加強電子文件的管理確保電子檔案的原始性

潘影

[摘 要]檔案電子化已經是發展的必然趨勢，但是因為電子檔案并不能自動生成，而是依靠人來完成，這就有可能在其形成的過程中出現誤差，導致信息丟失或者被更改，盡管現代信息安全技術越來越發達，但是也不能完全的避免電子檔案原始性信息失真的問題。因此加強電子文件的管理，注重電子檔案的原始性一直來都是檔案部門關系的重點，檔案管理部門也積極的采取了各種措施，其中根本性措施就是加強所有電子檔案制作人員的管理，使其能夠端正態度，提高管理水平。

[關鍵詞]電子文件；電子檔案；原始性；管理措施

信息時代的到來，人類記錄信息的工作發生了很大的變化，人類已經開始傾向電子文化儲存，逐漸的擺脫了紙質化記錄時代。但是值得研究的是，電子檔案盡管利于儲存，也方便檔案信息資源共享，但是其原始性卻無法保證，因為電子檔案修改或者傳輸幾乎都毫無痕跡，如果對電子信息技術不夠了解，完全看不出來，最為重要的是，信息技術的發展，也帶動了黑客技術的發展，電子檔案信息隨時都有可能被竊取，所以檔案管理部門一直都在積極的采取措施，應對這一問題，其采取的措施如下。

一、注重電子檔案制作與管理人員的管理

電子檔案依靠的是信息化技術，但是卻不是自動生成，其需要人工制作，無論是存儲，還是傳輸都是由人來完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質對電子檔案的原始性關系重大。相關電子檔案部門在聘請相關人員時，就應該設高門檻，工作態度不認真，業務素質不強的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時有關部門還應該加強內部人員的培訓工作，要求從事該項工作的人員必須經過培訓合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門需要構建一整套審查制度，每一個環節都要做好把關工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當外界環境發生變化時，非常容易受到影響，如不不加強管理，很有可能就會背離初衷，所以一定要加強人員管理，以免工作人員出現懈怠。但是對于電子文件制作人員來說，只是單純的依靠審查制度，并不能達到預期效果，因此在制定制度之后，還需要對具體措施進行明確的規定，每個工作人員的責任都必須要落實，以此確保每項政策都能夠正確的實施下去。除此之外，有關管理者對電子檔案制作人員還需要進行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時培養制作人員認真工作的態度，整個制作團隊都要養成優良的工作作風，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。

二、公平合理的分配電子檔案制作任務

每一位參與電子檔案制作的人員都有義務確保檔案真實性，同時也對此也應該富有一定的責任，以此保證在整個電子檔案制作過程中不會產生任何的失誤。公平合理的分配任務之后，制作人員就很少會出現相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務的前提就是管理者對每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個員工擅長的領域，這樣在分配任務時，才能讓每個人都滿意，從而認真的工作。尤其電子檔案的制作規模比較龐大，需要多個人共同合作完成，此時責任劃分更顯重要，責任劃分之后，每個人只能負責其專門的領域，不得管理其他領域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉變為只讀模式，便于員工進行調閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個有效的措施。

三、建立電子檔案全過程管理的制度

電子檔案從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子檔案的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質文件要復雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子檔案的原始性、真實性、完整性造成極大危害。

四、建立電子檔案管理的記錄系統

紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子檔案的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過程中，都有真實記錄可供查詢，來證實電子檔案的原始性、真實性。

五、結語

綜上所述，可知電子檔案自身的優越性已經十分突出，只是這種優越性也伴隨著一定的危險性，就這一點上來說，紙質檔案要比電子檔案更加的優越，但是這不能抹殺電子檔案所具有的先進性，比如方便快捷、節省空間、成本低廉等，而且電子檔案也是我國進入無紙化辦公時代的重要表現。正是如此，做好電子檔案的原始性工作更顯重要以及迫切。

參考文獻：

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