文書檔案整理過程中應注意的原則

田永麗

[摘 要]在文書檔案的管理中，文書檔案的整理是一個非常關鍵的工作環節，所以要想更好的提高工作質量，就一定要對文書檔案整理過程中應該把握的原則予以更加清晰的認識，只有這樣，文書檔案整理的效果才會更好，工作的效率也會更高，本文主要分析了文書檔案整理過程中應注意原則，以供參考和借鑒。

[關鍵詞]檔案；整理；原則

在檔案管理工作中，文書檔案整理占據著非常關鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個環節，只有不斷的提高文書檔案整理工作的質量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細、認真的將這項工作順利的完成。

一、重視檔案管理和利用的便利性

（一）注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂

在整理工作中，應該按照文件材料自身的特點和使用價值的大小來確定其保管的期限，國家檔案局已經做出了相關的規定，規定指出，文書檔案的保管期限主要有兩大類，一類是永久保存，一類是定期保存。前者就是說在不發生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無限期延長。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。

大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等都按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件。

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；計算機及其網絡環境中形成的文件。若定稿無重要修改手跡或無領導批示的，定稿無須保存的，正本在前，發文稿紙在后；（大家應注意的是發文稿紙；領導簽字后，必須加蓋單位公章），正文在前，附件在后，原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；有文件處理單位的來文，文件處理單在前，正文在后。

方式與用材的選擇：應歸檔的文件，可根據件內文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統一，可采用無糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內文件較厚的，用原來三孔一線的裝訂方式，裝訂時按1：8：6：的尺寸，以文件的左側為裝訂邊進行裝訂；去掉金屬物后文件應取左邊和下側對齊，線兩頭分別留線背后打死結。

（二）保證檔案形成機關和部門之間建立良好的關系

在充分的保證文件之間形成有機聯系的前提下，將上級機關，同一級的機關和本機關應該管理的材料進行科學的劃分，將同一類的進行妥善的整理，但是需要注意的是對于一些聯系非常密切的文件，如果其不屬于同一個部門，不能隨意將其分開，如果要分開，必須要請示上級主管部門，得到上級主管部門的批示以后才能將其分割開。

（三）做好檔案利用中的保密工作

在檔案保密性上，總是采用一種觀點去看待它是不正確的，但是這并不意味著檔案的使用者就不對重要的檔案進行保密，在實際的工作中，應該強化檔案使用者的保密意識，同時還要做出嚴格的保密規定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對檔案信息進行保密，保密的范圍又是什么。

二、要保持檔案的自然聯系

（一）維護檔案原有的歷史聯系

檔案是對歷史的最為真實和客觀的反映，所以在檔案工作中，對檔案進行嚴格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實客觀的還原。

（二）保持檔案信息的來源聯系

檔案是社會實踐活動的過程中，由不同的黨委構成的，在檔案接收的時候也必須要體現出檔案自身的形成單位，這也就說明，每一個檔案都是有其出處的，在文書檔案的來源方面應該注意到的一點就是注意保持文書檔案自身的形成機關或者時生效機關，這也是工作中需要注意的一個重要內容。

（三）注意檔案承載物的形式聯系

一般情況下，檔案都是又很多文書材料構成的，但是對文書材料內容進行承載的物質卻存在著一定的差別，同一個內容，可以用文字的形式展現出來，也可以用聲音和圖像的形式展現出來，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當前計算機技術在文書檔案工作中也得到了非常廣泛的應用，所以也出現了電子文件的形式，在文書檔案管理的過程中，電子文書檔案和紙質文書檔案在管理的方法上存在著非常大的差別，所以在實際的工作中也需要對其進行研究，做好電子檔案保護工作。

（四）尊重檔案反映的內在聯系

在文書檔案工作中，我們所填寫的文字材料實際上都是為了可以更好的解決單位運營和發展中存在的問題，在單位進行了一些重要的活動之后也會形成文字材料，這些檔案的內容都是有著十分緊密的聯系的，有些材料甚至是相互補充的，也是因為文字材料上存在著非常明顯的內在聯系，所以在實際的工作中也逐漸體現出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類，但是其內在的聯系是不能忽視的，在對文書檔案進行整理的過程中也應該得到高度的重視，只有做好了這一點，才能更好的在工作中提高工作的效率和質量。

（五）考慮檔案形成的時間聯系

檔案中的各種文字材料實際上都是在一定的歷史時期所形成的，所以，同一個時期形成的檔案在反應的內容上一定存在著某些共同點，將同一時期的檔案放在一定位置可以很好的展現出這一過程中存在的問題，這對整體管理工作質量的提升都有著十分重要的推動作用。

三、尊重、利用檔案的原有基礎

原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機聯系，使檔案能夠如實反映本單位社會活動過程和歷史原貌，繼而使檔案對于工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標準不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環境和技術水平，反映了過去的真實歷史面貌，起到了歷史憑證作用。

四、結語

檔案整理工作在檔案管理工作中是一項基礎性的工作，它也是檔案工作得以順利展開的前提，所以工作人員一定要對這一過程中出現的各種問題予以總結，同時還要掌握工作中應該堅持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質量才能得到有效的提升。

參考文獻：

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[2]陳碧燕.淺談企業科技檔案的收集與整理[J].辦公室業務.2012（03）