淺析事業單位檔案信息化管理

文/泰安市泰山區勞動就業辦公室　張娜；泰安市紅十字會中心血站　趙彬

淺析事業單位檔案信息化管理

文/泰安市泰山區勞動就業辦公室張娜；泰安市紅十字會中心血站趙彬

【摘要】對于事業單位而言，檔案本身是對于本單位事業的重要的輔助作用的體現，也是進一步完善工作以及實行工作管理的重要依據。因此，保證對于檔案進行有效的管理是十分重要的，也只有在檔案能夠被有效地使用和查詢的前提下，本單位的事業才能夠更加良性的發展。在這個條件下，必然要求人們進一步完善檔案的管理，使得單位檔案能夠更好地發揮作用。在信息化技術盛行的大背景之下，也就需要在檔案管理方面進一步跟上時代的腳步，完成自身的信息化改造，成而真正的實現信息化管理，來進行成本的節約和效率的提高，進而更好地發揮單位檔案的作用。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

一、事業單位檔案管理模式改善的需求

（一）事業單位檔案管理的意義。事業單位本身是以特定社會公共事務作為服務對象，以增加社會公共利益為目的而提供公共服務的組織。其本身對于社會起的調節和促進作用，也是政府和企業所不能代替的工作。而對于事業單位來說，檔案本身代表著過去和現在的基本狀況的記錄，也代表著對于未來可以依靠的現狀，對于本身的業務發展和人才管理都起著重要的作用。可以說檔案的存在，以及有效的檔案管理，是事業單位正規運轉的必要條件，也是決定了能否長期正常執行的關鍵點所在。

（二）新時代下對于事業單位檔案管理信息化的要求。進行單位檔案的信息化管理，本身也是時代需求所導致的。由于信息技術的發展對于資料的使用和查閱帶來更大的便捷性，從而進一步加快了信息的流通。而檔案可以說也是信息的一種，在這種快速流動的情況下，也可以說是必然需求檔案管理方面也要做到對于信息數據的及時和快速的要求。再加上外部環境的競爭性壓力以及聯系者的信息化進程，如果自身的信息化管理無法做到，那么就很難真正的形成系統，甚至遭到淘汰。

二、檔案信息化管理的優勢

（一）檔案存取使用便捷。相對于傳統的紙質檔案，信息化技術管理之下進行電子檔案的提取和儲存，則是要快捷得多。由于作為電子數據，可以說進行電子傳輸的方式省時省力，而且進行檢索和檢驗也基本不怎么費力。而且，紙質檔案進行存取的過程中可能會帶來磨損和污跡之類的問題，每次的取出和放回也需要重新進行整理分類歸檔，對于整理工作而言也不得不說是一個比較麻煩的工作。類似的問題通過數據化的處理一般情況下能夠有效地避免。如果只是一般情況下使用，自然只需要動用電子數據，這樣子可以避免頻繁的動用紙張導致可能出現的問題。

（二）檔案維護便捷。相對而言信息化之下進行直接的選取，對于經常需要翻檢情況下的舊式方法的確更加有利于檔案的存儲和保養。由于紙質檔案一般情況下都是第一手資料，可以說本身對于單位而言是非常重要的，也有必要保證在一般情況下保護和維護，避免過于頻繁的出現可能的磨損污染。同時相對有一定使用壽命的紙張而言，電子檔案也能夠保存更長一些的時間，對于重新抄錄的工作難度也相對不是那么大。

（三）檔案管理成本節約。相對而言由于本身檢索難度的降低，進行信息化檔案管理的難度就有很大的降低，同時對于成本的節約也必然的是一個顯著性的提高。固然初期投入是需要一定的更新換代的資本，但是隨后帶來的管理成本的降低，也是實在的能夠有效地體現出來的。

三、進行檔案信息化管理的方式

（一）樹立信息化觀念，進行實際行動的配合。對于信息化管理最重要的還是觀念上的配合，通過有效的理論教育和重視程度，直接的將信息化管理落實下去。凡事最需要的也就是決心和客觀條件，就當下的情況而言，進行信息化的管理改革的條件已經成熟，因而就更需要在觀念上及時轉變，盡量自主的去進行信息化管理改革。因而在意識方面，也必然的會要求能夠盡量的維護和落實，保證能夠真正的實施。

（二）改善技術設備，加強硬件建設。技術方面的更新也是重要的硬件改造的過程，進行信息化管理必然的需要一定的初期投入，而信息化的設備就是其中不可或缺的部分，包括計算機硬件的完善以及相應數據庫的建立等方面，都是需要去努力的改善的。而硬件條件的完善也必然的是作為信息化管理的基礎和載體，通過建立完整的信息聯通網絡，然后將自身的檔案信息數據化，從而完成對于信息化的管理的要求。

（三）提高相關人員技術管理的素質。同樣的，信息化管理也是需要有人來進行操作的，因而對于相關的技術人員的素質需要有一定的保證。必然需要進一步吸納更多的信息技術專門技術人員，也需要對于本身的操作者進行一定的培訓，從而加強他們的專業水平。

四、結語

通過信息化的管理，對于事業單位本身的提高可以說是顯而易見的，而保證了本身的效率和成本也必然會使得事業單位管理在現代化的道路上更進一步，從而更好的跟得上時代的步伐。

參考文獻：

[1]玄慧蘭.淺析事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].經營管理,2009(09).

[2]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用,2013(03).