高校檔案管理信息化工作探究

文/伊犁師范學院　王莉莉

高校檔案管理信息化工作探究

文/伊犁師范學院王莉莉

【摘要】在網絡化辦公環境下，高校應加快檔案管理信息化建設步伐，適應時代的潮流和趨勢。本文從高校檔案管理信息化建設的必要性和可行性入手，簡要分析當前高校檔案信息化建設中遇到的困境，并提出切實可行、行之有效的建設策略，以推進建設工作穩步進行。

【關鍵詞】高校檔案；信息化；困境；建設策略

隨著信息技術和計算機在各個領域中的普及應用，高校檔案管理工作進入了一個網絡化辦公時代，傳統的單純依靠人工的管理模式已不再適用。對此，應當引入先進的信息技術和數字技術，實現高校檔案管理信息化，提高工作效率、降低工作量，促使管理工作更加高效化、精準化、規范化，適應信息時代需要。所以，高校要采取有效措施積極推動這一建設工作的開展，加快檔案管理信息化建設步伐。

一、高校檔案管理信息化建設的必要性和可行性

高校檔案管理信息化是順應信息時代潮流的必然趨勢，是提高高校檔案管理水平的迫切需要，是提升高校檔案資源服務能力的前提條件。在信息時代下，高校檔案的形式、形成、存儲、傳遞、利用等發生了根本性變化，數字館藏資源越來越多，信息技術應用越來越廣。為了提高館藏資源利用率、高效運作檔案管理工作，亟待改變傳統的人工管理模式，實現信息化管理。就目前看，我國信息技術和計算機網絡發展迅速，檔案管理技術層出不窮，為高校檔案信息化建設創造了一個前所未有的大好環境。加之，高校檔案管理自動化發展已見成效，一大批優秀檔案管理信息系統應用于高校檔案管理，為高校檔案管理信息化建設奠定了良好基礎。

二、高校檔案管理信息化建設中的困境

（一）未建立統一的組織協調機構。在分散領導的高校管理體制下，我國尚未建立一個統一的機構去組織、規劃、協調各高校的檔案管理信息化建設工作，做不到資源優化配置，一定程度上阻礙了檔案信息化建設進程。高校檔案館各自獨立，封閉式的進行相關的建設與發展工作，使高校檔案管理呈現出條塊分割狀態，各館間的交流互動少，館藏資源共享程度低，無論硬件設施配置還是數據庫建設，整體上都處于較低水平，亟待改善。

（二）數據庫建設滯后。現階段，高校檔案館基本都建成了規模大小不等的檔案數據庫，可是缺乏科學規劃，整體性考慮不夠，系統軟件功能缺失，造成標準化程度低，服務能力得不到提高。加之，各類檔案的無序整理，缺乏對教學檔案、科研檔案、設備檔案的規范歸類，只有條目數據庫，沒有全文數據庫、特色數據庫等，類型單一，降低了館藏資源利用率。

（三）管理技術手段落后。高校檔案管理工作一直以來不受高校特別重視，資金投入不足，軟硬件配置低，造成檔案管理信息技術手段落后。不少高校只是初步實現了自動化管理，信息化程度低。也正因為如此，檔案資源利用和共享達不到理想水平，為數字檔案庫建設和信息化管理帶來了較大困境。

（四）管理人員信息素質有待提高。高校檔案信息化建設過程中，要涉及到很多的計算機知識及應用技術，要求檔案管理人員除了具備專業的檔案管理知識外，還要具有扎實的計算機基礎知識，能夠熟練運用計算機應用技術、網絡技術、通信技術等，為信息化建設提供支持。然而實際工作中，不少高校檔案管理人員信息素質并不高，而且年齡層較高、知識結構較低，缺乏自我完善的積極性。高校應認識到這一問題對檔案管理信息化建設造成的困擾，加快建立符合需要的檔案管理團隊。

三、高校檔案管理信息化建設策略

（一）著眼于整體發展，強化總體規劃。高校檔案是國家重要的信息資源，各高校的檔案管理信息化工作不應封閉式進行，應在統一的信息化協調機構的組織下，樹立大局觀，從服務社會角度出發，制定科學的建設規劃，整體上提升高校檔案管理信息化水平。這就需要建立一個組織機構，統一協調高校檔案管理信息化建設工作，降低資源浪費，推進建設進程。從中高校可以清楚看到國家對高校檔案管理信息化工作的重視，把這一工作納入學校整體規劃之中，視作為高校發展的重要內容。

（二）提升網絡化辦公水平，促進檔案管理信息化。辦公網絡化是高校檔案管理信息化的重要基礎，提升檔案信息自動化處理水平，利于加快檔案管理信息化。所以，高校檔案管理應進一步深化計算機應用、網絡管理，提高網絡化辦公水平。比如，在文書檔案管理中應用計算機，使檔案的立卷、接收、鑒定工作更便捷、更高效，不必再花費大量時間去剔除無價值的文件，大大提高了工作效率。同時，也便于檔案資源檢索，查漏補缺，調整和刪除等。值得考慮的一點是檔案信息安全問題。隨著網絡化辦公水平的提升，不得不重視網絡安全管理，應建立完善的信息防御系統，通過殺毒軟件、網絡安全檢測、加密、身份認證等手段保護檔案信息安全，防止信息泄露。

（三）加快檔案數據庫建設，提高資源共享率。檔案數據庫建設是高校檔案信息資源開發與利用的核心工作，應加大資金投入，根據實際需要科學明確數據庫定位，確定檔案數據庫建設的標準、規模、效能等。為實現資源共享、提高利用率，除了建立目錄數據庫外，還應建立全文數據庫、多媒體數據庫、特色數據庫。用于檔案數據庫建設的軟硬件可以通過購買獲得，但是檔案信息則需要高校自主建設，加大檔案文件收集、整理，并確保質量。

在檔案數據庫設計上，采用ER模型分析與理清數據庫內各功能實體之間的關系，以此為依據設計數據庫框架結構，確定各功能板塊。為實現標準化，要求制定統一的檔案文獻標準，對軟硬件、網絡傳輸等也要制定標準，避免數據庫標準過低，確保檔案信息在校園網與檔案管理網之間的快速交換和存儲。

（四）建立完善的信息系統，優化檔案管理工作。建立完善的檔案管理信息系統，使檔案信息的搜集、分類、整理、檢索等有一個信息化操作平臺，為信息化建設提供平臺。這一管理信息平臺應具有完備的功能體系：統一數字檔案入口，集中統一管理電子文件，支持新的業務加載，靈活管理權限及有效管理檔案流程等。在具體工作中，不斷探索信息技術應用，使其更好的應用于檔案管理信息系統建設，推動檔案管理信息化進程。

（五）加強教育培訓，提高檔案管理人員業務能力。檔案管理人員業務能力培訓主要從專業能力和信息素養兩方面入手。在專業能力上，要求檔案管理人員必須具備專業的檔案知識和管理技能，能在工作中熟練應用；在信息素養上，要求檔案管理人員具有一定的信息意識，及時捕捉有用信息，在此基礎上具備信息處理、加工與利用能力，將信息轉化為檔案資料。這就需要檔案管理人員熟練使用計算機應用技術，為信息的收集、加工處理和利用提供支持。

高校應嚴格檔案管理人員入職，提高準入門檻；定期組織培訓、進修學習等活動，暢通在職人員職業發展渠道，盡可能優化檔案管理人員知識結構。而檔案管理人員應具有自我完善和發展意識，在工作實踐中學習，使專業知識和信息素養得到提升。

四、結語

綜上所述，高校檔案管理信息化是高校管理工作的重要內容，因此高校需要認清檔案管理工作的重要性，并且針對現階段信息化建設遇到的困境，采取相關針對性的建設措施，全力加快檔案管理信息化建設進程，促進高校檔案管理健康發展。

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