后，在檔案的借閱方面，沒有嚴格的借閱制度。借閱過程中沒有做詳細的檢測核對和登記，返還時也沒認真地核對。

（二）檔案管理人員素質不過關。檔案管理人員素質對于新時期高校檔案管理現代化至關重要。因為人員是檔案管理的主體，但是當前我國很多高校檔案管理人員素質都不是很過關。其主要原因在于，前些年對于檔案管理專業的設置相對較少，檔案管理的各級人才數量也不是很多，有很多高校檔案管理人員都不是專業出身，因此造成有很多檔案管理人員專業知識嚴重缺乏。另外，還有很多人不看好檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有前途，從而導致檔案管理部門的人才吸納、招聘非常困難。人才的嚴重缺乏，再加上學校的不重視，造成檔案管理人員接受培訓、接受教育的機會非常少。尤其在新時期檔案管理現代化中，此項問題就越發突出。

（三）設備滯后，無法適應新時期檔案管理的要求。設備滯后，是當今高校管理當中最主要的問題之一。傳統的檔案管理，大多數都是以實物為主或者紙質的文件、文獻，另外再加上足夠的檔案柜以及幾個房間，這就是傳統檔案管理所需要的設備。隨著互聯網時代的到來，新時期高校檔案管理現代化要求越來越高，如今檔案管理更多的是依賴信息技術、計算機技術，科技含量更高。在基礎設施方面，無論硬件、軟件都必須有所保證，例如，計算機、存儲設備、相關檔案軟件、溫濕度控制設備等等。但是，我國有很多高校對于檔案管理嚴重忽略，只重視科研、教學等等。因此導致高校檔案管理設備滯后，無論硬件、軟件老化非常嚴重，沒有及時的更新。

（四）工作評價體系不夠完善。工作評價體系是新時期做好高校檔案管理工作非常重要的一個環節。但是目前我國很多高校對于檔案管理人員工作評價體系是有缺陷的、是不夠完善的。所謂的工作評價體系是指高校用來測評教師、職工工作業績的一種方式。其評價的指標主要是科研成果、教學水平、論文等等項目，然后進行評定打分，給予獎勵。對于高校檔案管理人員來說，他們所從事的工作更多是服務于人，如果將檔案管理人員與教師職工等等人員放在一個平臺進行競爭，這有失公平。為此高校應該補充完善檔案管理人員工作評價體系，但是目前來講很多高校都沒有給予足夠的重視。

三、解決新時期高校檔案管理現代化問題的對策

（一）規范檔案管理工作程序，強化領導責任。規范檔案管理工作程序，強化領導責任對于提高新時期高校檔案管理至關重要。第一，高校領導若想切實地抓好、規范檔案管理工作，那么就必須加強與檔案管理人員的溝通，只有這樣才可以知道當前檔案管理的切實問題是什么，然后根據具體的問題，制定相應的工作計劃，做相應的管理。第二，要不斷多引導、加強檔案管理人員的責任心，提高檔案管理人員的工作熱情，讓他們意識到檔案管理工作的重要性。第三，高校應該定期的對檔案管理人員進行培訓，提高其專業素質，培養其基礎技能。第四，加強對檔案管理的檢測、監督力度。

（二）提高檔案管理人員素質。提高檔案管理人員素質是解決新時期高校檔案管理現代化問題最主要環節，因為人員是檔案管理的主體，是高校檔案工作開展的最主要條件之一。檔案管理專業人員的素質要求主要是有檔案工作的內容、目的、任務、性質所決定。提高高校檔案管理人員的素質，最主要在兩個方面，第一，吸納招聘人才。一定要招聘引進具有檔案管理專業知識的人才，以及擁有豐富經驗的人才。在人才的引進方面，若想留得住、干得好。那么在環境、政策以及待遇方面就必須有足夠的支持。第二，健全分配體系，加強對人員的培訓。在工作當中要實施賞罰分明的工作制度。對于優秀的員工要及時鼓勵，樹立典型。另外，對管理人員要進行定期培訓，例如計算機方面、檔案軟件知識方面等等。

（三）加大資金投入，更新檔案管理設備。設備是高校檔案管理的基礎設施。提高高校檔案管理，更新設備是前提。當今是互聯網時代，傳統的檔案管理方式已經慢慢退出歷史舞臺。如今的檔案逐漸向著電子、聲像等等方面發展，因此這就要求，在檔案管理設備方面，無論是硬件還是軟件都必須保證先進性。例如，計算機、檔案軟件、殺毒軟件、數據儲存設備等等，因此高校必須要投入足夠的資金給予支持。另外，對設備進行定期的檢測、維修也至關重要，如果設備出現問題沒有及時處理，無論硬件還是軟件，很可能造成檔案信息丟失，或者泄露等等。

（四）完善工作評價體系。完善工作評價體系，對提高檔案管理人員工作積極性，提高檔案管理至關重要。對于教師職工來說工作評價體系可以根據科研成果、教學水平來評定。而若想對檔案管理人員進行評定，就必須對工作人員進行分類，可以劃分為，普通檔案管理人員、技術人員等等，對于普通檔案管理人員的工作評定可以根據其服務意識、服務態度、網上測評等等方式來進行。對技術人員的工作評定可以以其技術水平考核、工作成果等等方面進行評價，從而完善了檔案管理人員的工作評價體系。

四、總結

高校檔案是高校當中不可或缺的一部分，它對高校整個發展歷程有詳細、準確的記錄，對于學校的科研、管理、教學、招生等等活動也有非常詳細的記錄，它是學校各項工作開展的基礎，對于加強高校科研教育管理、提高學校教學水平、總結高校建設發展經驗起著至關重要的作用。由此可見高校檔案的重要性以及參考價值。但是新時期高校檔案管理現代化存在著一定問題，必須給予解決。本文從新時期高校檔案管理現代化問題出發，再對解決新時期高校檔案管理現代化問題的對策進行分析探討。希望對新時期高校檔案管理現代化起到借鑒作用。

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