公立醫院檔案編研工作心得之談

文/海南省人民醫院　李倩　符麗萍　王春蘭

公立醫院檔案編研工作心得之談

文/海南省人民醫院李倩符麗萍王春蘭

【摘要】本文從醫院檔案工作實際出發，從醫院對檔案編研工作的需求入手，分析檔案編研工作的性質和作用，對如何做好醫院的檔案編研工作提出積極建議。

【關鍵詞】醫院檔案；檔案編研；心得

當今是信息時代，人們對信息的需求量大,要求信息覆蓋面廣、針對性強且傳播便捷。同樣，人們對檔案信息也有類似需求。檔案編研工作，是檔案人員富集檔案中最有價值的部分，以具有傾向性專題成果的形式提供給社會利用的工作，其編研成果成為實現人們對檔案信息資源需求的重要手段。

筆者在公立醫院從事文書檔案工作，在此圍繞公立醫院文書檔案的編研工作談談個人心得：

公立醫院作為事業單位，規模大的有幾千名職工，每年為幾十萬社會大眾提供醫療、保健、教學等服務，為滿足政府、醫院、職工、社會大眾之間政令暢通、上下聯動或相互推進工作，所產生的文書檔案是非常豐富。做好文書檔案的編研工作，提供信息覆蓋面廣、針對性強的編研成果，將有利于醫院管理層決策，有利于職工和社會大眾查考，為提高醫院服務能力、提高醫院的管理效率不可低估。因此文書檔案工作人員要充分了解檔案編研的工作性質、強加學習與實踐掌握編研的技能，不斷提高自身的編研水平。

一、要了解檔案編研工作的性質

（一）檔案編研工作是主動服務型的利用工作。為提高工作效力，醫院管理者和廣大職工要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要信息，這就要求檔案工作也務必轉變傳統的被動服務方式。而檔案編研，是對服務對象的需求做了預測性目標歸集，這是一種主動服務型的利用工作，它走在需求者的前頭。醫學是傳統科學與前沿科學并肩發展的學科，醫務工作者對信息的需求量和供給效率要求更高，醫院檔案編研工作是一種符合信息時代醫務工作者對檔案信息需求的利用模式。

（二）檔案編研工作提供系統化的且經過科學整理的檔案信息。檔案的編研成果，不僅是檔案原件內容，還包括從檔案原件中提煉、加工出來的以及相近材料補充的檔案信息，它擴大了檔案資料收藏和管理范圍。同時，檔案的編研過程，是圍繞服務對象需求的預測性目標，按照一定的作者、專題、時間或文種等特征，把檔案材料選編成冊，并在一定范圍內使用，這是一項系統化的工作，是一種在確定選題后，借助劃定選編范圍、收集復印相關檔案文件材料、進行鑒定、按照一定體例和統一格式進行編排和撰寫、經多次審核后賦予編印等一系列科學整理手段富集館(室)藏檔案及豐富信息內涵的成果。

（三）編研成果的研究性。檔案工作人員根據一定的主題，將館(室)藏的檔案材料的有關內容進行綜合加工編寫成材料，能為利用者提高更為系統的、便捷的產品，是在熟悉檔案基礎上加以研究、編寫的成果，是一種檔案的三次文獻，是在一件件孤立的館(室)藏檔案基礎上，進行的編輯、研究和輸出檔案信息的一項工作，它加注編研人員的主觀臆斷，具有研究性。針對醫院檔案工作人員而言，這類選題的編研工作少開展。

（四）作用的廣泛性。1.有利于提高檔案工作人員工作水平。對檔案室或檔案工作人員自身而言，檔案編研工作的開展，有利于提高檔案室工作綜合水平和檔案工作人員的自身能力。傳統的檔案工作，在收集、整理、歸檔、保管、被動利用環節機械重復，職業缺乏創新和挑戰，容易滋生工作人員的職業倦怠性。但檔案編研工作，能極大調動工作人員的主觀能動性、推動工作人員積極學習與之相關的知識，從而提高自身工作水平。2.有助得到領導的重視和社會的認可。醫院的檔案工作容易被邊沿化，檔案工作中的傳統式被動服務，不利于提高檔案的利用率，也就不利于提高檔案工作在醫院總體工作的地位。但檔案的編研工作，彰顯了檔案作用的廣泛性，向醫院黨政領導以及有關部門提供編研成果，加深醫院領導及其他部門對檔案和檔案工作的了解，擴大檔案工作的影響力，因此優秀的檔案編研成果有助于提高檔案室在醫院總體工作中的重要地位。3.有助于保護檔案原件延長其壽命。檔案編研成果提供利用后，減少了外界與檔案原件的接觸，有利于檔案原件的保管安全，延長其壽命。

二、了解檔案編研工作的流程

檔案的編研工作主要有五步驟：選題、選材、加工編輯、總纂和審核。選題是檔案編研工作的首要環節，是其他環節工作的依據；選材就是在檔案編研工作中一個承上啟下的環節，要站在檔案原件基礎上做好選材內容的可靠性、問題的典型性、素材的適用性、形式的多樣性、材料的齊全性，以確保編研成果真實、有用、豐富、全面；加工編輯是檔案編研成果主體內容的形成過程，它是按照檔案編研成果的有關體裁和表達方式等特定要求，進行材料組織的格式化處理，這就要求檔案工作人員要打破傳統知識的桎梏，通過學習熟悉應用文種的范疇和寫作要求，提高文字處理能力和辦公自動化操作技能，才能對收集的素材進行校勘、刪節、編寫和格式化處理，才能實現對整個檔案編研成果進行統一編排和對結構體式的加工完善。

三、檔案工作人員要了解自己要具備的知識

編研成果帶有編研人員立場、觀點、思想傾向，編研人員知識素養決定了編研成果的質量，因此做好編研工作對編研人員的知識素養要求較高：

（一）有較高的政治思想素質。檔案編研人員必須加強政治理論學習，鍛煉出高度的政治鑒別力和敏銳判斷力，保證檔案編研工作的正確政治方向。同時要有正確的理想信念，不計較個人得失，甘當人梯。編研工作是一項辛苦的工作，只有樹立正確的理想信念，才能以平和的心態開展工作，在面對編研成果被高效利用，但作為編研者的自己卻常被領導“遺忘”、沒有得到及時的掌聲時，才能適時調整好心理狀態、處之泰然。

（二）要有較強的思想素質。編研主題確定以后，接下來是海量的收集工作，完成任務的時間彈性又比較大，這就要求編研人員工作要細致嚴謹，具備較強的責任心持之以恒，確保編研成果的系統性和科學性和任務完成的高效性。

（三）要具備提煉編研主題的能力與技巧。醫院開展的編研工作，多數編研體裁主要有一次加工編研成果如發文匯聚、專題匯編、圖樣匯編、文集等；二次加工的檔案編研成果如：數據匯編、組織機構沿革、大事記等，屬于中低難度的編研工作，往往選好主題即能決定編研成果的社會效益和價值；而部分具有研究價值的編研成果，需要經過三次加工而成，這類成果既能為史學研究和決策研究提供參考作用，對能夠能開展這類編研工作的人員綜合素質要求也高，這類編研工作在政府的黨史部門或高校開展較多，而醫院開展這類編研工作少。因此醫院檔案工作人員，掌握選題技巧對做好編研工作非常必要，以下從兩個方面談談如何做好選題工作:

1.了解管理層的需要。想了解管理層需要什么，編研人員就要了解當前國內、省內醫療形勢的醫療熱點問題，熱點問題往往是服務對象關心的問題。因此檔案工作人員要關心時政、關心業內要聞與新聞，才能在選題工作上把好醫療熱點問題，從而匯編出醫院領導和干部職工切實需要的編研成果。

2.了解醫院的中心工作。中心工作永遠是管理層關心點。醫療護理工作又是醫院工作永恒主題，因此編研人員要了解醫院管理知識，提煉出醫療護理工作的有關主題。

3.了解醫院職工的需要。勞資問題、晉升問題、職工合法權益保障等問題是與職工利益密切相關的問題，也是職工查閱的高頻問題，這些專題皆可成為編研工作的主題。

4.了解本單位的檔案內容。檔案編研工作是立足于館（室）藏檔案所開展的工作，只有在充分了解本單位檔案具體情況，才能開展好編研工作，否則再好的選題，若沒有齊全的檔案素材選取也無法展開；不了館（室）藏情況，在選材過程中也容易盲目導致所收集材料的不全面；不了解館（室）藏情況也難醞釀出好的選題靈感。

醫院檔案工作人員編制少、工作量大，開展好編研工作不易。然而，編研工作是錦上添花的工作，既利于提高檔案工作人員的綜合水平，又有利于外界對檔案工作的了解和認可，是推動檔案部門、檔案工作人員貼近醫院中心工作、提高本部門在重要地位的重要途徑，是一項值得付出的事業。

參考文獻：

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