淺談如何提高農村中小學檔案管理水平

文/高郵市教育局　呂岐月

淺談如何提高農村中小學檔案管理水平

文/高郵市教育局呂岐月

【摘要】農村中小學檔案管理是學校管理、教育教學、學校歷史的重要載體。由于歷史及一些客觀的原因，農村中小學檔案管理水平亟待提高。較強的檔案管理的意識、對檔案管理的投入、檔案管理人才的培養、規范的檔案管理制度、組管部門對檔案管理的指導，是提高農村中小學檔案管理水平的關鍵。

【關鍵詞】農村；中小學；檔案管理

隨著教育現代化的建設及義務教育均衡的推進，農村中小學的辦學條件有了較大改善，現代化水平有了很大提高，但農村中小學的檔案管理水平及利用效率，還有很多工作要做，在不少方面有很大的提升空間。農村中小學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要載體，體現了一個學校的辦學檔次和品位。筆者多年從事檔案管理，經常到農村中小學檢查檔案管理工作。下面就如何提高農村中小學檔案管理水平談些粗淺看法。

一、農村中小學檔案管理工作的現狀

根據對所在地區農村中小學校的實地走訪和調查，農村中小學檔案管理工作主要存在以下問題：

（一）對檔案管理的認識不夠，檔案管理不夠規范。在應試教育的影響下，不少學校一切以教學為中心，對檔案管理工作的重要性認識不夠，將其放在一個可大可小，可有可無的地位。有些學校雖有檔案管理工作，但只是做了簡單的收集工作，不夠規范，不上檔次。

（二）硬件投入不足，缺乏專門檔案室，保管條件不善。學校對檔案管理的投入不夠，不少學校沒有專門的檔案室(柜)，有的檔案室不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，保管設備不齊全，檔案材料隨處散放，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。

（三）檔案管理人才缺乏。從目前農村中小學看，多數學校沒有專職的檔案管理人員，更談不上專業的人員。現有的檔案管理人員一般都是兼職的，業務水平低下，且年齡偏大。

（四）檔案管理制度不健全。不少學校缺乏健全的檔案管理制度，管理不夠到位，責任不夠明確，更不能有效地發揮檔案的使用功能。

二、提高農村中小學檔案管理工作的對策

（一）學校領導對檔案管理工作要提高認識，增強意識。隨著教育現代化建設的推進，檔案管理工作也應加快發展。學校應由一名分管副校長及相應的科室負責對檔案管理工作的領導。學校要組織教職工學習有關檔案管理工作的法律法規，結合教育教學工作檢查、學籍管理、職稱申報等，讓教師知曉檔案管理工作的重要性，讓教師知曉檔案管理工作和每個人其實是息息相關的，從而增強對檔案管理工作重要性的認識。

（二）加大投入，提高檔案管理的裝備水平。隨著檔案管理工作的開展，學校的檔案數量在逐年增加，那種由各科室分頭管理的模式肯定不能適應檔案管理的形勢與需求。學校應建立專門的檔案室，添置足量的檔案柜，按文書類、教學類、教育類、會計類、后勤類等分別設柜，配置六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠）設施，確保檔案材料保管安全。

（三）培養檔案管理人才，提高管理水平。由于歷史的原因，農村中小學基本沒有檔案管理的專業人才。學校應立足校本培養檔案管理的專職人才。應選拔思想素質高、責任心強、工作細心、熟悉學校情況的老師擔任專職或兼職檔案管理員。中文、歷史等專業的老師在大學學過文獻檢索，做檔案管理工作相對而言有專業的優勢，更合適些。此外，上級主管應對農村中小學檔案管理工作加強指導，建立培訓機制，提高農村中小學檔案管理員的業務水平，提高學校的檔案管理水平。此外要明確檔案管理人員的待遇，在晉級晉升方面要有明確規定，從而調動檔案管理人員的工作積極性。

（四）建立健全檔案管理制度。俗話說“不以規矩不能成方圓”，農村中小學必須建立切實可行的檔案管理制度。必須建立健全崗位管理責任制，明確分管領導和管理員的職責。建立檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按章辦事。發動全體教職工參與檔案管理，如檔案的收集工作，尤其是關系到教職工個人的材料就需要他們緊密配合，還有檔案的查閱工作等需要教職工嚴格執行制度。

（五）加強對農村中小學檔案管理工作督促與指導。農村中小學的檔案管理工作離不開上級組管部門的督促與指導。從我市的實際情況看，各項檢查工作尤其注重對材料的查閱，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。我市的綜合督導工作對學校的檔案管理工作要求較高，檔案的管理水平也是一項重要的考核指標。經常利用督導的機會對學校進行指導并提出整改要求。另外每年的會計互審、教育局年終對學校的各項考核也是對學校進行檔案管理指導的好機會。

三、總結

檔案室就是學校的“歷史博物館”，加強中小學檔案管理工作有利于學校的發展，有利于對學校的各項檢查與考核，更有利于查找和使用各項歷史資料。檔案管理工作不可忽視更不可替代。檔案管理更是一項綜合工程，需要學校的教職工共同努力。