強大的文檔管理軟件：文檔大師

盤俊春

老師們在日常教學中接觸最多的應該是文檔，大家可能都會碰到這樣的問題，就是每教一屆學生，總會保存一些比較重要、實用的好文檔，當時或許各種信息都已保存并整理好了，但過幾年后卻發現，這些保存好的文檔在下一屆學生需要使用它的時候卻怎么也找不到了。這時又得花費很多時間在網上或其他地方尋找新的資料。如何解決這個問題呢？除了要養成良好的收集并整理文檔的習慣外，我們還可以利用一些文檔管理工具進行文檔管理。具有文檔管理功能的軟件很多，但多數軟件在教學中應用的效果并不理想，而文檔大師恰是其中適合教師使用的為數不多的一款軟件。

文檔大師的主要功能及特點

文檔大師是由福州針式軟件公司自主研發的一款軟件。它有近10年的歷史了，原名叫針式PKM，是一款專業的個人文檔管理軟件，它以個人知識管理理念為指導，能顯著提高工作效率。安裝好軟件（官方下載地址：http：//www.pinpkm.com/）后，便能持續更新，有免費版和專業版之分，最新版為20150820。打開軟件后的界面如圖1所示。

界面操作簡潔明了，布局為普通的Windows窗口設計布局，有點像Windows中的資源管理器，左側是文件夾樹窗口，中間是文檔顯示窗口，右側是文件預覽窗口，上方為菜單欄。

文檔大師有以下的主要功能和特點：①快速找到文檔；②方便地建立知識體系；③能有效地幫助學習知識；④有強大的快預覽功能。

除了以上的主要功能外，軟件本身約有200多項功能，大家在使用時可慢慢體會。

利用文檔大師輔助教學

文檔大師能在日常教學中發揮重要作用，為我們節省出更多的時間，從而提高工作效率。下面從幾個日常教學環節來簡單談談它的用法。

1.利用文檔大師快速找到課件與試題等資料

很多老師已習慣了利用多媒體進行教學，每天尋找并修改課件已是必不可少的工作。一些有經驗的老教師會習慣地收集好一些優秀的課件，待到給下一屆學生上課時再次使用。因此，第二次上同樣的課時就輕松得多，而且如果每上完一節課，做好課后反思，并把優點與不足記錄在課件里，這樣第二次再上同樣的課效率就高了。如何利用文檔大師高效管理并收集教學資料呢？

首先是對文檔進行分類，并創建好樹形目錄。以高中數學人教A課程為例，我利用文檔大師建好整個高中數學人教A的課程目錄，如圖2所示。

其次把文檔導入到相應的目錄當中，文檔大師導入文檔的方法主要有三種：①從Windows中直接導入文件夾，這種方式主要是用于大批量導入，導入后自動生成樹形目錄；②快捷鍵導入方式，先復制好要導入的文件或文件夾，然后同時按下“Ctrl+Shift+K”組合鍵即可；③從Windows中拖拽到文檔大師當中。

最后就是坐享其成了，有了前面的準備工作，再配合文檔大師的功能，我們要找一個課件或教案就輕而易舉了。文檔大師提供的文件夾的文件數量統計和文件內容的快速預覽功能，使得我們查找文檔的效率大大提高。按以往的方法，我們找到文檔后，得逐個打開文檔，看里面的內容是否合適，單單打開和關閉文檔就得花費大量的時間。而文檔大師提供三種預覽方式，即文檔預覽、快速預覽和快照預覽。它的快速預覽功能，能夠讓我們像查看圖片一樣方便快捷地看文檔，而且支持DOC、PPT及PDF等常用的文檔格式。這里需要說明的是，安裝OutsideX32控件是進行文檔預覽的必備條件。

2.利用文檔大師快速收集網頁文檔

文檔大師還有一個很實用的功能，就是能直接把網頁文檔轉化成DOC文檔，這個功能相信也是老師們十分需要的。

以筆者發表在網易教育頻道的一篇文章《2014年高考文科數學復習建議》為例，首先打開網頁，并復制好想要文章的正文。然后，打開文檔大師，此時就會發現，軟件界面中有一個浮動的名叫“針式”的小圖標，這個小圖標可拖動并會一直在電腦的前端顯示，把鼠標移到圖標上右擊，便會彈出一個保存設置窗口，如果之前沒有復制任何內容，則會提示你先復制文檔內容，如圖3所示。在彈出的窗口中可設置標題和保存方式，還可進行文字是否置為黑字、是否去除網頁鏈接和是否立即打開編輯等操作。

這里存為默認文檔即可，此時目錄中會多出一個DOC文檔，打開后會發現文檔中的文字排得整整齊齊，一點都不用修改就可以用了，非常方便。

3.利用文檔大師來學習知識

文檔大師還有另一項功能，就是能夠輔助我們學習。例如，如果想閱讀一本書，并盡量記住書中的內容，我們就可以借助文檔大師了。

文檔提供了最近閱讀日期、進度、閱讀次數和遺忘提醒等功能，并把閱讀的文檔歸入相應的目錄內，如圖4所示。

老師們可以清晰地看到自己的學習情況，以及安排是否合理。當然，如果自己不想學，這些數據是沒有任何作用的。

除了上述介紹的幾項功能外，文檔大師還有很多實用的功能，如在查找文檔時按標題搜索比Everything還快，并支持邊輸入邊搜索，支持用空格分隔像“文件 管理 資料”來查找同時具有這三個關鍵詞的文檔等。這些實用功能還有待大家去學習。

總的來說，文檔大師不愧是老師們日常教學的得力助手，如果能利用好它，相信老師們的工作會一年比一年輕松。