高職院校檔案管理信息系統開發及應用

文/湖北黃岡職業技術學院　李霞

高職院校檔案管理信息系統開發及應用

文/湖北黃岡職業技術學院李霞

【摘要】隨著高職院校擴招的持續開展，高職院校檔案也越來越多，傳統的手工式檔案管理模式已經陳舊，高職院校檔案管理信息系統（簡稱ArchiGIS）順勢而生，在信息化時代，理所當然成為高職院校檔案管理的寵兒。本文主要就高職院校檔案管理信息系統的研發背景、功能及特點、應用等方面進行了闡述。

【關鍵詞】高職院校檔案管理信息系統；研發背景；功能；應用

《高職院校檔案管理信息系統》是基于GIS（即“地理信息系統”，Geographic Information System）和MIS（即“管理信息系統”，Management Information System）的高職院校檔案系統的資源融合，實現對高職院校檔案信息的可視化管理、使用，并借以進行業務指導。高職院校檔案管理信息系統的成功研制，實現了對高職院校檔案數據的有效存儲、更新和調用，一方面，可用作于提高高職院校檔案部門執行業務的標準。

一、系統的研發背景

（一）高職院校發展的需要。在高職院校不斷擴招的道路上，高職院校檔案的重要性不言而喻，其管理模式的改變和完善也是必然趨勢。純粹紙質的檔案和手工的檔案管理方式，已經無法與高職院校發展的速度相匹配。除此之外，隨著全國各地的高職院校都在擴招，相關檔案資料也是堆積如山。

（二）信息化時代的需要。現今社會，科技文化繁榮，網絡使用頻繁，人們的生活和工作方式都在悄然發生著變化，辦公信息化、數字化也已經開始普及。信息化時代為高職院校檔案管理提供了新的條件，同時也對其效率和水平提出了新的要求。傳統的高職院校檔案管理方式也需要逐漸改變，與時俱進，與當下凡事都講求高效率的社會相適應。正是這樣的局面的形成，高職院校檔案管理信息系統的研發才有了意義和價值。

（三）高職院校檔案管理的需要。存在著歸納整理工作沉重，查閱檢索不便、工作效率低等多種問題。在此背景下，高職院校檔案的數字化、可視化管理成為適應時局發展的必要手段。高職院校檔案管理信息系統的研制，一方面，該系統更有利于高職院校檔案相關信息的可視化檢索和查詢；另一方面，該系統也更好地發揮了高職院校檔案輔助規劃決策的作用。

二、系統的功能及特點

（一）采用Workflow技術。高職院校檔案管理采用了工作流技術（簡稱Workflow），該技術的主要應用在于利用計算機技術，按照某一種預先設定好的規則自動化傳遞文檔、信息資料或者是任務，以此來實現某個業務目標。高職院校檔案管理信息系統具有集多種技術為一體的顯著特點，打造出高效、便利的檔案管理模式，為未來高職院校檔案管理的繼續發展開辟了一條新路。

（二）電子檔案登記管理。高職院校檔案管理信息系統基本實現了電子檔案登記功能，而且能夠實時更新并瀏覽多種格式的電子檔案文件，包括各種矢量文件，比如AutoCAD的DWG、DXF等，以及各種常用的柵格文件，比如GRID圖像文件、JPG圖像文件等。在一定程度上，解除了因為文件格式不同而帶來的困擾。

三、系統的實際應用

（一）實現全國高職院校檔案的垂直管理。高職院校檔案管理信息系統的建立和實際應用，不僅有助于提高高職院校檔案的管理水平和效率，還充分發揮了其在高職院校教學中的重要作用。就全國的高職院校檔案管理來看，本系統實際運用使高職院校檔案信息的在全國內的調用查詢得到實現，便于全校上下各級各類檔案的垂直管理，同時，以此來實現高職院校檔案的共享機制。

（二）為高職院校決策提供依據。一直以來，高職院校作出的規劃和高職院校的諸多明智決策都離不開高職院校檔案資料的輔助。如果高職院校檔案資料的相關數據提供不準確、不及時、不完整，就會造成高職院校決策的失誤，甚至在高職院校工程真正實施的過程中出現大的紕漏。所以，高職院校檔案管理信息系統的應用，不僅能夠儲存大量的檔案資料，還為高職院校決策提供及時、詳盡、準確的數據資料參考。

（三）方便工作人員快速查詢、統計。高職院校檔案管理信息系統在一定程度上實現了檔案資料數據的及時輸入、存儲、更新以及調用，為高職院校檔案管理的工作人員對檔案信息的快速查詢、檢索，以及檔案資料數據的統計提供了極大的便利。同時，該系統利用互聯網網絡方式進行最新動態信息資料的發布，從而使這部分檔案資料得到整個社會的充分開發和大范圍運用，也使國家在高職院校檔案行業中的投入得到間接的經濟收益。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，高職院校擴招的局勢下，高職院校檔案逐年增多，有效的檔案管理模式的建設和完善，是高職院校檔案管理行業工作中不可忽視的部分，更是整個工作任務的重中之重。因此，要跟上時代的步伐，適應快節奏、高效率的當今社會，高職院校檔案管理信息系統的研發和應用極具現實意義。

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