醫院突發公共事件檔案管理初探

文/云南省交通中心醫院 楊蓓

醫院突發公共事件是指突然發生，造成或可能造成社會及公眾健康、環境安全、正常醫療秩序嚴重損害、重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物中毒和職業中毒、醫院感染爆發，重大醫療事故、水、電、醫療設施、電梯、供氧障礙等質量事故，火災、地震、雷擊、恐怖事件等突發的公共事件。由此可見，醫院突發公共事件涉及醫院的方方面面，突發公共事件處置歸檔文件散、雜、多，檔案收集要做到齊全完整難度較大。

一、醫院突發公共事件檔案管理現狀

（一）責任部門歸檔意識薄弱，認識不到位。當前我國處于經濟轉型期，社會矛盾劇增，突發公共事件呈上升趨勢，醫院除處置院內突發公共事件外，還需承擔院外突發公共衛生事件的任務，應急外置工作時有發生。管理好突發公共事件處置檔案，對今后社會的發展、穩定及醫院科研、教學具有較高的價值。醫院發生突發公共事件，從臨床、醫技到行政、后勤都有涉及，處置中產生的各種文檔資料分散、龐雜；按照事件發生類型，有相應的責任部門牽頭負責，由于責任部門歸檔意識薄弱，事件處置完畢，并未對眾多處置資料進行收集、整理，除病案交病案室外，其他資料或存在科室、或在個人手中，造成了檔案的缺失不完整。

（二）檔案工作人員職業素養不高，工作積極性低。檔案工作人員一般為兼職，未經過檔案專業知識的系統培訓，對歸檔范圍不太了解；檔案管理未納入醫院的績效考核中，干好干壞一個樣，管理人員工作積級性不高，專業知識的學習愿望不足。

二、加強歸檔制度的建設

歸檔是辦理完畢的文件經系統整理歸檔案室保存的過程。建立健全歸檔制度不僅能夠確保檔案室有連續不斷的檔案來源，為開展各項業務工作提供條件，而且也是為國家積累檔案財富的重要保證。做好檔案的歸檔工作，首先要確立并及時修訂本單位的歸檔與不歸檔范圍等歸檔制度。

歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料是否應當歸檔的范圍。哪些文件應該歸檔，哪些文件不應該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價值。2012年國家衛生部啟動了等級醫院評審工作，各醫院按照《等級醫院評審標準》建立了醫院的突發公共事件應急處置體系，《歸檔與不歸檔范圍》應隨著醫院工作的進程及時調整，將突發公共事件應急處置的系統資料納入歸檔與不歸檔范圍中，為醫院今后的發展提供寶貴的經驗。

三、加大應急檔案管理知識的全員培訓

醫院應急管理涉及全院職工，每位工作人員在應急體系中都有相應的工作職責，突發共公事件應急處置完畢后，每個人都有可能留存應急處置時的材料，因此必須通過全員的檔案基礎知識培訓，讓每位職工知曉歸檔的重要性，了解歸檔與不歸檔范圍，才能保證處置時的資料不流失。

四、加強檔案管理人員的職業技能培訓

突發公共事件有自然災害、事故災害、公共衛生事件、社會安全事件4種類型，醫院都有涉及，面廣、專業性強是醫院突發公共事件處置的特點，這對檔案管理人員的職業素質提出了較高的要求，既要掌握檔案管理的技能，又要了解以上4類突發公共事件的知識，對于兼職或年齡偏大的檔案工作人員來說，靠自學幾乎是不可能的，因此，必須加大培訓力度，在對其他專業人員基本技能培訓的同時，將檔案人員納入其中，以提高業務能力，避免出現歸檔不全的現象。

五、提高檔案管理人員的待遇

檔案管理是一項枯燥、繁瑣、不直接產生經濟效益的工作，對于按收益進行再分配的醫院，檔案工作人員的收入是最低的，這嚴重挫傷了他們的積極性。醫院應從長遠的眼光來看待該項工作，將其視為發展道路上不可缺的一部分，讓他們與其他行政人員享受同待遇；應多關心檔案人員，對其任勞任怨、默默無聞、辛勤付出的精神給予肯定。只有充分發揮檔案人員的主觀能動性，做到主動上門、及時收集，才能為應急檔案管理提供最基本的物質基礎。

管理好突發公共事件檔案，對醫院今后處置突發公共事件具重大的指導意義，處置過程中產生的許多寶貴經驗，能有效預防、及時控制和消除突發事件的危害，避免和減少人員傷亡，提供快速、有序、有效、安全的醫療急救服務，切實保障了人民群眾身體健康和生命財產的安全，對醫院內外突發公共事件的應急反應能力和醫療救援水平的提升起到了助推作用。

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學，第三版，中國人民大學出版社.

[2]樓俐.醫療事故糾紛檔案管理的現狀與對策.中醫藥管理雜志[J]2014，11（11）1842～1843.