淺談如何做好辦公室工作

文/華能新疆能源開發(fā)有限公司 竇萬亮

淺談如何做好辦公室工作

文/華能新疆能源開發(fā)有限公司 竇萬亮

【摘要】新時期做好辦公室工作，要把握如下幾點：把握基本規(guī)律；保持正確的狀態(tài)和心態(tài)；擺正位置，把握分寸。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；體會

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層單位的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各部門工作的紐帶，是單位對外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個重要部門。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，干什么，怎么干，如何能干好，是辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問題。很多初入辦公室行業(yè)的同志往往很苦惱，感覺辦公室工作的好與壞，不像其他業(yè)務(wù)工作，有流程、有標(biāo)準(zhǔn)、有應(yīng)會應(yīng)知，能夠一目了然，知道問題所在和需要提高的節(jié)點。但似乎又處處有規(guī)矩，有優(yōu)劣，有方法。結(jié)合多年的企業(yè)辦公室經(jīng)驗，現(xiàn)梳理總結(jié)了幾點想法來交流共勉。

一、把握基本規(guī)律

辦公室對上是辦事員，對下是聯(lián)絡(luò)員。職責(zé)要求必須是緊跟領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，從屬于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于工作。在一定程度上說，被動性、服務(wù)性是它的本質(zhì)；業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點。沒有規(guī)律，就是它的規(guī)律。但是在工作中，我們又絕對不能處于完全的被動狀態(tài)，要善于將主動性與被動性有機統(tǒng)一起來，做到有序性和隨意性的有機結(jié)合。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動中把握主動，在日復(fù)一日的普通工作中爭取開創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。

既要急事急辦，特事特辦，又要講程序、遵規(guī)矩、守紀(jì)律。再急的事也要了解清楚事情的始末、現(xiàn)狀、背景、后果，然后才能做出判斷，提出建議。不能先亂了陣腳、亂了規(guī)矩。需要緊急匯報、緊急處理的事一分鐘都不能拖。情況復(fù)雜，影響較大的事，在公司沒決定前，一個字都不能講。不能想當(dāng)然的辦事，是辦公室人員一定要銘記的一條辦事原則。否則，就會經(jīng)常好心辦壞事，小事變大事。

二、保持正確的狀態(tài)和心態(tài)

一是保持清醒的頭腦。辦公室工作千頭萬緒，紛紜復(fù)雜，兩眼一睜忙到熄燈。不付出超量的勞動，肯定是做不好工作的。但是僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的。必須忙里偷閑，跳出事務(wù)性的圈子，靜下心來，站在全局的高度，站在領(lǐng)導(dǎo)參謀的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要每臨大事有靜氣，時刻保持清醒頭腦。比如說對領(lǐng)導(dǎo)的決策落實時，就要條理清晰地抓好“三個關(guān)鍵點”：一要抓牢“著力點”，就是抓住工作的重點，分清工作的主次和輕重緩急。不能胡子眉毛一把抓。二要抓準(zhǔn)“梗阻點”，就是抓實際工作過程中難以落實的環(huán)節(jié)和問題。充分發(fā)揮督辦職能，對在執(zhí)行決策過程中出現(xiàn)的明里一套，暗里一套，推諉扯皮的現(xiàn)象，要有捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當(dāng)頭，敢查、敢辦。敢于抓住不落實的事，督查不落實的人，一抓到底，務(wù)求實效。三要抓實“空白點”，就是抓領(lǐng)導(dǎo)未強調(diào)、未要求而又必不可少、不可忽視的工作細(xì)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)抓全局，定大方向，辦公室就要盯落實，以及各個環(huán)節(jié)之間的銜接，看各個細(xì)節(jié)是否都到位了，以此推動領(lǐng)導(dǎo)部署的各項工作圓滿、順利、全面地落實。

二是保持敬畏的心態(tài)。辦公室人員要時刻以一種如履薄冰、如臨深淵的敬畏心態(tài)，忠于職守，忠于企業(yè)，時時刻刻警示自己，時時刻刻都要謹(jǐn)慎地開展工作。不能稀里糊涂，什么事都報以無所謂的態(tài)度，要心存畏懼。辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，給整個單位的各項工作帶來不利影響。因此，辦公室人員要切實樹立“責(zé)任重于泰山”的意識，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保萬無一失。干什么事不能想當(dāng)然，而是要多問自己幾個問題，這是確定要做的嗎？這事領(lǐng)導(dǎo)同意嗎？這事真的是十萬火急，現(xiàn)在不需要履行手續(xù)嗎？這事后補手續(xù)真的沒問題嗎？

三、擺正位置，把握分寸

辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次、進(jìn)與退、前與后之間把握好分寸。這不僅是職責(zé)的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。

首先要擺正和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。要參與不干預(yù)，到位不越位。主要表現(xiàn)在：一是表態(tài)越位。表態(tài)要與身份相符，超越身份胡亂表態(tài)，是不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)、不成熟的表現(xiàn)，不僅表態(tài)無效，反而會貽笑大方。一種如“領(lǐng)導(dǎo)講完我再補充幾點”就很典型。另一種如超出本身崗位職責(zé)，不顧表態(tài)順序，就搶著發(fā)言，亂表態(tài)，表態(tài)與職務(wù)崗位不匹配，等等，都屬于表態(tài)越位。二是決策越位。決策權(quán)是與管理權(quán)相匹配的，有明確的界限，是領(lǐng)導(dǎo)行使管理職能的一種重要方式。辦公室人員要充分認(rèn)識這一點，應(yīng)該上級領(lǐng)導(dǎo)作出的決策，一定要按程序請示匯報。切不可超越權(quán)限，不請示、不匯報，擅自作決定。這是典型的越權(quán)行為，是要負(fù)責(zé)任，要追究責(zé)任的。所以決策要和身份職位相符，要和公司制度規(guī)定相符。要清楚哪些是自己職責(zé)范圍之內(nèi)可以定的事情，哪些是必須要請示領(lǐng)導(dǎo)甚至是履行“三重一大”決策程序才能定的重要決策。這些是紅線，是底線，是工作的基本原則。三是

其次要擺正與平行部門及下屬單位之間的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門。辦公室人員經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)在一起研究問題，經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。要時刻記住：你不是領(lǐng)導(dǎo)。要以熱情之心增進(jìn)與其他部門的團(tuán)結(jié)，當(dāng)好協(xié)調(diào)的紐帶。以真誠之心促進(jìn)與下屬單位之間的團(tuán)結(jié)，理解下屬單位困難，尊重下屬意見。多交流，多溝通。愛人者，人恒愛之，敬人者，人恒敬之。

第三是要擺正苦與樂、得與失的關(guān)系。辦公室工作一年到頭都忙忙碌碌，加班加點連軸轉(zhuǎn)，兩眼一睜，忙到熄燈，比較辛苦，是流汗水、掉淚水、廢墨水的部門。工作千頭萬緒，細(xì)小繁雜，且工作無定勢。這需要我們認(rèn)識崗位之重要，珍惜崗位之不易，正確對待權(quán)力、利益、名位。牢固樹立“舍小家，顧大家”的奉獻(xiàn)意識，有一種為了事業(yè)以奮斗為本，以奉獻(xiàn)為榮，以建功為樂的思想境界，多比吃苦奉獻(xiàn)，少比闊氣享樂；多比工作績效，少比生活待遇；多比服務(wù)質(zhì)量高低，少比個人升遷快慢。工作中通力協(xié)作，互相支持，不分事情大小，不計個人得失。對每項工作都在規(guī)定的時間內(nèi)完成，不延誤時機，不拖泥帶水，任何時候都能招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。辦公室人員始終要堅持這樣一種理念：把每項工作當(dāng)成事業(yè)去追求，把領(lǐng)導(dǎo)交辦的每一件小事作為一項重要任務(wù)去完成。在奉獻(xiàn)中體現(xiàn)價值，在忙碌中享受生活，在艱辛中體驗快樂，在工作實績中獲得無限的樂趣。努力做到以超然的心態(tài)對待榮辱進(jìn)退。三種關(guān)系擺正了，辦公室工作的定位基本就不會出問題了。