服務(wù)與管理相結(jié)合的高校檔案管理工作探究

文/寧夏大學(xué)　殷桃

服務(wù)與管理相結(jié)合的高校檔案管理工作探究

文/寧夏大學(xué)殷桃

【摘要】檔案管理是高校管理工作中最基礎(chǔ)的組成部分之一，是對(duì)實(shí)體檔案和信息檔案進(jìn)行管理和提供服務(wù)的工作。探究服務(wù)與管理相結(jié)合的新型管理模式，對(duì)提高高校檔案管理工作效率、提升服務(wù)質(zhì)量具有十分重要的意義。本文就高校檔案管理工作中，結(jié)合服務(wù)與管理的工作方式做了一些探究。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；服務(wù)與管理

一、服務(wù)與管理在檔案管理工作中的關(guān)系

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也面臨著改革的新挑戰(zhàn)。在新的歷史時(shí)期，如何將服務(wù)與管理相結(jié)合、提升高校檔案管理水平已成為必須深入探討的一個(gè)問(wèn)題。在高校改革不斷深入的今日，理清檔案管理工作中服務(wù)與管理的關(guān)系，是做好高校檔案管理工作的前提所在。

服務(wù)性是高校檔案管理工作的核心屬性，是一切管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和宗旨。高校的檔案管理工作就是為了給學(xué)校的教學(xué)、科研等事業(yè)提供服務(wù)，如不能滿足師生的需求，檔案管理工作也就失去了存在的意義。因此，正確認(rèn)清工作的服務(wù)性質(zhì)，對(duì)于定位自身崗位、實(shí)際中開(kāi)展工作具有十分重要的意義。同時(shí)，還要明確工作的主要內(nèi)容是管理，所有檔案的收集和整理是管理工作的內(nèi)容。只有在工作中不斷總結(jié)和積累現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮創(chuàng)新思維改進(jìn)工作模式，才能適應(yīng)高校和社會(huì)對(duì)檔案管理服務(wù)的需要。在檔案管理工作中管理與服務(wù)兩者相輔相成，缺一不可，正確認(rèn)識(shí)服務(wù)是目的，管理是任務(wù)這一宗旨，對(duì)開(kāi)展高校檔案管理工作不可或缺。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠、缺少服務(wù)意識(shí)。許多高校將重心全放在教學(xué)和學(xué)生管理工作上，對(duì)檔案工作所抱有的重視程度不夠高，甚至對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有明確的要求，或者沒(méi)有想到能為需求者提供怎樣的服務(wù)，導(dǎo)致管理人員工作目標(biāo)不明確，責(zé)任意識(shí)淡化。一些檔案管理工作人員也自覺(jué)地位低下，往往會(huì)出現(xiàn)工作不認(rèn)真的現(xiàn)象。這些問(wèn)題極大地限制了高校檔案管理工作的發(fā)展，為提升服務(wù)質(zhì)量人為增添了不少阻礙。大部分高校仍在采用傳統(tǒng)的被動(dòng)的檔案管理工作模式，即信息的閱覽只能通過(guò)在檔案室眾多文件中搜尋，這既沒(méi)有有效利用信息化技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，也未能體現(xiàn)出管理人員的工作價(jià)值。對(duì)僅停留在對(duì)文件單純的保管這一層面上，并不能體現(xiàn)出服務(wù)的意義，也無(wú)法滿足現(xiàn)今高校發(fā)展的需要。同時(shí)許多管理人員工作不夠積極，對(duì)前來(lái)查詢(xún)的師生時(shí)常態(tài)度生硬，自身缺乏服務(wù)意識(shí)，不能主動(dòng)地向需求者提供服務(wù)，導(dǎo)致師生對(duì)檔案管理工作的滿意程度普遍不高。

（二）管理方式落后、創(chuàng)新意識(shí)不足。目前高校多采用人工服務(wù)的管理方式，這種針對(duì)紙質(zhì)檔案而采取的管理方式在過(guò)去確實(shí)是無(wú)可厚非的，但在信息化高速發(fā)展的今天已難以為繼。由于數(shù)量巨大，實(shí)體檔案不僅有占地的問(wèn)題，還會(huì)在整理和查閱上花費(fèi)更多的人工，而且所能提供的服務(wù)也顯得十分有限，這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的方法能給需求者提供的幫助甚為渺小。而少數(shù)采用信息化管理的高校，也存在搜索引擎較為落后，編排信息不合理，搜尋有用信息難度大等問(wèn)題。沒(méi)有根據(jù)檔案信息化發(fā)展對(duì)現(xiàn)今先進(jìn)的“云存儲(chǔ)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)”等新概念的數(shù)字化信息處理模式進(jìn)行探索和研究。

三、結(jié)合服務(wù)與管理，提升高校檔案管理工作水平

（一）完善管理制度、提高服務(wù)意識(shí)。針對(duì)現(xiàn)在高校檔案管理工作中的問(wèn)題，首先亟須解決的問(wèn)題是服務(wù)意識(shí)的提高。必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)工作的責(zé)任感，而只有當(dāng)管理人員都明確了自身工作的核心目的和工作方向，才能轉(zhuǎn)變工作中懶散被動(dòng)的現(xiàn)狀，為需求者提供有價(jià)值有效率的管理服務(wù)。同時(shí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，要建立明確的服務(wù)任務(wù)，理清工作思路，才能把握為師生服務(wù)的工作方向和重心。

應(yīng)針對(duì)高校的實(shí)際具體情況，建立行之有效的管理制度，包括檔案的收集，實(shí)體檔案保管和信息檔案錄入，提供檔案服務(wù)的程序等。對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，積極吸收外界在檔案管理方面的優(yōu)良經(jīng)驗(yàn)，不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。要以需求者能以最高效最簡(jiǎn)便的方式獲取信息為改革的目的，全面提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)也要重視檔案的保密機(jī)制，對(duì)重要檔案的管理既要切實(shí)合理，也要嚴(yán)格按照程序執(zhí)行。

（二）提高對(duì)信息技術(shù)的利用水平。高校要充分利用現(xiàn)代科技發(fā)展的成果，加大對(duì)檔案管理工作的投入，合理增加相應(yīng)設(shè)備設(shè)施，普及信息化檔案的利用程度，在檔案和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)領(lǐng)域進(jìn)行探索研究，如何利用現(xiàn)有的信息技術(shù)既能安全有效的保護(hù)檔案，又能便利便捷的對(duì)外提供利用服務(wù)，還能對(duì)檔案研究進(jìn)行輔助行的智能分析，建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理信息化工作室和相關(guān)網(wǎng)站等并定期維護(hù)更新，便于師生上網(wǎng)查找信息，并且指導(dǎo)師生如何高效地利用檔案，使檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展。

（三）建立反饋機(jī)制。一套完善的反饋機(jī)制能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處以便加以改正。建立用戶針對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)反饋系統(tǒng)，能有效地幫助管理人員從多角度思考問(wèn)題，查清工作中存在的漏洞，以提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)也能利用系統(tǒng)的質(zhì)量評(píng)估作為對(duì)管理人員的工作水平檢測(cè)，可適當(dāng)納入獎(jiǎng)懲制度中，以此激勵(lì)管理人員變被動(dòng)為主動(dòng)積極地工作。

四、結(jié)論

新形勢(shì)下高校檔案管理工作面臨改革，只有正確掌握服務(wù)與管理的關(guān)系，走兩者相結(jié)合的路，認(rèn)清以服務(wù)為中心的工作本質(zhì)，明確作為管理的工作任務(wù)，既要強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)，又要注重高效的管理方式，同時(shí)利用好信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的便利，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)和監(jiān)管，完善管理制度和服務(wù)機(jī)制，創(chuàng)新管理思維和服務(wù)方式，加強(qiáng)與其他機(jī)構(gòu)管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)上量的提升與質(zhì)的飛躍。

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