淺析高校教學秘書工作的重要性與工作實踐

周為婧

【摘 要】在高等院校的教學管理隊伍中，最為基層，同時工作也最為細碎的教學管理人員，莫過于高校教學秘書了。高校教學秘書是教學鏈中不可或缺的一環，是高校管理層和學生之間聯系的紐帶。它的工作內容繁雜，責任重大，要求任職者具備高度的細心、耐心和愛心。有條不紊、井然有序、高效的教學秘書工作是整個高校的教學秩序得以良好持續的保障。本人在長期的管理實踐中，分析了教學秘書一職的重要性，同時指出了高校秘書工作中存在的問題以及高校秘書應該具備的意識，并從實踐的角度出發，提出幾點推進高校秘書工作順利開展的建議，以供參考。

【關鍵詞】高校 ? ?教學秘書 ? ?問題 ? ? 意識 ? ? 建議

高校教學秘書是指在高等院校中協助院系領導來處理院系中各類教學管理事務的工作人員。高校的教學工作是所有工作的核心和中心，強有力地保障教學工作的順利開展就是教學秘書的首要任務。所以教學秘書在高校的日常教學管理中起到了不可或缺的作用，是維系高校教學和管理正常進行的重要保證。

一、高校教學秘書工作在教學管理中的作用

1.組織協調作用。在高校的教學活動中，負責落實院系的規定以及組織協調管理工作的是教學秘書，維系教學職能部門與院系師生之間關系的是教學秘書，溝通院系之間的信息、進行科學統籌的是教學秘書，由此可見，教學秘書的一項重要作用就是組織協調各部門、各院系之間的工作安排。教學職能部門根據實際的情況下達了有關教學工作的事務和教學信息，由教學秘書負責進行組織協調，向院系領導和院系師生進行傳達和告知，同時教學的進行情況、師生的反饋等也由教學秘書來反映給教學職能部門，以便于教學職能部門了解情況，根據實際來調整政策。

2.參謀助手作用。教學秘書對于基層的教學工作負有直接的責任，基本上高校的教學管理事務性工作都落在了教學秘書的肩膀上。而教學秘書的日常工作主要是與教學管理有關，因為工作的原因，他們更經常接觸到各種教學信息，所以他們能夠對教學的日常情況進行隨時隨地的調查研究，對于已經出現或還未出現的新問題或者苗頭，給予靈活處理。在掌握大量一手資料的基礎上，他們能夠在領導決策中發揮參謀助手的作用，能夠為領導提供第一手的、全面、真實、客觀的情況資料，為領導的正確決策提供依據。

3.服務保障作用。教學秘書的重要工作內容之一就是保證高校的日常教學工作順利開展，實現教學任務順利完成。所以在具體的工作實踐中，教學秘書要秉承“勤勤懇懇、服務教學、服務師生”的理念，及時同教學職能部門、師生相聯系，發揮其服務保障的作用，將服務理念貫穿于全部工作之中，為高校的日常教學活動和管理活動保駕護航。

4.監督管理作用。高校的教學工作能否得以順利開展、正常運行，其中的一個關鍵就在于教學秘書工作能否真正落到實處。從管理的角度來看，教學秘書的職責就在于協助院系領導來監督院系的教學工作是否正常運行。通過多種方式，來監督教學流程，管理教學問題，切實保障教學效果和教學質量。

二、高校教學秘書工作存在的問題

1.重視程度不夠，工作隊伍不穩定。教學秘書作為高校中基層的管理工作人員，得不到高校的重視。一些高校中甚至存在著“輕視教學秘書工作崗位”“不能正確認識教學秘書的重要性”“看不起教學秘書工作人員”等現象，在干部考核、職稱評定、績效考核、利益分配等方面凸顯不出教學秘書應有的優勢，這些情況都嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性，影響了教學秘書工作隊伍的穩定性。而且教學秘書還常常承擔很多學校布置的繁重的、與教學工作密切相關的任務，在不被尊重和重視的環境中長期工作，他們看不到工作的前景，所以為了尋求出路，一部分教學秘書通過提升學歷來改變自己的處境。

2.工作任務繁重，培訓進修的機會比較少。教學秘書工作的涉及范圍比較廣泛，除了要處理職責范圍之內的事情之外，還需要處理各種教學突發情況、學生的不良思想動向等，工作內容比較繁重。同時，教學秘書的責任重大、壓力重大，職責權限不明確等造成秘書工作具有一定的被動性。他們需要隨時向領導匯報工作，將教學情況、師生動向反映給上級，同時還需要將教學職能部門的工作指令傳達給師生，并被要求時時待命，以應付、協調、處理各種突發情況。但是高校領導對于教學秘書的工作并沒有給予足夠的重視，認為教學秘書僅僅是“上傳下達”，工作沒有什么技術含量，所以在各種進修培訓中，很少能夠看到與教學秘書工作相關的。這導致教學秘書工作人員視野狹窄、知識匱乏，難以適應現代化的教學管理活動，從而阻礙了其工作能力和素質的提高。

3.學歷層次不高，創新能力薄弱。目前，各高校的教學秘書基本上都是本科學歷，學歷層次比較低。雖然也有碩士從事教學秘書工作，但是其學歷也大多是通過“在職學習”等方式獲得，在知識素養和儲備方面難以跟同等學歷的碩士相比，其專業也大多與教育教學無關，所以很難適應教學秘書的管理工作。同時，教學秘書在實際的工作中，缺乏創新能力和創新精神，他們已經習慣于按照領導的指令和教學部門的部署來安排工作，工作研究深入不到底層去，工作載體比較狹窄，不夠寬泛，工作方式比較僵硬，工作方法比較陳舊，長期不能夠突破已有的教學管理知識和理念，一直照章辦事，缺乏創新意識。

三、教學秘書在日常工作中應當具備的四種意識

1.學習意識。學習使人進步，高校教學秘書只有不間斷地學習，保持主動學習的積極性和意識，形成積極向學的習慣和品質，才能夠不斷提高自身的綜合素質，進而更加適應教學秘書的崗位工作。教學秘書絕不是領導的“傳聲筒”、學生的“反射鏡”，他在做好基本工作的前提下，還應該成為一個專業的復合型人才，這就要求其不僅僅要在自己的專業領域內有所建樹，還要學習教育管理、計算機技術、教育心理輔導等相關的知識。同時，教學秘書還應該重點培養自己的調查研究和綜合分析能力，通過參加培訓研討活動、閱覽報紙雜志、借鑒優秀前人的做法等形式，彌補自己的不足，提高自己的工作能力。

2.責任意識。教學秘書工作的一項重要內容就是要保持與教師、與學生的密切聯系，因為教學秘書的很多工作都涉及教師和學生的實際利益，關系到教學工作能夠順利開展，不能夠有一絲一毫的疏忽大意。所以，教學秘書就要具備根深蒂固的責任意識，對待工作認真嚴肅、一絲不茍，真正地愛上自己的工作，保證干一行，愛一行，把自己工作范圍內的事情做到盡善盡美。

3.服務意識。雖然教學秘書從事的工作內容比較繁雜，工作范圍涉及面較廣，但是用一句話來概括，就是教學行政管理，也就是教學管理。這一工作主要是針對教學過程中出現的各種情況進行管理，以維持正常教學秩序的進行，保證教學任務的順利完成。教學秘書在院系領導、教學職能部門與師生之間起著橋梁和紐帶的作用，主要負責雙方之間的溝通協調，所以其工作帶有濃厚的服務性質。所以教學秘書要以服務為各項工作的出發點和落腳點，對于服務的內涵和理念要有充分的理解，在實際工作過程中，真正樹立為學校、為師生服務的理念，奉獻出自己全部的熱情和精力。

4.質量意識。隨著教育改革的不斷深化、教學規模的不斷擴大，教育質量已經成為我國各大高校越來越看重的指標，提高教育教學質量已經成為各高校進行轉型的關鍵點，它關系著學校的聲譽和形象，是培養社會合格人才的重要保證。所以，教學秘書在日常工作中，要樹立嚴肅的執法者形象，按照學校的各項管理規定，執行高校的管理措施，落實高校的各項管理法規。

四、對于做好高校教學秘書工作的幾點建議

1.提高對整個教學秘書隊伍的重視。在高校的管理體系中，應該提升高校教學秘書在整個管理體系中的重要性和地位，并在制度設計、激勵政策、職稱評定等方面給予教學秘書一定程度的優先權，只有這樣，高校管理體系才能夠通過長效、合理的評價激勵體系來激發教學秘書工作的積極性和熱情，增強教學秘書隊伍的穩定性。在學校的年終考核或者年度評優評先中，高校應該充分重視高校秘書的工作，對于表現優秀的個人，給予相應的物質獎勵和精神鼓勵，充分肯定其對于學校的付出，增強其工作的動力。在職稱評定方面，也不應該將教學秘書排除在外，應該允許其申報相應的職稱序列，只要教學秘書的工作條件達到了所要求的條件，就應該給予其相應的職稱。在教學方面，不應該僅僅將教學秘書只看作管理服務人員，還應該充分發揮其在專業領域的特長，給予其一定的教學任務等等。

2.加大教學秘書隊伍的培訓力度。在教學秘書的培訓方面，高校應該根據本校的工作安排，通過形式多樣的培訓項目來系統地提升教學秘書的工作能力，拓寬教學秘書的工作思路等。例如，定期組織學習相關的業務知識，進行教學秘書的計算機操作管理的培訓，通過遠程視頻培養教學秘書的工作意識，通過在職深造提升教學秘書的專業水平，等等。同時，高校應該創造條件鼓勵教學秘書“走出去”，到其他的院校走一走、看一看、學一學，提升其專業素質和崗位能力。在“走出去”的過程中，教學秘書應學習借鑒其他院校的先進管理經驗和管理理念，全面提高工作能力。

3.改進教學秘書隊伍的專業結構。從長遠的發展來看，教學秘書應該被納入高校的教學培養計劃之中，不僅僅如此，還應該將對教學秘書的專業培養列為學校的重點培養工程，本著“完善結構、改善隊伍”的宗旨，對于教學秘書進行科學培養。在教學秘書的選拔上，要實現公平公正，通過競聘等形式，將真正適合教學秘書工作崗位的、具有專業知識和素養的人選拔到工作崗位上來。在教學秘書的培養方面，在充分發揮政策的調動作用的前提下，真正發揮教學秘書對于工作崗位的奉獻精神，真正建設一支具有犧牲精神、樂于奉獻、高素質的教學秘書隊伍。

4.提高教學秘書隊伍的創新精神。應該說，在高校的管理人員中，當屬教學秘書最具創新精神，因為他們每天的工作都要與教師和學生打交道，在切切實實的工作中，很容易發現創新點。所以，高校應該充分看到高校教學秘書的這一工作優勢，提高教學秘書的創新精神，培養教學秘書的創新意識。高校應該通過各種政策來激勵其在工作崗位上的突破和創新。在完成日常工作的前提下，教學秘書也應該積極主動地思考，在總結工作經驗的前提下，有意識地對工作中出現的問題進行系統性的整理和總結，并在工作中不斷地加以科學研判和初期處置，增強自己獨立工作和創新工作的能力。同時，為了提高工作效率，教學秘書在教學信息傳遞、無紙化辦公、教學文件的管理方面，應結合現代的手段和技術，進行積極地創新，以提高工作效率。

【參考文獻】

[1]陳文貴，楊玉林.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業技術師范學院學報，2002（04）.

[2]趙金艷.淺論高校院系教學秘書的職能與素質要求[J].職業教育研究，2005（09）.

[3]聞亮.高校教學秘書工作的特點及要求[J].湖北成人教育學院學報，2003（05）.