擬寫機關公文標題的一些注意事項

文/廣東省航道局 黃然強

擬寫機關公文標題的一些注意事項

文/廣東省航道局 黃然強

【摘要】根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，公文標題是機關公文的一項重要組成要素。在實踐中，如何擬寫公文標題，使公文標題既符合規定又貼切實際需要，應予以重視。

【關鍵詞】機關公文；擬寫標題

一、標題加具發文機關名稱的確需性

根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，機關公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。而一份完整的公文，格式上是要有標注發文機關標志的，由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成（或僅使用發文機關全稱或者規范化簡稱，不加“文件”二字）。筆者認為，既然公文中已有清晰的發文機關標志，已經知道發文主體是誰了，文件標題中一律固化要求加上發文機關名稱的規定，值得商榷；同時，此舉也將導致公文標題顯得累贅，不夠精煉。如《廣東省人民政府關于印發<廣東省人民政府辦理省人大代表重點建設辦法>的通知》《廣東省粵東航道局關于印發<廣東省粵東航道局政務公開管理辦法>的通知》，標題中重復出現單位名稱。因此，公文標題中加具發文機關名稱的規定，宜根據工作實際區別對待，即有公文發文機關標志的公文，筆者認為，標題可不再重復加具發文機關名稱。而在聯合行文中，由于發文機關標志可僅單獨使用主辦機關名稱，為明確發文主體，其公文標題宜寫上聯合發文機關名稱。

二、標題文種的格式顯性

《條例》明確了公文種類主要有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要共15種。擬寫標題時，文種使用不規范，除了文種選擇不當外，往往還出現文種的格式顯性問題，即文種缺失。

（一）習慣（通俗）用語等造成的文種缺失。如標題《深圳航道局關于茅洲河口2#標改建工程的竣工報告》，該事項行文目的應是向上級報告工程竣工情況，而竣工報告是通俗的文書，應是隨文上報的資料，這樣的標題寫法造成了文種缺失，往往容易被忽略，應為《深圳航道局關于茅洲河口2#標改建工程竣工的報告》。此類經常出現在標題中的習慣（通俗）用語還有工作報告、評標報告、評審意見、情況通報等等，擬寫時應加以注意。

（二）已存文種造成的缺失。常見于轉發文中，如《XXX局轉發XXX廳關于XXX的批復》，因轉發的源文已有文種“批復”，而忽略了加具本單位發文的文種“通知”，應為《XXX局轉發XXX廳關于XXX批復的通知》。

（三）常見允許的文種“缺失”。在擬寫標題時，為突出所表達內容的落實情況、適用范圍、緊急程度等，而在文種前面加具動詞等詞語，如實施意見、指導意見、若干意見、緊急通知、補充通知等，這些連詞標題在中央、省機關文件中常見，一般不認為是造成文種缺失。但筆者認為，為凸顯公文標題文種，能采取其他方式表達內容的情況下，應盡量少用。

三、多層級轉發文標題

受縱向管理層級影響，文件從中央（部委）到基層一線單位執行落實，涉及多層轉發，在擬寫轉發文標題時，宜采取“立足源頭、刪除中間環節”的方法。如交通運輸行業，管理層級跨交通運輸部、省交通運輸廳、地市交通運輸局、縣（區）交通運輸局和一線交通運輸機構五級。以交通運輸部出臺的《交通運輸部關于加強公路水運工程質量和安全管理工作的若干意見》文件為例，省廳轉發部的文件是一級轉發，地市局轉發省廳的文件是二次轉發，縣（區）局將地市局的文件轉到一線交通運輸機構已是三次轉發了，標題宜直接源用部的標題內容，并從貫徹省廳、地市局轉發件要求，而省略多級發文機關名稱，即《XXX縣交通運輸局轉發關于加強公路水運工程質量和安全管理工作若干意見的通知》。

四、合并文件轉發文標題

根據工作需要，并從精簡文件的角度，往往出現對橫向、縱向的多個同類內容的文件合并轉發的情況，擬寫標題時，宜綜合所轉發的多份文件的內容，提煉新標題，而不是簡單并聯轉發件的標題；同時也不宜以轉發文件的文件字號形式來代替。如省交通運輸廳先后收到交通運輸部、省安委辦關于加強汛期安全生產工作的文件，兩份文件一并轉發時，標題可為《轉發交通運輸部、省安委辦關于加強汛期安全生產工作有關要求的通知》。

五、上行文標題

擬寫請示、報告等上行文標題時常出現兩類通病。一是重詞問題。請示、報告文種本身已蘊含了向上級呈送、報送、提請、申請的意思，而標題擬寫時經常出現與此類似的報送、上報、報備、申請等動詞，應盡量避免。如《關于報備XXX招標結果的報告》，宜改為《關于XXX招標結果備案的報告》；《關于上報XXX工程可行性研究報告的請示》，宜改為《關于審批XXX工程可行性研究報告的請示》；《關于提請解決XXX工程資金缺口的請示》，宜改為《關于解決XXX工程資金缺口的請示》。二是語氣問題。上行文是要提請上級指示、批準，向上級匯報工作、反映情況等，為體現下級對上級的尊重，應注意語氣用詞。而在實踐中，經常出現不合適的搭配用語，如標題《關于要求支持解決石塘鎮石下村村道路建設計劃指標的請示》《廣東省粵東航道局關于要求撥款完善蓮陽站房安全配套設施的請示》，初衷應是表達迫切性，但給人的感覺是下級要求上級如何如何，沒必要搭配“要求”詞組。同理，在平行文提請行業管理部門審批、審查的公文標題擬寫，也應注意語氣用語問題。