檔案管理與知識管理的關系研究

文/撫松縣商務和糧食局　郭秀鳳

檔案管理與知識管理的關系研究

文/撫松縣商務和糧食局郭秀鳳

【摘要】對于任何一個領域來說，檔案管理都是一項重要的工作，隨著科學技術的發展以及信息時代的到來，知識創新越來越被人們所重視。本文從檔案管理與知識管理各自的特點入手，詳細闡述了檔案管理與知識管理的關系。檔案管理工作從物質層面逐漸向著知識層面發展，推動了檔案管理事業的進一步提升，從而促進了我國檔案事業的穩步、持續發展。

【關鍵詞】檔案管理；知識管理；信息時代；知識創新

有效的檔案管理不僅能夠為現代化城市的建設提供重要的參考信息，還有利于推動社會經濟的發展。在信息技術不斷進步的作用下，我國的檔案管理制度越來越完善，同時管理檔案的工作人員在計算機的幫助下工作效率也越來越高。因此將知識管理的理念引入檔案管理中，能夠為檔案管理今后的發展注入新的源泉，從而為檔案管理的可持續發展提供保障。

一、檔案管理的特點

（一）檔案管理過程的階段性。我國的檔案管理可以分為兩個階段——檔案室階段和檔案館階段。不同階段的檔案具有不同的意義，且檔案的管理對象也不同。在檔案室階段的作用主要是為單位在日常使用中提供參考，體現了一種過渡性質；在檔案館階段的作用是增加了社會價值，需要永久保存。

（二）檔案管理的依附性。檔案是由其形成者在活動過程中所整理出來的，反映了形成者的全部特點及其思想觀念，同時也涵蓋了與形成者利益相關的數據和事實。檔案對形成者的依附性阻礙了檔案管理的活動范圍，因為它無法像圖書資料那樣傳播或交流。

二、知識管理的特點

（一）知識管理是信息時代的產物。人類的社會經濟形態經歷了兩個階段，一個是農業經濟向工業經濟發展的階段，一個是工業經濟向信息經濟發展的階段。隨著信息經濟時代的到來，接收的信息越來越多，形成了信息煙霧，最終導致人們慢慢迷失在煙霧中。為了解決信息量過大所造成的管理和決策的低效率，人們逐漸意識到對信息流的管理不能單純地依靠對“信息流”的控制和管理上，而應當將信息載體、信息系統以及各種信息網絡納入知識管理體系，從而有效地選出對社會有用的信息。

（二）知識管理的超越性。不可否認，知識管理是信息資源管理的延伸和拓展。由于時代經濟的發展和應用管理的需要，知識管理從信息資源管理中脫穎而出，逐步成為一個新的管理領域。知識管理不僅包含了信息管理和信息技術，更重要的是以知識管理為前提，巧妙地將知識管理和人的管理融為一體，強調以人為本，特別注重對人的智力開發，挖掘人類的潛能，并激發人類的創造力。

三、檔案管理和知識管理的相同之處

檔案管理的工作在于多社會各層的信息進行收集、歸納和總結，包括學術信息、政府信息、媒體信息等等。對于企業來說，通過觀察和溝通可以了解企業員工的工作特點和行為方面的隱性信息，通過媒體信息可以了解競爭對手的隱性信息。所以，檔案管理信息有利于企業提高自身的競爭能力，幫助企業搶占市場，提高市場份額。

知識管理是在隱性知識和顯性知識的基礎上，達到共享或者共同發展的目的。知識管理的觀念是把知識作為重要的信息資源，不僅強調主觀能動性，還強調創新思維，這點與檔案管理比較類似。知識管理可以感知市場變化情況，了解競爭對手的隱性信息，獲取信息后整理歸類。雖然檔案管理的時間早于知識管理，但是在檔案管理中處處體現了知識管理的特征，兩者相輔相成，促進了企業的良性競爭。

信息知識是檔案管理和信息管理共同的研究對象，檔案管理主要針對的管理目標是企業的競爭對手和市場信息，經過工作人員的加工處理后，這些資源信息具有更高的使用價值。檔案管理和知識管理都能夠提高企業的競爭力，兩者相互作用不僅可以減輕檔案管理人員的工作量，而且還大大提高了檔案管理工作的效率。檔案管理和知識管理的有效結合將管理人員從信息的海洋中解救了出來，此外，也促進了彼此的共同發展。

四、檔案管理和知識管理具有良性互動作用

檔案管理和知識管理相互作用，相互影響，彼此間互相借鑒管理中的經驗和方法，制定出具有可持續發展的管理戰略，使檔案管理的工作由物質經濟轉向知識經濟，從而推動了檔案管理和知識管理的進一步發展。此外，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作顯得尤為重要，傳統的管理模式已經無法滿足社會發展的需要，必須在原有的基礎上不斷改進和創新。

知識管理從字面上理解就是運用知識進行管理。檔案中包含了經營管理、科學研究以及生產建設方面的實踐知識，具有直接或間接的參考價值，此外，它還為經營決策這提供了可靠的現實依據。但是，如果檔案中積累的知識沒有被管理者開發利用，那么其價值就沒有真正發揮作用，只能說明是潛在價值，而不是現實的。

五、結束語

檔案管理同知識管理相輔相成，相互作用，檔案管理的產生時期比知識管理要早，但是檔案管理中卻包含了大量的知識管理理念。檔案管理和知識管理同時把信息資源作為重點研究對象，有利于提高企業的競爭能力。由于科學技術的迅猛發展，檔案管理的模式也要跟上時代的步伐，不斷改進創新，將知識創新理念合理地運用到檔案管理中，使檔案管理工作逐步完善，從而使檔案管理能夠發揮更大的效用。

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