高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)方法探析

文/浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　李君

高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)方法探析

文/浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院李君

【摘要】分析高職文秘專業(yè)檔案管理課程性質(zhì)及教學(xué)現(xiàn)狀，結(jié)合教學(xué)實(shí)踐總結(jié)適合高職檔案管理課程教學(xué)的幾種有效方法：案例分析法、多媒體教學(xué)法、任務(wù)驅(qū)動(dòng)法、分組教學(xué)法、參觀調(diào)研法。

【關(guān)鍵詞】高職課程；檔案管理；教學(xué)方法

高職檔案課程是文秘專業(yè)的專業(yè)課程，由于種種原因，該課程的教學(xué)效果在一些高職院校并不理想。要改變這個(gè)現(xiàn)狀，探索和實(shí)踐各種適合課程和學(xué)生的教學(xué)方法是一種有效且易操作的辦法，本文就結(jié)合教學(xué)實(shí)踐對(duì)幾種有效的教學(xué)方法進(jìn)行分析總結(jié)。

一、高職文秘專業(yè)檔案管理課程的性質(zhì)及教學(xué)現(xiàn)狀

（一）高職文秘專業(yè)檔案管理課程性質(zhì)。高職檔案管理課程是文秘專業(yè)的專業(yè)課程，旨在通過(guò)課程學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解檔案的重要性，樹立檔案意識(shí)，掌握檔案管理基本理論和技能，養(yǎng)成嚴(yán)守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的職業(yè)素養(yǎng)及團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)精神，從而勝任基層企事業(yè)單位檔案管理員、負(fù)責(zé)信息管理的行政助理或檔案事務(wù)所從業(yè)人員等崗位工作。

（二）高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)現(xiàn)狀。高職文秘專業(yè)基本都開設(shè)了檔案管理或文書與檔案管理課程，遺憾的是，由于這門課有較強(qiáng)的實(shí)踐性和應(yīng)用性，加之一些高職院校由于實(shí)訓(xùn)條件限制無(wú)法充分進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，教師上課往往以知識(shí)講授為主，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)該門課程學(xué)習(xí)興趣不高，教學(xué)效果不盡人意。以我院文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)為例，本課程為文秘專業(yè)核心課程，第5學(xué)期開設(shè)，課時(shí)54。之前由于教學(xué)理念和教學(xué)條件限制，教學(xué)中就存在問題，主要體現(xiàn)在：1.以理論教學(xué)為主。由于沒有檔案實(shí)訓(xùn)室和相關(guān)實(shí)踐教學(xué)條件，教師教學(xué)過(guò)程中幾乎只能以理論教學(xué)為主，學(xué)生沒有足夠的實(shí)訓(xùn)機(jī)會(huì)。2.課堂教學(xué)方法相對(duì)單一。之前檔案管理課程教學(xué)多采用講授法、提問法、案例分析法等，對(duì)于學(xué)習(xí)興趣相對(duì)不高的高職學(xué)生來(lái)說(shuō)，課堂教學(xué)僅這些方法相對(duì)單一，難以充分調(diào)動(dòng)他們的學(xué)習(xí)興趣。由于以上問題，我院文秘專業(yè)之前檔案管理課程教學(xué)難以達(dá)到教學(xué)目標(biāo)，不利于學(xué)生專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。所幸的是，教師和學(xué)院都在努力改變，首先是教師在課堂教學(xué)探索和實(shí)施了多種教學(xué)方法，盡量調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，彌補(bǔ)因教學(xué)條件不足造成的影響；其次學(xué)院建設(shè)了文秘專業(yè)綜合實(shí)訓(xùn)室，建成后檔案教學(xué)理論教學(xué)為主、實(shí)訓(xùn)虛化的現(xiàn)象得到改善，經(jīng)過(guò)努力，目前我院的檔案管理課程教學(xué)質(zhì)量得到提升。

二、高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)方法探析

（一）案例分析法。案例分析教學(xué)法指教師利用現(xiàn)實(shí)生活或工作中真實(shí)案例進(jìn)行教學(xué)的方法。教師出示案例后，針對(duì)案例提出相關(guān)問題，學(xué)生通過(guò)查閱知識(shí)、思考討論后作出評(píng)價(jià)或提出具體的解決問題方法。案例分析教學(xué)法改變了教師傳統(tǒng)滿堂講的局面，教師在教學(xué)中扮演設(shè)計(jì)者和鼓勵(lì)者角色，設(shè)計(jì)具有針對(duì)性、典型性、真實(shí)性的案例，鼓勵(lì)學(xué)生對(duì)案例進(jìn)行思考、討論并充分發(fā)表意見。案例分析法的實(shí)施有利于培養(yǎng)學(xué)生分析問題、解決問題及團(tuán)隊(duì)協(xié)作的能力。

檔案管理課程理論知識(shí)比較枯燥，在教學(xué)中恰當(dāng)運(yùn)用案例分析法效果明顯，比如講到檔案重要性，我會(huì)給學(xué)生講《檔案袋里的秘密》案例，該案例講述上海許先生因人事檔案出問題找不到工作的真實(shí)故事，由于案例的真實(shí)性和情節(jié)性，學(xué)生首先被案例深深吸引，通過(guò)思考和討論，學(xué)生不僅深切感受到檔案的重要性，而且還認(rèn)識(shí)到處理好與用人單位關(guān)系的重要性及中國(guó)人事檔案管理中的弊端等問題，有的學(xué)生甚至問到畢業(yè)后學(xué)生檔案去向問題，可以說(shuō)該案例的使用收到了較好效果。案例分析教學(xué)法在檔案管理課程教學(xué)中使用廣泛，檔案的價(jià)值、檔案人員素質(zhì)、檔案的整理、保管、利用等教學(xué)內(nèi)容中都可以使用，對(duì)提升學(xué)生學(xué)習(xí)興趣、加深學(xué)生對(duì)知識(shí)的理解和運(yùn)用都比較有效。需注意的是，案例分析法使用時(shí)要注意案例的針對(duì)性和典型性，案例不在多而在精；教學(xué)過(guò)程中需針對(duì)性提出相關(guān)問題引導(dǎo)學(xué)生思考、討論，而且不要追求所謂的標(biāo)準(zhǔn)答案，這樣才能更好培養(yǎng)學(xué)生的思維能力；此外，教師在最后評(píng)價(jià)時(shí)也不應(yīng)局限于案例本事，對(duì)案例延伸涉及到的問題也要適當(dāng)引導(dǎo)分析，以開拓學(xué)生思維和視野。

（二）多媒體教學(xué)法。多媒體教學(xué)法指在教學(xué)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)，把圖片、音頻、視頻等與教學(xué)內(nèi)容有機(jī)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行教學(xué)的方法。在檔案管理教學(xué)中，多媒體教學(xué)法通過(guò)創(chuàng)設(shè)生動(dòng)情景不僅更能調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，也能讓學(xué)生更好理解教學(xué)內(nèi)容，從而提高教學(xué)效率和教學(xué)效果。比如講到檔案室和檔案工具，可以給學(xué)生展示檔案柜、檔案盒、溫濕度計(jì)、檔案縫紉機(jī)、打孔機(jī)等檔案工具圖片，直觀圖片比文字描述效果好。講到檔案整理時(shí)，給學(xué)生播放檔案整理過(guò)程的視頻，不僅課堂上可以給學(xué)生反復(fù)展示每個(gè)步驟，學(xué)生下課后還可自己觀看復(fù)習(xí)。此外，國(guó)家檔案館到各種地方檔案館基本都建立了自己網(wǎng)站，介紹檔案館的機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、珍貴檔案、檔案利用案例等內(nèi)容，教師只需點(diǎn)動(dòng)鼠標(biāo)，教學(xué)空間瞬間從教室進(jìn)入到各大檔案館。以上種種，傳統(tǒng)“講義+黑板+粉筆”的教學(xué)手段無(wú)法實(shí)現(xiàn)，正是運(yùn)用多媒體教學(xué)法，讓檔案管理課程教學(xué)多了生動(dòng)，少了枯燥；而且大大增加了課堂教學(xué)信息量，提高了課堂教學(xué)效率。此外，通過(guò)觀看老師精心制作的多媒體課件，學(xué)生潛移默化受到影響，在小組匯報(bào)訓(xùn)練成果時(shí)也能制作出不錯(cuò)的多媒體課件，提升了學(xué)生的綜合素質(zhì)。實(shí)施多媒體教學(xué)法需注意幾點(diǎn)：首先精心制作多媒體課件，從內(nèi)容到形式都要精心設(shè)計(jì)，如果課件只是大段的文字堆砌，只會(huì)影響學(xué)生的興趣；其次注意播放速度，速度過(guò)快會(huì)影響學(xué)生對(duì)知識(shí)的消化吸收；最后不要過(guò)度依賴多媒體教學(xué)法，要注意與其他方法相結(jié)合，否則單一方法也會(huì)造成學(xué)生疲憊。

(三)任務(wù)驅(qū)動(dòng)法。任務(wù)驅(qū)動(dòng)法是一種以“任務(wù)”來(lái)引領(lǐng)教學(xué)的方法，它的基本特征是：“以任務(wù)為主線，以教師為主導(dǎo)、學(xué)生為主體”。任務(wù)驅(qū)動(dòng)法的步驟包括：創(chuàng)設(shè)情境、提出任務(wù)；分析完成任務(wù)的思路、方法、操作；學(xué)生學(xué)中做、做中學(xué)；評(píng)價(jià)和總結(jié)。實(shí)施“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”法有利于激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，培養(yǎng)學(xué)生分析問題、解決問題的能力，提高學(xué)生自主學(xué)習(xí)及與他人協(xié)作的能力。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)法教學(xué)中，任務(wù)設(shè)計(jì)是關(guān)鍵。在檔案管理教學(xué)中，首先將教學(xué)內(nèi)容分為10個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目再設(shè)計(jì)若干典型任務(wù)。比如在項(xiàng)目1檔案與檔案工作的教學(xué)中，就設(shè)計(jì)了三個(gè)典型任務(wù)：認(rèn)識(shí)檔案；了解檔案工作內(nèi)容及機(jī)構(gòu)；走進(jìn)檔案工作人員。以認(rèn)識(shí)檔案為例，按傳統(tǒng)的教學(xué)方式是老師講授檔案的定義、特征、價(jià)值等知識(shí)，但采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)法則是：給出一系列材料和文件的圖片，給出任務(wù)是：1.以下材料及文件哪些應(yīng)當(dāng)歸檔？為什么？2.它們對(duì)于單位和社會(huì)來(lái)說(shuō)有什么價(jià)值？因?yàn)槭侵庇^生動(dòng)的圖片展示，學(xué)生的興趣容易被調(diào)動(dòng)，而要完成給出了2個(gè)任務(wù)，學(xué)生還需要掌握檔案的定義、特征、價(jià)值等基本知識(shí)，此時(shí)不等老師講授，學(xué)生主動(dòng)查書上知識(shí)或討論，等學(xué)生完成任務(wù)后，老師再提煉總結(jié)重點(diǎn)知識(shí)點(diǎn)，教學(xué)過(guò)程學(xué)生愿意聽課和參與，比教師獨(dú)自講授效果好。實(shí)行任務(wù)驅(qū)動(dòng)法需精心設(shè)計(jì)任務(wù)，沒有明確的任務(wù)，學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣就會(huì)大打折扣，而且任務(wù)的設(shè)計(jì)與提出，要緊密和課程教學(xué)目標(biāo)相結(jié)合，只有這樣，任務(wù)才能成為學(xué)習(xí)知識(shí)、理解知識(shí)、提升能力的載體。

（四）分組教學(xué)法。分組教學(xué)法是課堂教學(xué)中培養(yǎng)學(xué)生主動(dòng)參與意識(shí)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的一種較好方法。分組教學(xué)法在檔案實(shí)訓(xùn)時(shí)非常有效，不論是實(shí)訓(xùn)室實(shí)訓(xùn)，還是對(duì)外參觀，以小組為單位便于組織和管理，而且由于成績(jī)考核主要是小組的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，小組成員往往會(huì)更加團(tuán)結(jié)。建議實(shí)施分組教學(xué)法時(shí)，在課程開始教學(xué)時(shí)小組就分好，小組由6~8人組成，主要以自愿組合為主，有時(shí)老師可以根據(jù)學(xué)生情況調(diào)整；每組選出一個(gè)小組長(zhǎng)，小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)本組整個(gè)學(xué)期的小組管理工作，以學(xué)生推薦和自薦為主；在完成任務(wù)時(shí)，小組要根據(jù)具體任務(wù)進(jìn)行討論、分工協(xié)作完成任務(wù)，在提交的資料中，要注明小組每個(gè)成員的任務(wù)分工；教師考核小組成績(jī)時(shí)，小組的團(tuán)隊(duì)意識(shí)與團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)作為考核的主要依據(jù)。分組教學(xué)法需要特別注意的是對(duì)組長(zhǎng)的選拔和培訓(xùn)，組長(zhǎng)要認(rèn)真負(fù)責(zé)、具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)精神；教師要對(duì)各小組長(zhǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，明確小組長(zhǎng)的職責(zé)；同時(shí)在任務(wù)完成中對(duì)小組長(zhǎng)進(jìn)行提醒督促，了解小組成員完成任務(wù)動(dòng)態(tài)，對(duì)不認(rèn)真而且不聽組長(zhǎng)意見的同學(xué)要做好溝通工作，以確保分組教學(xué)法發(fā)揮較好效果。

（五）參觀教學(xué)法。參觀教學(xué)法也是檔案管理課程教學(xué)值得采用的方法，具體操作時(shí)可以靈活多樣。在一個(gè)學(xué)期的教學(xué)中，可以組織一次檔案館或檔案室的參觀教學(xué)，教學(xué)時(shí)間可以選擇在學(xué)完檔案的基本知識(shí)，學(xué)生對(duì)檔案有了基本認(rèn)識(shí)，此時(shí)參觀，可進(jìn)一步加深學(xué)生對(duì)檔案、檔案室、檔案工具及檔案工作的理解；也可在學(xué)完收集、鑒定、整理、保管等檔案業(yè)務(wù)工作后，比如學(xué)完檔案保管后，到檔案館進(jìn)行參觀，直觀了解檔案館的檔案保管條件、設(shè)備、保管制度、日常保管工作等等，現(xiàn)場(chǎng)講解效果比在教室更好。學(xué)校檔案室或展覽館也是參觀的資源，比如帶學(xué)生去參觀我校百年校史展覽館，展覽館里的圖片和資料正是一份份珍貴的檔案，展覽也是檔案利用的一種形式，學(xué)生參觀不僅可以領(lǐng)悟檔案的重要性，也可學(xué)到檔案展覽的知識(shí)。此外，還有一個(gè)虛擬的參觀形式，即參觀網(wǎng)上檔案館。如果不具備條件實(shí)地參觀，參觀網(wǎng)上檔案館也是一種代替形式，現(xiàn)在從國(guó)家到省市都有檔案館，而且基本都有自己的網(wǎng)站，每個(gè)檔案館都各具特色，我會(huì)推薦學(xué)生網(wǎng)上參觀國(guó)家檔案館、浙江省檔案館和杭州市檔案館。網(wǎng)上的參觀和學(xué)習(xí)，不僅可以增加對(duì)檔案的了解和認(rèn)識(shí)，也能拓展學(xué)生的視野，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的興趣。

以上是對(duì)檔案管理課程教學(xué)幾種經(jīng)實(shí)踐比較有效的方法的總結(jié)，教學(xué)中最好能綜合采用，這樣才能更好地提高課堂教學(xué)效果，而且方法完善有一個(gè)實(shí)踐過(guò)程，需在課堂教學(xué)中不斷實(shí)踐和總結(jié)；此外，更需與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索適合學(xué)生和課程的新方法，以更好地提高課堂教學(xué)質(zhì)量。

（課題項(xiàng)目：本文系教育部職業(yè)院校文秘類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)一般課題研究成果之一。項(xiàng)目編號(hào)：YB13057；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：李君）和2013年度浙江省高職高專院校專業(yè)帶頭人專業(yè)領(lǐng)軍項(xiàng)目——高職文秘專業(yè)方向設(shè)置的理論與實(shí)踐探索（項(xiàng)目編號(hào)：lj2013 079；負(fù)責(zé)人：王勇）部分研究成果）。

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