正確認識企業(yè)檔案的價值

文/中鐵十一局第五工程有限公司　賀淑煥　張莞辰

正確認識企業(yè)檔案的價值

文/中鐵十一局第五工程有限公司賀淑煥張莞辰

【摘要】企業(yè)檔案是企業(yè)全體員工思想的集合，能反映企業(yè)文化，能為企業(yè)提供法律保障，同時企業(yè)檔案還能為企業(yè)提供智力支持，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所以在企業(yè)的運營規(guī)劃中，企業(yè)檔案的管理和利用是不容忽視的部分。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；企業(yè)經(jīng)營；管理資源；利用率

企業(yè)很大一部分信息來源于企業(yè)檔案，合理的開發(fā)以及利用率的提升是企業(yè)整理和管理檔案的最根本目的。全國科技檔案會議于1986年召開，集中對企業(yè)檔案問題進行了研究。國家檔案局在1987年與國家經(jīng)委和國家計委聯(lián)合出臺了《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。該規(guī)定是我國首部針對企業(yè)檔案工作的政策法規(guī)性文件，同時該文件第一次提出了“企業(yè)檔案”“企業(yè)檔案工作”的概念。文件中明確給出了企業(yè)檔案的定義：其直接記載企業(yè)的活動，保存?zhèn)洳楦鞣N企業(yè)文件的總稱。也就是說企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部資料總和。

一、企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體

企業(yè)文化是一種隱形文化，企業(yè)檔案可以很好地將其顯性化表達，同時還是企業(yè)核心文化的組成部分。企業(yè)的隱形文化可以幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中占有一席之地。如果缺少企業(yè)檔案這一載體，那么企業(yè)將無法得到隱形文化的指引和幫助。另外企業(yè)檔案還能夠?qū)⑵髽I(yè)職工工作中的相關(guān)經(jīng)驗進行提煉，匯編成業(yè)務指南或者工作手冊，使得企業(yè)的隱形文化得到更廣泛的推廣。

企業(yè)與外界進行文化交流、傳播、繼承的渠道，主要是借組企業(yè)檔案的管理與利用。企業(yè)文化是企業(yè)在其發(fā)展歷程中一點一滴累積起來的，在這一過程中，企業(yè)職工經(jīng)過長期的熏陶，逐步熟知企業(yè)的隱性文化。同時要想使企業(yè)收獲良好的文化沉淀，就必須使每個職工都參與到企業(yè)文化的建設(shè)中來。這也就意味著，企業(yè)檔案貫穿著企業(yè)文化的整個發(fā)展歷程，如果沒有企業(yè)檔案的跟蹤記載，企業(yè)文化就無法以實體的形式存在，新進職工無法從老一輩那里獲取相關(guān)經(jīng)驗、知識，無法對企業(yè)原有的文化進一步創(chuàng)新，也就阻礙了企業(yè)文化的傳播。

企業(yè)檔案可以作為職工素質(zhì)培訓的相關(guān)教材。職工的企業(yè)文化培訓是企業(yè)人力資源管理當中非常重要的一個環(huán)節(jié)。該項培訓不僅有內(nèi)部企業(yè)文化培訓，還包括外部企業(yè)文化培訓。內(nèi)部文化培訓是指，對員工進行企業(yè)各項規(guī)章制度的教育學習，從而達到自身工作能夠與企業(yè)發(fā)展相一致；外部文化培訓是指，對員工進行新技術(shù)、新管理思想培訓，同時協(xié)助職工將這些新知識與公司原有文化有機地結(jié)合在一起，從而確保職工在熟知自己公司文化的基礎(chǔ)上，對外界環(huán)境有很好的了解。由此可見，企業(yè)檔案是企業(yè)員工文化培養(yǎng)訓練的必備教材。

二、企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的無形部分

資產(chǎn)包括資本和財富兩個方面。企業(yè)掌握的可以通過貨幣衡量的、能夠通過運轉(zhuǎn)為企業(yè)帶來收益的經(jīng)濟資源，我們稱它為企業(yè)資產(chǎn)。企業(yè)資產(chǎn)不僅包括實物資產(chǎn)，還包括無形資產(chǎn)、債權(quán)等。企業(yè)資產(chǎn)的最主要的特點是能夠為資產(chǎn)所有者帶來經(jīng)濟效益。當前社會發(fā)展步入信息社會階段，經(jīng)濟發(fā)展很大一部分依靠信息帶動。傳統(tǒng)的有形資產(chǎn)，例如資金、土地以及機械設(shè)備，在信息經(jīng)濟時代無法獲得大規(guī)模的經(jīng)濟效益。由于信息經(jīng)濟依托于信息的生產(chǎn)、收集與整合，而信息是無形資產(chǎn)的一方面，所以當今社會又被稱作“無形資產(chǎn)社會”。

在信息時代這個大背景下，企業(yè)檔案的地位及應用范圍必定發(fā)生重大變化。企業(yè)檔案不再只作為企業(yè)歷史的描述，更成為企業(yè)文化的傳播媒介，從而為企業(yè)謀求更大的經(jīng)濟效益。企業(yè)檔案作為一種無形資產(chǎn)，不僅與企業(yè)的權(quán)益息息相關(guān)，還直接或者間接地推動企業(yè)的發(fā)展。提高對企業(yè)檔案的開發(fā)利用，除了能夠維護企業(yè)的合法權(quán)益，還能夠幫助企業(yè)獲得有價值的信息與技術(shù)。由此可見，企業(yè)檔案能夠在企業(yè)的長期發(fā)展中源源不斷的為其提供信息保障，幫助其獲得經(jīng)濟效益。企業(yè)的技術(shù)發(fā)展水平與企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的效用成正比關(guān)系。在信息技術(shù)占比較高的高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、知識密集型企業(yè)，企業(yè)檔案的重要性更加得到了肯定。與此同時企業(yè)檔案為公司總資產(chǎn)貢獻的份額也日益增大。所以，在企業(yè)的改組、改制中，必須著重考慮企業(yè)檔案的歸置，避免企業(yè)隱形資產(chǎn)的流失。

三、企業(yè)檔案為企業(yè)提供法律保障依據(jù)

企業(yè)在業(yè)務運營過程中，嚴格遵守政府相關(guān)部門在制定的法律條款以及行業(yè)主管部門修訂的規(guī)章制度，并且能夠證明自身的業(yè)務符合相關(guān)要求，即法規(guī)遵從。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)經(jīng)營活動的原始記錄，還是企業(yè)遵守法律條款的可靠證明。因此，建設(shè)規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系，已經(jīng)成為當今社會中法律條款對企業(yè)遵紀守法的基本要求。

進入信息化時代后，企業(yè)檔案管理模式變得愈加復雜，企業(yè)檔案的管理與企業(yè)經(jīng)營之間的聯(lián)系日益密切。前些年美國多家大公司，陸續(xù)被新聞媒體曝光企業(yè)檔案造假的丑聞。為了加強對企業(yè)經(jīng)營行為的監(jiān)督管理，美國國會于2002年發(fā)布了《上市公司財務改革和投資者保護法案》。該法案對美國上市公司的企業(yè)檔案管理進行了嚴格規(guī)定，要通過審查企業(yè)檔案來檢查企業(yè)在經(jīng)營過程中是否存在違規(guī)操作。我國于2008年由財政部等相關(guān)部門聯(lián)合印發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對公司檔案的存放、管理提出了更明確的要求。

市場經(jīng)濟雖是自由經(jīng)濟，但也受相關(guān)經(jīng)濟法律和合同的約束。當發(fā)生經(jīng)濟糾紛時，受害方可借助法律武器來保護自己的權(quán)益。司法講究用事實說話，而企業(yè)檔案恰恰如實的反映了企業(yè)的各項業(yè)務活動，所以企業(yè)檔案在企業(yè)合法權(quán)益受到侵害時，是被司法接受的可靠法律憑證。

四、企業(yè)檔案是全體職工智慧結(jié)晶

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)職工為祖國的繁榮昌盛、企業(yè)的興旺發(fā)達所作出的奮斗，記載著企業(yè)職工在崗位上兢兢業(yè)業(yè)工作所獲得的各種榮譽，凝聚著企業(yè)職工在產(chǎn)品開發(fā)上的銳意進取，珍藏著企業(yè)職工在企業(yè)發(fā)展中勤勤懇懇的努力心血，也展示出企業(yè)職工不懈努力得到的累累碩果。所以說，企業(yè)檔案是全體職工思想智慧的結(jié)晶，是企業(yè)文化的集大成者。要想使得企業(yè)突破原有的成果進入新的發(fā)展境界，就必須要注重企業(yè)檔案的管理、開發(fā)及使用。

當前，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中擁有一席之地，就必須提升生產(chǎn)經(jīng)營和監(jiān)督管理水平。企業(yè)提高生產(chǎn)經(jīng)營與監(jiān)督管理水平的重要前提就是要在最短的時間內(nèi)掌握全面、系統(tǒng)、準確的商業(yè)信息。而企業(yè)檔案恰好能滿足這一需求。企業(yè)檔案里不僅有豐富的商業(yè)信息，而且還記錄了企業(yè)經(jīng)營管理者對市場實情的分析，這就為企業(yè)提高生產(chǎn)經(jīng)營和監(jiān)督管理水平提供了可靠的參考依據(jù)。企業(yè)生產(chǎn)需要依照檔案中存管的商業(yè)合同，企業(yè)挑選合作單位需要參考信用檔案，企業(yè)自身進行盤點、評估需要依照會計檔案?？傊?，沒有企業(yè)檔案，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和監(jiān)督管理活動無法進行。

五、如何提高企業(yè)檔案的資源利用率

企業(yè)檔案在當前信息時代是一種重要的戰(zhàn)略經(jīng)濟資源，而不僅僅是企業(yè)發(fā)展歷程的文獻歷史資料。要想提升企業(yè)檔案的資源利用率，必須深入發(fā)掘企業(yè)檔案這一信息載體的內(nèi)在價值，努力推動企業(yè)檔案內(nèi)在價值向企業(yè)經(jīng)濟競爭優(yōu)勢的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)檔案在企業(yè)資產(chǎn)增值中展現(xiàn)出無可替代的重要角色。

（一）重視企業(yè)檔案資料的開發(fā)和利用。企業(yè)檔案的開發(fā)利用程度是企業(yè)檔案利用率提升的關(guān)鍵點。企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、經(jīng)營管理模式以及決策指令等重要信息，是企業(yè)重要的信息資料庫。企業(yè)檔案總結(jié)了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類經(jīng)驗，對于企業(yè)以后的發(fā)展具有重要的指引作用。對于知識、技術(shù)密集型企業(yè)來講，其運營所面臨的市場情況更是千變?nèi)f化，這就要求企業(yè)需在原有的層面上進一步發(fā)掘企業(yè)檔案的內(nèi)在價值，對新的市場環(huán)境進一步了解，這樣企業(yè)經(jīng)營才能夠避免各種突發(fā)事件帶來的不必要損失，為公司價值的創(chuàng)造提供更好的信息資訊服務。

在當前信息時代的背景下，企業(yè)檔案的收集、整理和保管這些簡單的管理方法已經(jīng)遠遠不能滿足企業(yè)檔案利用率提升的要求，應該加速轉(zhuǎn)變管理模式，將重心調(diào)整為企業(yè)檔案的深度開發(fā)與挖掘。要知道企業(yè)檔案的管理不僅僅是為了保存企業(yè)的歷史資料，而是利用相關(guān)歷史經(jīng)驗，保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）重視企業(yè)檔案資料的管理。依照現(xiàn)代檔案管理學理論，從組織、技術(shù)上確保檔案在企業(yè)內(nèi)的快速、便捷地流動，在企業(yè)規(guī)章允許的范圍內(nèi)自由地共享、交流，從而為企業(yè)領(lǐng)導決策層提供優(yōu)質(zhì)、高效地信息支持，是企業(yè)檔案管理的根本目的。所以，在信息時代，能否高效率的分析提取有用信息、能否盡快地將信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力將成為決定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營好壞、獲取市場競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵性因素。所以企業(yè)的檔案管理機構(gòu)不僅要對企業(yè)檔案包含的各類信息資源進行分類整理，還要依照企業(yè)管理決策層的信息需求，制定信息政策，設(shè)立信息組織，創(chuàng)建出一個信息交流與共享的環(huán)境，從而有效地推動企業(yè)信息集成、信息生產(chǎn)、信息共享和科研創(chuàng)新。

（三）企業(yè)檔案管理要全面介入企業(yè)經(jīng)營管理。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作只能在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中充當提供后端服務的輔助性角色，但是現(xiàn)在信息已經(jīng)成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中舉足輕重的重要資源，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策提供高質(zhì)量的信息保障工作。對信息進行高效整合和分析是提升企業(yè)檔案資源利用率的突破口。因為企業(yè)整體的管理工作是系統(tǒng)性的，所以公司管理決策所需要的信息必須也是系統(tǒng)性的，同時還必須是全面的。這就意味著企業(yè)檔案管理機構(gòu)要由提供“單一”服務轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁跋到y(tǒng)”服務，企業(yè)檔案管理要全面介入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營流程，達到與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各步驟的無縫對接，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與管理決策提供強有力的支撐。

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