醫(yī)院檔案創(chuàng)新管理與利用探索

文/濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院　張明霞

醫(yī)院檔案創(chuàng)新管理與利用探索

文/濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院張明霞

【摘要】信息化時代，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院全面管理的重要構(gòu)件，是助推醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展不可或缺的信息支持系統(tǒng)。作為國家二甲醫(yī)療機構(gòu)的濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院，承擔(dān)著為濰坊市市直機關(guān)幾千名干部職工和高新、奎文等3區(qū)幾十萬城鄉(xiāng)居民的醫(yī)療服務(wù)職責(zé)，在惠民服務(wù)和醫(yī)院事業(yè)不斷發(fā)展中，形成了大量珍貴、重要的多門類檔案資料。市直機關(guān)醫(yī)院重視檔案工作，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化措施，建章立制，規(guī)范管理，著力搞好檔案建、管、用一體化管理工作，實現(xiàn)了各門類檔案的創(chuàng)新管理和有效利用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案利用

檔案在服務(wù)醫(yī)院各項工作、助推醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮良好成效。抓檔案、強管理、促發(fā)展，濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院榮獲省市文明單位、衛(wèi)生工作先進(jìn)單位、五星級志愿服務(wù)單位等十多項較高榮譽，多次受到濰坊市和業(yè)務(wù)主管部門表彰。

一、病案檔案創(chuàng)新管理與利用

病案是記載醫(yī)院醫(yī)藥活動重要業(yè)務(wù)檔案，它真實記錄了患者病情癥狀、發(fā)展情況及施醫(yī)用藥全過程。其客觀記錄性和信息真實完整性，決定其成為醫(yī)療、教學(xué)、科研、疾控及醫(yī)療保險賠償、傷殘事故鑒定、醫(yī)療事故處理等醫(yī)院活動重要信證和依據(jù)。近幾年，我院面對高新技術(shù)廣泛應(yīng)用導(dǎo)致各種電子病案與日俱增，病案形式日漸現(xiàn)代化、科技化、多樣化的發(fā)展態(tài)勢，采取四項舉措，創(chuàng)新病案管理：其一，強化時代超前意識，全面優(yōu)化員工綜合素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化高科技手段和技能，以適應(yīng)信息化時代檔案管理發(fā)展需要。其二，制定實施病案制作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范病案記錄，確保病案質(zhì)量。其三，通過考核評比、觀摩展示等方式，激勵鞭策搞好病案。其四，檔案工作人員及時做好指導(dǎo)督促。諸多措施聯(lián)動，保證了病案規(guī)范形成和管理。

創(chuàng)新病案利用，助推醫(yī)療工作提效。我院為市直部門1056名糖尿病患者建立了專項病案，摸清人數(shù)有針對性地開始治療工作。根據(jù)醫(yī)療用藥記錄，對各病員患者因病施治。并依據(jù)病案信息，采取中西藥結(jié)合，因人施醫(yī)，科學(xué)治療，提高了醫(yī)治效果。

我院還通過糖尿病病案進(jìn)行患者年齡分析，發(fā)現(xiàn)患者年齡呈年輕化早發(fā)態(tài)勢。究其原因，許多年輕患者往往是“工作要干，家務(wù)要辦，社會應(yīng)酬不斷，”因忙累致病。有鑒于此，我院聘請專家，定期舉辦糖尿病大型講座，讓年輕干部“早預(yù)防、早發(fā)現(xiàn)、早治療”，此舉深受歡迎。

二、設(shè)備檔案創(chuàng)新管理與利用

伴隨現(xiàn)代科技在醫(yī)院的廣泛應(yīng)用，高新技術(shù)尖端設(shè)備的大量添置，計算機網(wǎng)絡(luò)的建成和運轉(zhuǎn)，醫(yī)院設(shè)備檔案數(shù)量劇增。為科學(xué)管理、創(chuàng)新利用好這些檔案，我院健全了院—科—人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，健全實施了設(shè)備檔案管理制度，將設(shè)備檔案管理納入科室和有關(guān)人員崗位職責(zé)，做到四同步：設(shè)備購進(jìn)與圖紙資料引進(jìn)同步；設(shè)備開箱查驗與清點圖紙資料同步；設(shè)備使用維護(hù)與形成使用記錄維修資料同步；設(shè)備定期現(xiàn)場檢查與清查設(shè)備檔案同步。醫(yī)院還把設(shè)備檔案管理與考核設(shè)備人員工作掛鉤，上述卓有成效的監(jiān)管措施，保證了醫(yī)院重點設(shè)備檔案的齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。

設(shè)備檔案幾年來在醫(yī)院新設(shè)備檢修、計算機網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等活動中發(fā)揮了重要作用，確保了醫(yī)療設(shè)備的購置和正常運轉(zhuǎn)。正是依靠設(shè)備檔案的助推效能，才最大限度地發(fā)揮出設(shè)備在診斷、醫(yī)療、科研中的重要依托功能。我院獲得的專利項目EL冷光片的醫(yī)學(xué)影像觀片夾和高科技項目椎間盤鏡下微創(chuàng)放置可膨脹式椎間融合器（B-Twin）治療腰椎退行性疾病的臨床治療研究，就是利用設(shè)備檔案緊密結(jié)合臨床治療研究成功的。設(shè)備檔案已成為保證醫(yī)院各項工作順利開展的強力助推器。

三、科研檔案創(chuàng)新管理與利用

在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)全面改革適應(yīng)市場提高競爭力的進(jìn)程中，我院制定實施了“科技興院、科技強院”戰(zhàn)略。伴隨專項科研、院際交流、高層論壇、專家講座等科研活動、業(yè)務(wù)交流的廣泛開展，大量醫(yī)學(xué)科研、技術(shù)交流檔案隨之形成。醫(yī)院制定實施了科研檔案統(tǒng)管細(xì)則，把在各項科研活動全程中形成的內(nèi)容真實嚴(yán)謹(jǐn)、儲存各科科研項目（課題）的階段性規(guī)劃、年季計劃、立項材料、科研合同、實驗記錄、階段性總結(jié)、技術(shù)論證材料、專家評審意見及檢測報告、科目推廣應(yīng)用等各門類材料，全部納入歸檔范圍，按項目（課題）和運行階段實行管理。科研檔案做到從源頭抓起，項目立項時即提出歸檔材料要求；項目階段性檢查，亦檢查期間形成的相應(yīng)材料；項目驗收階段，亦驗收檔案；項目推廣應(yīng)用階段，亦考核項目推廣應(yīng)用檔案。檔案監(jiān)管伴隨項目全程，確保科研檔案無遺漏。醫(yī)院近年實施的20多項科研課題和業(yè)務(wù)交流項目，其檔案材料均齊全完整，系統(tǒng)真實。這些項目檔案，在我院科技活動中發(fā)揮了獨特作用。

科研檔案創(chuàng)新利用見成效。醫(yī)院利用科研檔案編輯糖尿病、耳鼻喉科教材，對新醫(yī)生、實習(xí)學(xué)生和鄉(xiāng)醫(yī)進(jìn)行培訓(xùn)；撰寫學(xué)術(shù)論文在省市論壇交流；匯編《老年人牙病、耳聾防治案例》同國家有關(guān)專家聯(lián)袂舉辦講座；編寫《兒童常見感冒預(yù)防實例》分發(fā)社會，提升兒童感冒防治效果。

四、衛(wèi)生人事檔案創(chuàng)新管理與利用

我院近幾年在實施“廣攬精英，人才強院”戰(zhàn)略活動中，為做到各類人才合理培養(yǎng)和配置能夠有所依據(jù)，醫(yī)院建立健全了全院員工尤其是中高級專業(yè)人員的衛(wèi)生人事檔案，將專業(yè)人員在工作活動中形成的業(yè)務(wù)表現(xiàn)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)和科研活動（成果）等檔案材料集中統(tǒng)管，按人分類管理。創(chuàng)新管理措施：一是制定實施歸檔辦法，明細(xì)歸檔材料內(nèi)容，每年第一季度專業(yè)人員及時報送材料，醫(yī)院組織專人鑒定篩選。二是按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對歸檔材料進(jìn)行規(guī)范整理，并實行跟蹤追索，動態(tài)管理。三是建立醫(yī)院人才信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)人事檔案信息全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的現(xiàn)代化管理。

醫(yī)院人事檔案創(chuàng)新利用，真正為醫(yī)院人事管理提供真實便捷服務(wù)。檔案成為全面掌控員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)醫(yī)術(shù)情況，有的放矢培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。尤其在職稱晉升、干部聘用、年終考核諸方面，依靠檔案做到了審核有標(biāo)準(zhǔn)，考評有依據(jù)，評論客觀公正、透明合理。近幾年依憑衛(wèi)生人事檔案，結(jié)合現(xiàn)實表現(xiàn)，10名員工被評為先進(jìn)工作者，7名專業(yè)技術(shù)人員晉升中高級職稱。人事檔案的創(chuàng)新管理與利用，激發(fā)了專業(yè)人員積極主動干工作、凝神聚力搞科研、多出成果快出成果的動力和熱情，促進(jìn)了醫(yī)院風(fēng)正氣清，各項工作快速發(fā)展。

五、基建檔案創(chuàng)新管理與利用

記錄基建工程項目立項、審批、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及裝修全過程的文字、圖紙、圖表等基建項目檔案材料，為醫(yī)院的建設(shè)、維修、改擴建提供依據(jù)。我院重視基建檔案創(chuàng)新管理：將基建檔案收集管理列入基建工作人員和檔案人員工作職責(zé)和工作程序，強化措施從初始抓起，著力搞好跟蹤收集。基建檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)展，無縫銜接。尤其注重?fù)屪r機，及時收集竣工檔案。我院病房辦公樓、辦公樓院落地下管線等基建檔案都得到妥善管理，各項目基建檔案齊全完整。

醫(yī)院注重利用基建檔案解決實際問題。在病房樓維修擴建、樓層設(shè)施修理、地下管道疏通中，基建檔案發(fā)揮了重要作用。2014年，因醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展需要，需在病房樓西側(cè)擴建整體房間，通過查閱相當(dāng)圖紙掌握了樓房承載參數(shù)和結(jié)構(gòu)，保證了新建工程進(jìn)展和質(zhì)量，提前2個月竣工，節(jié)省資金8萬元。在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺鋪設(shè)管線時，依據(jù)院存的地下管網(wǎng)路線等圖紙資料，摸準(zhǔn)了地下管線情況，保證了工程順利進(jìn)行。