高職院校檔案管理問題探析

考立君

[摘 要]高職院校是我國高等教育的重要組成部分，近年來更是在國家相關政策支持下獲得了快速發展，但檔案管理工作發展緩慢，無法為高效發展帶來可靠的保障。本文對當前高職院校檔案管理工作中存在的問題進行了分析，提出了做好高職院校檔案管理工作的措施，對提高高職院校檔案管理水平具有的意義。

[關鍵詞]高職院校；檔案；管理

引言

檔案管理在高校所有管理中占據重要地位，檔案是高校多年來在教學管理、行政管理、人事管理、財務管理、后勤管理等方面所積累的寶貴資源，是高校一筆巨大的財富，必須要加以珍惜。通過檔案管理，高校可以對自己在教學、行政等方面所出現的問題及時加以總結，制定新的科學管理規劃，幫助高校實現穩步可持續發展。高職院校是我國高等教育的重要組成部分，近年來更是在國家相關政策支持下獲得了快速發展，但所屬高職院校前身都是中專學校，中間經歷了個方面的轉型，因此其歷史進程也大多較為復雜，這更為其檔案管理增加了重要性。基于此，在高職院校開展檔案管理現代化建設，尤其是在信息化方面的建設，提高高職院校檔案管理水平，具有更加重要和實際的意義。

1.高職院校檔案管理的特點

大多數高職院校都有著一定的建校和辦學歷史，部分高職院校甚至已經有幾十年的時間，因此，這些高職院校大多都有著自己比較完善的事業系統，檔案管理便承擔了其中的文化事業管理部分。因為牽涉到學校各個層面和各個系統的建設工作，高職院校的檔案管理工作要想得到較好的開展，比較有極強的專業性和技術性，而其管理水平的高低也直接會對學校的整體管理產生影響。

從高校檔案管理工作流程來看，主要包括信息的采集、輸入、加工、儲存等一系列步驟，是一個較為完善的信息運行和控制系統。檔案管理不同于普通的文件管理，不僅要對所有的文件信息進行整理分類，還要對其中的重點進行總結和升華，因此其必須要兼具完整性和科學性的雙重特點。而且作為高職院校的內部組織材料，部分檔案有屬于較為保密的內容，因此還要注意其安全性的特點。

大多數高職院校的檔案管理部門在學校管理部門中雖然重要，但是受到的重視程度依然偏低，在資金來源上也并不是很充裕，這就決定了檔案管理工作還要注意經濟性的問題，盡可能的利用有限的資源做到高效管理，這也是檔案管理的另一個特點。

2.高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1檔案工作不受重視

高職院校近年來快速的發展給各個學校的管理層提供了各種發展的機遇，多數高職院校都將發展重點集中在資金、硬件基礎建設、師資力量培訓、招生就業等幾個重大問題方面，對于檔案管理工作則關注較少。一方面，前面所述的問題對于高職院校的發展來說確實非常重要和緊迫，另一方面，檔案在學校管理中的重要性并不能很好的為人所知，有些高校的領導甚至對檔案管理的具體工作內容一無所知，這也直接導致了檔案管理在學校中被置于邊緣化的境地，經費不足、設備落后等問題較為明顯。

2.2學校各級管理層檔案意識薄弱

檔案管理是學校管理的重要組成部分，學校各個部門各個發展階段的材料都要進行存檔，這樣才能在后續發展中有史可鑒。但是由于多數人對檔案管理工作的不了解和不重視，導致很多部門并未對此給予足夠的重視，很多文件在存檔之前便已丟失，造成檔案不完整，缺乏可參考性，給檔案管理部門帶來了很多的工作困難。

2.3檔案管理手段落后

隨著現代化信息手段的應用，檔案管理也逐漸從全人工轉向信息化，這是一種巨大的進步，檔案管理工作也因此變得更為快捷、高效。但是由于高職院校對檔案管理工作的不夠重視，部分高校依然處于人工化工作階段，降低了檔案服務水平。還有的高職院校雖然實現了硬件的更新換代，但是在軟件上遲遲不能更新，效率提升緩慢。另外在工作機制方面，缺乏有效的考核手段，員工工作效率低下，不能很好的與時代接軌也是較為突出的問題。

2.4檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理人員素質高低對于檔案管理工作能否好好開展有著重大的影響，在高校檔案管理中經常出現歸檔立卷不及時造成材料積壓的情況，影響了檔案管理的正常進行。有些檔案管理人員自身缺乏相關的專業知識，有沒有經過合理的培訓，無法保證檔案的安全性和科學性，也完成檔案信息的深層次加工工作，降低了檔案管理工作的服務質量，這也是必須要重視的問題。

3.做好高職院校檔案管理工作的措施

3.1學校管理層面要加強對檔案管理工作的重視

高職院校的發展離不開檔案管理工作的支持，尤其是在教學、科研、學生管理、組織機構建設等方面的系列文件和管理經驗存檔，是高職院校繼續發展的重要參考平臺。因此，學校管理層要從大局出發，將檔案管理納入到常態化管理中，加強對檔案管理工作的重視，使其可以在學校發展中提供更有效的輔助。

3.2提高各部門檔案工作的服務意識

檔案管理是對各個部門工作信息的及時儲存、管理和加工的過程，具有中的應用價值。各高職院校應該加強對各個部門對檔案管理工作的重視，讓所有教師都能夠明白檔案對個人、對學校的重要作用，所有的重要信息一定要做到及時的交付和存檔，確保檔案信息材料的完整性、準確性和及時性，為學校發展提供可用的檔案服務。

3.3加強隊伍建設，提高檔案工作人員的專業技能和素質

為了保障高職院校檔案管理工作的有效開展，還要注意對從事檔案管理工作的人員加強專業技能培訓和素質方面的教育提升工作。一方面可以在檔案管理部門內部定期舉行知識培訓，尤其是現代化技術培訓工作，能夠實現對各種新型工作系統的完全掌握，另一方面要加強對員工的創新教育工作，改變傳統的工作方式，學會“走出去”，讓學校各個部門和廣大師生都明白檔案工作的重要性，通過改善服務質量讓大家積極參與到檔案管理工作中來。此外，鑒于檔案管理工作的特殊性，要加強對檔案管理工作人員的作風教育，思想教育，增強其工作責任感，維護檔案管理的安全性。