展覽的記憶
——淺談博物館展覽檔案管理

文/上海博物館　陳馨虹

展覽的記憶
——淺談博物館展覽檔案管理

文/上海博物館陳馨虹

【摘要】展覽是博物館發揮其社會教育功能的重要業務活動，在展覽活動日益豐富的今天，如何管理好展覽檔案成為了博物館檔案工作者需要積極探索的問題，本文結合實際工作，圍繞展覽檔案的收集、整理及信息化進行了一定的探討。

【關鍵詞】博物館；展覽檔案；檔案收集

博物館，是指以研究、教育和欣賞為目的，收藏、保護、展示人類活動和自然環境的見證物，向公眾開放的非營利性社會服務機構。從對博物館的定義中，可以發現，博物館有三大功能：收藏和保管國家文物、對文物進行研究和保護、進行文物展出和社會教育。隨著社會經濟的發展，隨著國民素質的提升，越來越多的人開始關注博物館的社會教育功能，這就促使博物館工作者在文物與觀眾之間搭建更為廣闊的平臺，而陳列展覽正是這一平臺至關重要的組成部分，它讓更多人親臨歷史留下的珍貴遺跡，感受人類文明的博大精深。伴隨著陳列展覽的進行，必然會產生一系列的文件材料，這些文件的妥善保管和利用正是博物館更好發揮其社會教育功能的基石。那么如何管理好這些展覽的記憶，就是一名博物館的檔案工作者需要認真思考的問題。

一、博物館展覽檔案的有效收集

任何一項檔案工作都是以收集材料為起點的，收集工作能否有效開展不僅關系到之后的整理工作能否順利進行，也會對日后的利用產生重要影響，所以收集工作既是展覽檔案管理的起點，也是其中的關鍵點。

（一）展覽檔案的收集要注重及時性。展覽檔案不同于一般的文書檔案，其時間跨度不一，短則幾個月，長則幾年，時間跨度上的差別給檔案資料的收集提出了難題。時間跨度較短的展覽，資料固然齊全，而時間跨度較長的展覽一般只能保證其必要資料的完整性，如展覽的請示、批復、協議書等，而諸如相關單位的往來函件，相關問題的協調材料等常常無法收集完整。這部分資料的缺失將會給日后展覽業務的開展帶來不利影響。例如，當有工作人員需要查找類似問題的解決方案時，會因為資料的不完整而無法為其提供相關的參考依據。所以，展覽檔案的收集工作要首先考慮及時性，這并不意味著檔案管理者要時刻關注文件資料，而是采取時間段的方式，即從展覽籌備開始，每隔一個固定的時間段，與相關業務部門進行溝通，了解一下在這期間是否有新的文件產生，從而及時收集。

（二）展覽檔案的收集要注重廣泛性。通常而言，展覽檔案涉及以下內容：展覽大綱、請示、批復、協議、陳列設計圖、開幕式材料等。這些檔案資料可以稱之為展覽檔案的基礎，體現出的是一個展覽最為基本的要素。展覽檔案的涉及面其實遠遠不止這些，要完整記錄一個展覽從籌備到圓滿閉幕的過程，除了要收集上述基本材料外，還要從多方面入手，廣泛收集。結合日常的檔案管理工作，可以從以下幾個方面拓展展覽檔案的收集。一是與相關單位的往來函件，一紙借展協議固然是對展覽所涉及單位的最準確表述，然而，在借展過程中，仍有諸多需要相互協調的問題，比如展品的數量、展品的選定、展品的運輸、展品的安全保障、各方對陳列展覽環境的要求、圖錄的出版等等，這些問題的協調不是展覽協議能夠體現出的，協議提供的只是各方認可的最終結果，但這一結果是如何形成的，就需要通過這些往來函件來體現。二是人員的出訪交流材料。上海博物館歷來注重與國內外博物館的交流，與國外博物館合作辦展是陳列展覽重要的組成部分，因此，無論是在展覽籌備階段，還是在展覽的開放過程中，抑或是展覽閉幕撤展階段，都會有兩館人員的互相交流，而這些交流過程中所形成的出訪報告，展覽小結等材料也是展覽檔案中不可忽視的一部分。三是相關媒體報道，一般而言，我館在每次展覽開幕之際，都會舉行新聞發布會，向媒體介紹展覽的相關情況，而在展覽開放過程中，也會有媒體前來采訪、拍攝，這些新聞媒體活動所產生的各類報道如同博物館與觀眾之間溝通的橋梁，對進一步發揮博物館的社會教育功能具有重要意義。所以，相關媒體報道也要納入展覽檔案的收集范圍中，為日后展覽工作的開展提供借鑒。

（三）展覽檔案的收集要注重相關衍生品。在許多檔案管理者的概念里，展覽檔案主要是文書材料以及相關的聲像資料，而有一類檔案資料很容易被忽視，這就是伴隨展覽所開發出的各類衍生品。以上海博物館藝術品公司為例，其有相當數量的產品是圍繞展覽而進行開發的，如有以書畫展品開發而來的絲巾、有以青花瓷圖案為元素開發的筆袋、有契合展覽開發的手機殼等等。這些衍生品通過融入展品的元素，對展覽進行了另一種詮釋。那么，作為一個博物館的檔案管理者，在收集資料的過程中，也要注重對這些衍生品的收集，可以采用聲像檔案的形式，通過照片記錄下這些與展覽息息相關的文創產品。

（四）展覽檔案的收集要注重延續性。一般而言，當某項活動結束時，檔案收集工作也已完成，可以進入整理階段，但是，展覽檔案有一定的特殊性，它是評估博物館社會教育功能的重要標準，在日后對博物館的績效評估中，起著重要作用。另外，國家乃至部分地方文物局設有相關的一些獎項，例如全國博物館十大陳列展覽精品獎，這些獎項的評定也是展覽結束后才進行的。所以，展覽檔案的收集要有一定的延續性，這些后續形成的文件材料，榮譽資料也要涵蓋在收集范圍內，從而完整的展現展覽從籌備到結束的全過程。

二、博物館展覽檔案的科學整理

展覽檔案的科學整理是展覽檔案管理的重要環節，而展覽檔案又不同于普通的文書檔案，其整理過程有一定的特殊性，那么如何將整個展覽過程中形成的各類文書、聲像等材料合理分類、有序整理是博物館檔案工作者面臨的又一個問題。結合幾年來的工作實踐，可以從以下幾方面著手，科學整理展覽檔案。

（一）展覽檔案的臨時歸檔。展覽檔案不同于一般業務活動中形成的文書資料，其時間跨度不一，收集資料的時間節點不能簡單地限于展覽閉幕后，而是從展覽籌備階段開始，每隔一個固定的時間段，收集一批資料。然而，這些收入的展覽檔案無法同文書檔案一并整理，因為其中有部分展覽還在計劃、準備階段，所以，對于這些尚在商洽中的展覽，其形成的各類資料可以通過臨時歸檔的方法進行整理。即每年形成一個臨時展覽案卷，按照展覽分類，將資料歸入其中，并不予裝訂，待展覽閉幕之后，將之前歸入臨時案卷的資料抽出，歸入該展覽檔案中。這種臨時歸檔的方法既解決了時間跨度較長的展覽其資料收集不全面的問題，又能保證整個展覽資料能夠完整地歸并在一起，以便日后的查考利用。

（二）展覽檔案的卷內排序。展覽檔案的卷內排序是整個整理過程的重中之重，雖然檔案整理已經實現以件歸檔，但文件之間的順序仍需要檔案工作者在實踐中不斷優化。展覽檔案的排序并不簡單，其不能遵循單一的時間排序原則，因為一個完整的展覽檔案資料涉及面非常之廣，不僅有展覽立項，申報資料，還有各單位之間的往來函，人員出訪，媒體報道等多方面內容，簡單的時間排序會造成整個展覽檔案資料之間關系混亂，相關聯的資料因為時間原因，分開甚遠，給查找利用帶來困難。所以，在對展覽檔案進行排序時，遵循先分類，再排序的原則，比如可將展覽的請示、批復以及協議書放在前三位，然后是各單位之間的往來函件，接著是與開幕式相關的邀請函、請柬、新聞稿、新聞發布會流程等相關資料，再者是相關媒體報道，最后是人員交流與展覽小結。如此一來，整個展覽檔案井然有序，查找利用時相關聯的文件可以一并找出，較為便捷。

（三）展覽檔案的分類整理。展覽檔案的載體較為豐富、除了一般的文書檔案外，還有一定數量的聲像資料，榮譽資料，因此，分類整理，分類保管是展覽檔案整理過程的又一基本原則。實際工作中，簡單的以載體區別似乎并不能滿足展覽檔案整理的需要，在區分載體的基礎上，不同的表現形式也要加以區分。以展覽文書檔案為例，除了展覽請示、批復、往來函件等最為普通的文書形式外，還有來賓簽到簿、展覽剪報、席卡等多種形式，這些形式的文書資料有其特殊性，如果將這些資料一并與普通的文書資料放在一起，一方面在文件尺寸上與標準檔案盒不符，另一方面部分資料日后可以重復使用，例如席卡，檔案工作者其實只需統計來賓信息，席卡的保存實則沒有必要。綜合上述情況，對這部分特殊形式的文書資料可以分類整理分開保管，并在相關錄入條目中以備注形式將之與展覽關聯起來。此外，諸如數年來的來賓簽到簿集合在一起又形成了另一種寶貴的展覽記憶。

（四）展覽檔案的適度統計。近年來，展覽檔案的查找利用已不僅僅局限于單一的展覽協議、往來函件等文件的查詢，有時也會遇到一些整合信息的需求，例如建館以來所有赴外展覽，與某一博物館所有的合作辦展等等，這些資料都需要檔案管理者翻閱相關檔案整合有關信息。為此，作為一名博物館的檔案工作者，在日常工作之余，也要通過對本館大事記及展覽檔案的查閱將有關展覽信息進行分類統計并逐年補充更新，方便日后的查找利用。

三、博物館展覽檔案的信息化

隨著科學技術的發展，檔案信息化成為了每一個檔案工作需要者關注的焦點，展覽檔案作為展覽的一種記憶形式，其信息化工作也刻不容緩。以我館現存展覽檔案為例，早期形成的展覽文件在載體形式、整理分類等方面都存在不利于長期保存利用的問題。例如，有些以紙質形式保存的檔案已出現紙張泛黃變脆的情況，有些文件因為當時用圓珠筆甚至鉛筆書寫字跡早已模糊不清。此外，早期的檔案管理者并未實現聲像檔案與文書檔案分開整理保管，聲像資料大多以照片形式粘貼在文書檔案中，這些照片有的相互粘連，有的也已泛黃，給日后的保管利用帶來極大隱患。因此，展覽檔案的信息化成為了須需開展的工作，以檔案形成的年代為界限，對早期形成展覽檔案進行全文掃描，為了保持展覽檔案的原貌，避免其中的聲像檔案進一步受損，早期歸入文書資料的照片不從原先的案卷中拆分出來，而是一同進行掃描。展覽檔案信息化工作的開展不僅可以使日后的查找更為方便快捷，更重要的是，它原本地記錄了這些老檔案的原貌，讓展覽的記憶可以追根溯源。

四、總結

展覽是博物館履行其社會教育義務的重要途徑，是提升其工作人員素養的重要方式，也是推進其館際交流的重要媒介。博物館的檔案管理者，要在實踐中與時俱進，更新展覽檔案管理的理念，優化展覽檔案管理的各個環節，為展覽留存最直觀的、最真實、最完整的歷史記憶。

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