檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義探討

文/新疆水利廳頭屯河流域管理處 張敏

一、引言

就目前的社會形勢來看，信息化時代的到來對社會各個行業都是一場挑戰。傳統檔案管理工作的陳舊方式使檔案管理事業整體遭受到了時代的沖擊，建立現代檔案管理機制成為拯救檔案管理業的良方妙藥。作為建立現代檔案管理的基本點，檔案管理基礎工作的提升是不可忽視的重要部分。只有全面提高檔案管理的基礎工作，才能從根本上進行傳統檔案管理向現代檔案管理的轉變，使檔案管理在符合時代需要的同時得到實質性的飛躍。

二、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。

(一)幫助建立更標準更規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作所追求的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作為查（借）閱者帶來的是更及時的檔案查找，更準確的檔案內容，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。利用電子信息技術做基礎的檔案整理工作，例如對檔案的重新組合整理，按類別進行的檔案分類儲存等，將會幫助建立更加規范化、標準化的現代檔案管理機制。

(二)確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強對這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。在注重高效檔案管理的今天，更加快速更加便捷的搜索是檔案管理工作提高效率不可缺少的一部分，是現代檔案管理的重要組成部分。

(三)提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。當然，對于涉密的文件可別行辦理。

三、檔案管理基礎工作的現狀及改善建議

檔案管理基礎工作是現代檔案管理的基礎，想要全面改善檔案管理事業以適應時代發展的需要，就要明白當今檔案管理基礎工作中存在的問題，對癥下藥才能解決問題。現代化的檔案管理一定要重視檔案管理基礎工作，這樣才能提高檔案管理的整體水平，推動檔案管理更好更快發展。

(一)檔案管理基礎工作存在的問題。在當前檔案管理中存在的諸多問題里，首先，最重要的還是對于檔案管理基礎工作的不重視。在當今中國，諸多的單位、公司對檔案管理工作本身就沒有太多認識，更別說是基礎工作的重視。這樣的想法最終會造成工作信息的丟失，影響工作的順利展開，進而影響整個單位、公司的生存與發展。其次，不合理的檔案分類也是目前檔案管理中存在的一項重要問題。不合理的檔案分類會對檔案搜索利用造成困難，延誤工作的順利進行，降低工作效率。最后，高素質的檔案管理人員的缺失。人是社會中的能動主體，檔案管理工作的順利進行離不開高素質的管理人員，這直接關系到整個檔案管理工作的進行。高素質的管理人員能夠在管理工作中把握全局，避免失誤的出現，保證檔案管理工作的順利，提高整個工作的效率。

(二)檔案管理基礎工作的改善建議。針對檔案管理基礎工作中存在的問題，想要改變現狀，首先，要加強對檔案管理工作的重視。檔案管理工作為日常工地而順利進行提供了信息基礎和參考價值，想要提高工作效率，追求更高的工作效益就要重視檔案的管理工作，充分意識到檔案管理工作的重要性，意識到基礎工作的順利對于整個檔案管理順利進行的重要意義。其次，要加強檔案管理的基礎工作，使其走上規范化、標準化、現代化的道路，認真錄入檔案內容，合理歸類檔案類別，提高檔案檢索系統功能，提高檔案管理的工作效率。最后，要注意高素質的檔案管理人員的培養，從根本上解決檔案管理工作的難點，以工作人員配合計算機系統的方式，提升檔案管理基礎工作的水平，向高效率、高回報的現代檔案管理方向邁進。

四、總結

鑒于檔案管理基礎工作對于現代檔案管理的重要意義，想要建立現代化的、高效的檔案管理體制，就要從基礎改進入手。響應時代的號召，重視起檔案管理基礎工作，結合先進技術在保證工作質量的前提下，提高檔案管理的工作效率。并通過對檔案基礎管理工作的改善與提高，推動整個檔案管理事業的向前發展，盡早建立更加完善的現代檔案管理，使整個檔案管理業保持健康的、持續的發展狀態。

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