淺議高校基建檔案收集管理工作的現狀及對策

文/重慶文理學院 堯蘭

一、檔案收集是做好高校基建檔案工作中的重要保障

保存完整的高校基建檔案記錄了高等學校在學校文化歷史發展中不斷進步的變遷過程，記載了高校的各個建筑物的具體位置和建筑物內外布置的各種管線、電纜設計、施工、改建等方面的情況，真實地體現了校區的總體布局、規劃和遠景規劃，能夠體會到學校在不同階段的發展規劃及辦學理念。

檔案的收集工作是做好高校基建檔案工作的前提和基礎。只有收集完建設工程項目的可行性研究、立項、地勘、設計、招標、施工過程及材料驗收管理、項目資金支付、工程主體竣工及消防驗收、工程結算等一系列的資料，才能保證該套基建檔案的齊全完整，為以后學校樓宇管理、維護、擴建、改建提供重要的技術支撐材料。

二、現目前高校基建檔案收集工作中存在的主要問題分析

高等學校在科研、教學、行政管理、基本建設和后勤服務等各項工作中，不斷地形成大量的文字及圖紙資料，檔案管理就是將其中有保存價值的檔案材料收集起來，進行系統的整理分類保存，以便于以后有效地利用。高校的辦學過程中逐步規范化對科研檔案、教學檔案、學籍檔案、黨政管理檔案、人事檔案、會計檔案管理工作，基本上已形成比較完善的收集管理體制，但由于基本建設時重在工程驗收后投入使用，在過程管理記錄方面沒有引起足夠的重視，使得基礎建設檔案收集管理方面的還存在著不少的問題，分析高校基建檔案項目前主要存在以下幾方面的問題。

（一）基建檔案管理意識不強。現在很多學校在擴建的時候都存在搶工期的情況，為了更快的將工程投入學校使用，在組織建設管理隊伍的時候就抽調學校基建、財務、審計等各部門的同志組建高校工程建設指揮部，一旦工程竣工驗收后交付學校相關使用單位投入使用，高校工程建設指揮部即解散，資料隨工作人員分散到多個部門。領導“重工程建設，輕檔案管理”的思想使得在工程項目啟動的時候沒有配備專門的基建檔案管理人員參與其中收集整理歸檔建設檔案，將各種資料散落在承建單位、監理單位、各經辦人員等手里，時間久了建設資料遺失，在以后管理人員變動后學校基建隱蔽工程的維修改造等工作中無法查找原始資料，給工程項目后期管理工作和學校的建設發展造成不必要的損失。

（二）基建檔案管理制度建立不完善和基建檔案收集整理管理工作人員配備不齊。因基建檔案的特殊性，某些學校配備的檔案管理人員缺乏與之相配的管理水平，也就沒有制定健全有效的管理制度來規范基建檔案的分類收集、整理保存、使用登記工作，使得基建檔案管理工作無法實現有法可依、有章可循，無法有效地執行落實。

很多基建管理部門領導著重管理建設工期以及質量的把握，沒有足夠的重視基建檔案工作，往往把基建檔案歸檔工作作為單位某個工作人員的兼職工作，繁雜的本職工作造成工作人員忽略了平時對基建檔案材料的收集，常常是年終對各個工作人員上交的材料進行一次例行的歸檔，所以基建檔案管理人員的配備不齊造成基建項目資料歸檔不完整，導致無法在高校基建檔案的管理工作取得良好的效果。

（三）涉及部門多，部門之間協作性不強，造成基建檔案收集不完整、質量得不到保證。往往一個工程項目閉合需要幾年的時間，由于基礎性建設的特殊性，它涉及面廣、建設周期長，這就決定了工程檔案的收集是一個長期持久、全面系統的工作。基建檔案不僅僅只有地面以上的能觀察到的建筑物，還應該包括地下管網、隱蔽工程等，而這些工程隱藏在墻體內或地下，其不可見性往往在造成管理人員在收集相關檔案時的忽略和遺漏。并且基建項目涉及了建設單位、監理單位、設計單位、財務部門、審計部門等多個部門，這就決定了很多資料產生并保存于多個業務部門中，如果檔案管理人員主管重視程度不夠，各個業務部門配合協作性不高，就無法正確地判斷歸檔的資料是否齊全、數據是否準確，那么歸檔的材料齊全完整性就無法得到有效的保障。

三、進一步提高高校基建檔案收集管理工作水平的措施

（一）切實更新管理理念，加強領導重視程度，強化全員檔案意識。要想提高高校基建檔案工作水平，關鍵工作是高校領導進一步更新管理理念，加強對學校基礎建設檔案管理工作的重視，提高職工檔案意識。在學校領導高度重視的前提下，涉及建設的部門人員達成一致的建檔共識，也只有得到涉及部門的重視和配合協作，才能構建一個健康和諧、積極良好的外部環境，為基建檔案收集工作的順利開展提供有利的條件。

（二）提高法制法辦意識，建立完善高校基建檔案管理體制，做到有章可循，有法可依。建立健全完善的高校基建檔案管理機制，是做好高校基建檔案收集管理工作的前提和基礎。要根據《工程檔案管理辦法》《普通高等學校檔案管理辦法》及《高等學校檔案工作規范》，結合本校實際情況制定《基本建設檔案管理實施細則》，明確規定管理體制、各部門職責、歸檔材料范圍、檔案分類的標準、歸檔的時間、保存的期間、查借閱的制度等，做到有章可循，有法可依。

收集存檔的基建檔案資料必須要求真實、完整地反映該工程項目在管理和建設過程中的全部的信息，確保其完整性、整套性、準確性和系統性。學校的所有基建項目在立項的時候基建檔案管理人員就要參與其中，同步開始進行相關材料的收集和整理工作，在工程項目立項之際就要清楚的了解該項目的內容、特點、任務目標、涉及部門會產生哪些有利用價值有必要存檔的該工程的建設資料，然后明確勘察設計單位、工程建設單位、承建單位、監理單位、審計單位、專職基建檔案管理人員各自承擔的職責，規范要求應該收集上交哪些基建檔案資料，做到有計劃、有目標地保證高校基建檔案收集工作制度化、規范化、標準化。

（三）加強業務培訓指導的力度，進一步提高高校基建檔案管理人員專業管理水平。基建檔案收集工作專業性要求比較強，它要求檔案管理人員一方面具備檔案管理方面的專業知識，另一方面還要掌握工程建設方面的專業知識，并且具有觀察、分析方面的綜合能力，而現目前在高校中的基建檔案管理人員往往缺乏相關的專業管理知識技能。因此，學校要加強對基建檔案管理人員的業務培訓，學習熟悉國家有關法律法規、高校檔案管理工作辦法以及學習國家對建設項目的基本程序，自覺增強基建檔案收集管理責任意識，不斷地提高自身業務水平，學習更多的檔案專業知識和基建工程知識，提高嚴控質量、收集整理的能力，以利于更好地為高校基建檔案管理工作服好務。

一份完整的高校基建工程檔案不僅僅要包括計劃安排、勘察設計、招投標等前期準備的資料，工程的各項施工管理過程中的各種記錄資料，還應該涵蓋報建、竣工驗收、交付使用中資料及后期結算審計資料，將這一系列的資料按照事物發生的順序或隸屬關系進行有序的規范整理形成有效的基建檔案，這才能充分地體現基建工程建設檔案的整體性、成套性和不重復性。

基建檔案管理人員在審核上交歸檔的資料時，要逐項逐頁認真檢查，歸檔的文件材料和圖紙均要求為原件，檢查簽證手續、材質檢測記錄、隱蔽工程收方記錄、原材料的出廠合格證明和取樣檢測報告等資料是否規范，是否符合要求，是否詳細、真實，保證字跡工整清晰，簽字和印章齊備。對文字資料和圖紙資料中存在問題的，要求按照基建檔案歸檔的要求進行修正補救。

保質保量做好基建檔案的收集工作是確保高校基建檔案工作有序開展的重要保障，因此，要認識到其重要性，在檔案意識樹立、人員安排及培訓、收集及管理的各個環節都提升管理，才能確保高校基建檔案的質量，為學校發展做好基本建設檔案資料收集管理工作。

[1]秦紅.淺議高校基建檔案的收集工作[J].廣西財經學院學報,2008(3).

[2]黃素梅.如何做好高校基建檔案的收集工作[J].商情,2011(29).