淺議疾控機構檔案管理信息化建設

文/云南省玉溪市紅塔區疾病預防控制中心　方泉

淺議疾控機構檔案管理信息化建設

文/云南省玉溪市紅塔區疾病預防控制中心方泉

【摘要】對于基層疾控中心的檔案管理滯后問題，應改革創新檔案管理機制，改進提高管理水平，加強專兼職人員崗位培訓，實現檔案工作各個環節的計算機化，加強檔案軟件硬件基礎設施建設和經費投入，促進疾控工作的開展。

【關鍵詞】疾控檔案管理；改進提高管理水平；信息化

當前，許多基層疾控中心的檔案管理還比較滯后，需要使用檔案材料時難查找，很難發揮檔案材料的功能和效用。改革創新疾控機構檔案管理機制，成為當前疾控檔案管理的迫切任務。改革的方向應該是：以檔案信息的數字材料化存儲和提供服務為中心，使檔案工作進一步規范化、數字化、網絡化、社會化，把這些材料轉為信息化的數字材料輸入電腦，既可以長期保存，又能方便查找和使用，為疾病防控和突發公共衛生應急處置提供科學依據。

一、基層疾控機構檔案管理中存在問題

（一）管理意識薄弱，檔案利用率低。部分檔案管理人員管理意識和服務意識不夠，對檔案管理墨守成規、安于現狀，或者管理制度不嚴，借閱隨意，有的單位領導對檔案工作少過問、不關心、無要求，缺乏檢查和督促，使檔案管理人員失去工作動力。

（二）缺乏專業檔案管理的人員?；鶎蛹部貦C構沒有檔案專職人員編制，多為身兼數職的勤雜人員兼任。這些人一般年紀偏大，缺乏檔案管理專業知識，檔案專兼職人員不安心本職工作，兼職人員干幾年就要求到業務科室，造成檔案工作缺乏連續性，影響檔案工作質量的提高。

（三）經費不足，設備落后。檔案設施陳舊，雖然各級疾控中心近年來相繼增建了房屋，改善了實驗室和辦公條件，但對檔案室的投入還不夠，溫度濕度控制、“八防”設施、密集架、刻錄機、掃描儀等尚未普及，有的雖已添置了計算機等設施，但沒有充分開發利用。

二、改進和提高檔案管理水平是形勢發展的要求

（一）檔案管理信息化是發展的趨勢。把檔案從紙質的載體變為電子載體是科技發展的必然，可以大幅度提升檔案管理水平和利用率?！?006-2020年國家信息化發展戰略》中提出要加強醫療衛生信息化建設要求，《中共中央、國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》提出要建立實用共享的醫療衛生信息系統，這是大勢所趨，要加快檔案信息化建設，適應信息時代和社會發展的要求；檔案信息化也是衡量醫療衛生單位正規化、標準化的重要指標。

（二）檔案信息化有利于檔案資料的永久保存。原始的紙質檔案，管理不善就容易變質損壞，如果把紙質檔案材料轉化為信息系統，不僅保管方便，而且可以長期保存。

（三）方便對信息資料的提取和利用。檔案開發利用是檔案工作的根本目的和中心任務，檔案工作必須通過檔案利用來體現其服務性。檔案是為了現實服務的，不用時“不重要”，需要時“急的跳”。建設一個高質量的檔案計算機管理系統，開展信息化管理，需要時可以隨時提取，簡捷方便，不會遺失，很大程度上減少了人為損耗，節約時間和成本。

三、如何提高基層疾控機構檔案管理信息化建設

（一）提高對醫療檔案建設的認識，完善規范制度規范管理。

對檔案管理重要性的認識，不僅一般檔案管理人員認識不到位，部分單位領導重視也不足夠，表現在人員配備不當，要求不嚴，經費不夠，不重視發揮檔案的作用等方面。實現疾控機構檔案規范化管理，制定完善規章制度，明確中心檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責，實行檔案管理分級負責制度。

（二）培訓現有人員掌握現代化管理技術。搞好檔案信息化的關鍵還是人才，沒有懂得網絡技術人才的支撐，都是紙上談兵。人才從哪里來？一是在現有人員上挑選年紀輕，有一定文化、責任心強的人進行專業培訓，熟練掌握網絡技術和一般疾病控制專業知識，讓他們在崗位上鍛煉。二是從大學畢業生中吸收優秀網絡人才，在工作中熟悉掌握疾控機構的專業知識（醫學院畢業的網絡人才更好），經過一段時間實踐，這些人會成為疾控機構信息化管理的主力軍。

（三）實現檔案工作各個環節的計算機化。這是加快檔案信息自動化系統建設和提高檔案系統利用功能的技術基礎和重要手段。目前，檔案的信息化建設多以數據庫的開發和利用為主題，大多單位還僅停留在錄入檔案目錄，實現目錄的電子查詢。檔案的信息化是發展的必然趨勢，它將檔案的文件管理轉化為信息管理，實現所有檔案的網絡查詢，可以更方便、更快捷地發揮其作用。在檔案的信息化方面，要進一步發揮其數據庫的功能，實現由低到高、由個體到群體、由單一到系統，實現，提高自動化效率。

（四）加強檔案軟件硬件基礎設施建設和經費投入。軟硬件跟不上，實現現代化網絡管理也是一句空話。硬件設施包括計算機、打印機、刻錄機、掃描儀等設備，以及設計合理、設備齊全的庫房；軟件包括管理檔案應有的軟件系統、數據庫、檔案查詢軟件、信息安全軟件等。如果因經費限制，先購買主件，以后逐年增配，做好內部局域網建設，力爭把檔案管理的軟硬設備配齊，這是完全應該而且可以做到的。

參考文獻：

[1]王鳳.疾控檔案信息化管理的思考[J].辦公室業務,2013(05).

[2]王笑玲,劉蓓.論加強疾控機構人事檔案管理信息化建設[J].實用預防醫學,2007(02).