檔案管理現代化應用中檔案管理原理探討

范亞靜

[摘 要]本文基于檔案管理原理探討了推進檔案管理現代化發展的科學策略。對提升檔案管理現代化工作水平，發揮檔案管理原理內在作用價值，實現優質全面發展，有重要的實踐意義。

[關鍵詞]檔案管理；原理；應用

1.檔案管理現代化

檔案管理現代化主要是管理人員基于現代化理論科學，通過有效管控方式，借助先進設備以及技術系統，全面激發管理人員主動積極性以及創新實踐能力，進而全面更新傳統檔案管理模式，令其向著現代化、系統性、智能化方向不斷發展。在社會經濟快速發展的同時，現代科技實現長足進步，特別是網絡信息手段更廣泛的滲透至各行業領域。伴隨現代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴峻的挑戰與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務量明顯增長，對調檔工作也提出了高標準要求。檔案管理現代化體現了重要的現實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內容，優化檔案管理工作環境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現了有效的影響作用。

2.系統化管理原理

檔案管理現代化核心基礎理論為系統化管理，為提升現代化工作水平，工作人員應全面突破小生產分割模式，創建形成系統化管理思想，基于整體觀念，做好系統項目管控。各區域均為總部門的組成內容，僅有樹立系統化管理思想，方能全面激發系統之中各個分支價值，實現全面融合，提升實踐工作效率。各區域應全面重視檔案管理，為現代社會經濟建設、文化事業、產業化發展提供有價值的資料信息。通過資源全面深入開發，方能有效節約人力以及物力資源，最大化創設經濟效益。

3.整分合原理以及反饋原理

管理學研究專家明確，在對工作實施細化分解后，應將其劃分為小部分，并做合理的組織安排，進而全面提升實踐工作效率。由該視角來講，應針對事物發展環節做細化了解及明確整體面貌并分析其中的規律，了解具體功能以及核心價值。有效組織即依照事物發展規律在確保最大化效益的基礎上做有效的排列組合。當前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合，也就是整分合原理。檔案管理由現實實踐來講可包含整理、統計分析、編研應用等部分。由宏觀視角來講，則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項職能全面發揮出來，各級部門應依照自身權責明確年度目標，做好職責劃分，提升實踐工作效率。

檔案管理信息反饋目標在于明確自身價值，只有令檔案信息創設的經濟、社會效益整體全面反饋出來，方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會評估檢驗，還應快速對缺陷問題進行及時反饋，工作人員應依照客觀要求對檔案資源做持續的改進以及豐富處理。

4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護

基于檔案原理發揮管理保護作用進程中，不僅應提升重視力度，做好各機構權責職能劃分，還用注重其完成輸出后社會各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會服務，創造更大效益，應強化檔案資源保存管理。做好員工專業化教育培訓。從當前工作人員現狀水平審視，他們多為非專業人員，因此欠缺一定的專業知識以及高水平技能。伴隨檔案管理現代化發展，其展現形式、管理存儲要求漸漸轉變，如果工作人員單純應用已有技術較難契合現代化發展目標。為此，應吸引工作人員主動參與培訓學習活動，掌握新型檔案載體管理保護技術。

依照檔案資源記錄屬性以及應用載體可將其劃分成紙質檔案以及電子檔案。當前，較多部門仍舊以存儲管理紙質檔案為主體。基于該類檔案資源具有較高利用率，因此出現了一定的老化與破損現象。為此，可通過去酸處理，提升紙質耐久性。另外，應進一步優化檔案管理環境，通過防輻射處理、防蟲以及防塵埃等結構建筑，更新以往相對潮濕且較易受外部因素影響的工作環境。可利用現代化技術手段，提升檔案管理保護技術科技含量。例如，美國檔案館通過光電子掃描裝置完成檔案資料修補，并利用反射紅外線進行照相，有效的彌補了檔案缺失資料。對于電子檔案類型的劃分標準仍舊并不清晰，因此更易受到不同因素影響。例如，傳輸階段以及保存管理環節由于病毒影響或是人為破壞導致電子檔案并不完整。為此，要想做好保護管理應由下述幾個層面進行。首先，應基于信息對象做好保護處理，通過遷移電子檔案資源，完成復制備份。還可通過再生性處理保護手段，使電子檔案資源穩步轉移至紙質材質或是膠片中。還可通過有別于計算機體系的相同文件格式做好檔案信息存儲，確保電子檔案的安全保護管理。另外，應將形成電子資源的軟硬件同電子檔案同步存儲。在應用相關信息層面，對所需應用的文件資源實施信息認證處理、安全加密以及防火墻處理，進而確保在信息應用階段中不會遭受惡意攻擊、人為影響或是計算機系統病毒的不良侵害，避免偽造篡改現象。存儲電子檔案的媒介其具體表現形式包含磁介質以及光盤。而他們較易受外界環境的損害影響，造成不良污染。

5.結語

總之，經濟全球化發展進程中，管理工作極其重要。不論是企業管理或是檔案管理均具有重要的作用價值。我們只有合理分析檔案管理原理，運用科學理論知識推動檔案管理工作現代化發展，注重檔案資源安全保護與防控管理，切斷復雜多變外界環境針對檔案信息資源造成的破壞影響以及篡改行為，方能真正提升實踐工作效率，激發檔案管理在國民經濟建設發展中的重要價值，推動現代社會實現可持續的全面發展。

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