淺談文書檔案管理的辦公自動化應用

莫莉莉

[摘 要]文書檔案是檔案管理工作的重要內容之一，可以說文書檔案見證了社會發展的全過程。文書檔案可以反映客觀問題，處理問題，記載決策，是各類工作都必備的一個重要組成部分，是一份專業性較強、要求較高、難度較大的工作。隨著經濟的發展，社會制度的不斷改革和完善，對文書檔案管理的要求明顯提高了，所以目前，提高文書檔案管理的水平是工作中的重點，而文書檔案管理的自動化應用為這一任務的開展奠定了基礎。

[關鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；實際應用

為了提高辦公的工作效率，提高文書檔案管理水平是重中之重，社會的進步，使得文書檔案的管理水平大大提高，辦公自動化的應用為提高文書檔案管理奠定了堅實的基礎，滿足了社會各方面的需求。

一、應用辦公自動化文書檔案管理的好處

（一）提高了工作效率

國家經濟的發展，科技水平的提高，各工作場地都用信息技術進行工作，媒體的信息源是非常強大的，對信息的處理水平也是極高的。傳統的檔案管理都是人為操作的，辦事效率慢，費時費力，有時可能還會出現誤差，而計算機在辦公室的應用，大大提高了工作效率，減輕了工作壓力，工作得更為合理有序。

（二）獲取信息更為方便

文書檔案管理需要大量的文字信息，以前的檔案管理都是用書來記載的，不僅費時費力，而且辦事效率慢，資源不能和大家一起分享，所以導致了不少信息資料的浪費，還為緊急資料的查找帶來困難。而應用計算機的工作手段和工作技術可以大大減少不必要的麻煩，可以建立檔案管理系統，對檔案進行系統化的管理，可以實現資源共享，讓更多的人了解到檔案管理工作的情況和性質，總之，計算機的應用提高了檔案管理的辦事效率。

（三）提高了安全性和穩定性

傳統的文件傳送都是人為傳送的，如果較長距離的傳送，大多都是運郵的方式，導致大量的時間都用在路上了，甚至會出現稿件丟失問題，影響了辦事效率。辦公的重要信息是不能外流的，如不慎將消息外流，會給工作帶來很大的影響，而電子傳送具有一定的隱蔽性，所以具有安全性，不會受到距離的影響，文件傳輸快。

（四）減少了辦公難度

對于一般的工作來說，文書檔案管理的自動化提高了辦事效率，但是對于一些較為特殊的工作來說，減少了不少難度。例如，氣象的文書檔案管理問題，大家都知道，氣象的管理工作是有一定的難度的，較為復雜，任務量也是非常龐大，計算機有龐大的儲存空間，并且便于查詢，計算機技術的應用在某種程度上還減少了工作難度，減小了氣象文書檔案管理人員的壓力，提高了辦公的效率。

二、應用辦公自動化文書檔案管理的缺點

（一）對工作人員的要求較高

電子信息技術在操作起來是有一定的難度的，用電腦對資料和文件進行管理和統計，絕對不是簡單的數字管理，它不同于手工操作，只是一些簡單紙質檔案，較為簡單，不是只要懂得計算機技術就可以的。辦公自動化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識，管理方法，管理技術和管理流程，達到專業的計算機水平才能勝任。但是，目前來看，計算機水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術，不能快速的有效發揮。

（二）對文件的保密程度差

眾所周知，任何事物都是有利有弊的，都具有兩面性，對于文書檔案管理的不足之處，時常要進行修改，有時可能會因為手誤導致原文件的丟失，這樣會給工作帶來不必要的麻煩。電子文件利于修改，在原文件上修改之后不會有變化，雖然計算機的技術在不斷地加強，但是有時會有偽造的文件出現在檔案內無法識別，對文件的保密程度較差。而傳統的手工操作，都是用文字記錄的，不同的人有不同的字體，再修給之后有痕跡，并且紙質檔案管理文件可以蓋公司的印章或通過老板簽字，這樣就減少了造假的紀律，電子文件是不能蓋章的，所以從這一點看電子檔案管理是存在相當大的弊端的。

三、彌補文書檔案管理自動化弊端的方法

文書檔案的自動化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點問題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進行整頓，提高自動化管理的效率。

（一）建立獨立的網絡系統

在工作的過程中，要將平常的辦公網絡系統和文書檔案管理的網路系統劃分開，這是保護文書檔案安全的關鍵，也是最有效的措施之一。用現代的隔離裝置，對不同的網絡系統進行隔離，并設置上防盜裝置，例如，密碼識別，這樣可以使得文件在一個安全的系統內流通。還可以用防火墻進行保護，大多數的防火墻都是必須通過認證的，對不同的網頁的訪問都要經過嚴格的確認，對于無關的消息來源快速隔絕，防止對系統造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

（二）加強對檔案管理人才的培養

檔案管理人員的技術水平不夠高，會嚴重影響到工作的質量和速度的。所以，要加強人才的培養，首先，要大量的引進高端的技術產品和硬件設施，要使得檔案管理人員，對這些設備有新的了解和認識，只有熟悉了產品的性能，才能進行下一步的深入學習，和對技術的熟練應用，提高管理水平。要帶動員工學習和管理的積極性，個人的主動性影響著學習效果，如何調動管理人員的積極性呢？這是一個關鍵問題，例如，可以以考試的形式對人員進行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強強合作，加強和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時刻關注科技的進步情況，引進最先進的技術，提高工作效率。

四、結束語

綜上所訴，隨著現代技術的不斷發展，國家制度的不斷改革，對各企業的工作要求也在加大，所以檔案的管理水平問題也要進步，應用辦公自動化管理文書檔案，將文書檔案的管理水平推向一個高潮。這不僅培養了文書檔案的管理人才，還提高了工作效率，減少了工作壓力，所以文書檔案管理的辦公自動化，還是利大于弊的，只要不斷地加以改正，一定會達到最佳效果。

參考文獻：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（1）.